Grundlagen #
Bevor es an die drei Fälle geht, lohnt ein Blick darauf, was EULANDA® unter einer Gutschrift versteht. Vieles, was später selbstverständlich wirkt, hängt an diesen vier Dingen: den Mengen, dem Gutschriftstyp, dem Bezug und den Zahlungseingängen.
Negative Mengen, positive Preise #
Eine Gutschrift ist in EULANDA® eine Rechnung mit negativen Mengen. Die Einzelpreise bleiben positiv, so wie sie im Artikelstamm stehen; der Zeilenpreis und der Gesamtbetrag werden dadurch negativ:
-5 Stk. Pizza zu 1,50 EUR ergibt -7,50 EUR
So steht es auch in den Tabellen. Die Ware mit negativer Menge geht beim Lieferschein zurück ins Lager; wer eine Gutschrift ohne Warenbewegung braucht, verwendet eine Position, die nicht lagergeführt ist.
Beim Ausdruck dreht EULANDA® die Vorzeichen um, wenn der Gesamtbetrag negativ ist: Statt „Rechnung“ steht „Gutschrift“ im Titel, und aus -7,50 EUR werden 7,50 EUR. Genau genommen werden die Mengen umgedreht, die Beträge folgen aus dem Rechenweg:
5 Stk. Pizza zu 1,50 EUR ergibt 7,50 EUR
Für die E-Rechnung gilt dieselbe Regel: Die Beträge stehen positiv im Beleg, das Minus steckt im Belegcode. Einzelheiten dazu: Gutschriften mit positiven Beträgen.
Der Auftrag wird nie mit umgedrehten Vorzeichen gedruckt. Er bleibt eine „Auftragsbestätigung“ mit den Werten, wie sie erfasst sind.
Der Gutschriftstyp #
Der Gutschriftstyp sagt, welcher der drei Fälle vorliegt. Er steuert den Titel auf dem Ausdruck, das Vorzeichen beim Druck und den Belegcode der E-Rechnung:
| Gutschriftstyp | Titel | Vorzeichen beim Druck | Belegcode | Gemeint ist |
|---|---|---|---|---|
| Gutschrift | Gutschrift | werden umgedreht | 381 | die Abrechnung anstelle des Empfängers (Gutschriftverfahren), etwa eine Provision |
| Korrektur-Rechnung | Korrektur-Rechnung | bleiben, wie erfasst | 384 mit Bezug | die teilweise Berichtigung einer eigenen Rechnung |
| Storno-Rechnung | Storno-Rechnung | bleiben, wie erfasst | 381 mit Bezug | die vollständige Rücknahme einer eigenen Rechnung |
Bei der Direktgutschrift setzt EULANDA® den Typ selbst. Bei von Hand erfassten Belegen wählen Sie ihn über „Gutschriftstyp ändern“ im Menü „Aktionen“, im Auftrag oder in der Rechnung. Welcher Typ für neue Aufträge vorbelegt ist, stellen Sie unter Zubehör, Einstellungen, Bereich Buchhaltung, „Gutschriften“ ein; ab Werk ist es die Korrektur-Rechnung.
Ab EULANDA® 2026.115 steht die Belegart fett im Panel „Kennzeichnung“ der Rechnungsmaske, als Titel auf dem Ausdruck und als Kürzel in den Kurzinfo-Bändern: GS für Gutschrift und Korrektur-Rechnung, ST für die Storno-Rechnung.
Der Bezug auf die Ursprungsrechnung #
Storno und Korrektur brauchen einen Bezug: Welche Rechnung wird zurückgenommen oder berichtigt? Auf dem Papier genügt ein Satz im Text. Die E-Rechnung verlangt Nummer und Datum der Ursprungsrechnung als eigenes Feld, sonst kann die Software des Empfängers den Beleg nicht zuordnen.
Die Direktgutschrift setzt den Bezug selbst:
- Ab EULANDA® 2026.115 in einem eigenen Feld der Storno-Rechnung. Das Formular druckt daraus die Zeile „Storno zu Rechnung: Nr. vom Datum“, das Band „Rechnungen“ zeigt den Storno neben der stornierten Rechnung, und Xfacture liest den Bezug von dort.
- In älteren Versionen im Feld Objekt der Storno-Rechnung als
GS zu RE <Nummer>. Xfacture liest den Bezug aus diesem Text, und das Objekt geht dann nicht als Projektreferenz in die E-Rechnung. Ändern Sie dieses Objekt nicht.
Ein von Hand erfasster Beleg hat keinen Bezug. Wer ihn als E-Rechnung ausgeben will, trägt GS zu RE <Nummer> in das Objekt ein; mehr dazu unter Korrektur.
Zahlungseingänge #
Eine Gutschrift ist ein offener Posten mit negativem Betrag. Damit die Offenen Posten stimmen, muss sie ausgeglichen werden, so wie eine Rechnung:
- Direktgutschrift: EULANDA® legt zu Rechnung und Storno-Rechnung je einen Zahlungseingang an, die sich gegenseitig ausgleichen. Im Zahlungseingang steht die jeweils andere Belegnummer, etwa „Verrechnung mit Rechnung 2291“; der Zahlungstext lautet „Ausgleich ohne Zahlungsverkehr – Verrechnung mit Rechnung … vom …“. War die Rechnung schon bezahlt, wird die Zahlung ab 2026.115 zum Guthaben des Kunden, siehe Storno.
- Von Hand erfasste Gutschrift: Sie buchen den Ausgleich selbst, in den Offenen Posten: auf die Gutschrift eine „negative“ Zahlung mit der Bemerkung „Zahlung ohne Zahlungsverkehr mit Rechnung …“, auf die Rechnung den Rest als eigene Zahlung mit „Ausgleich ohne Zahlungsverkehr über Gutschrift …“. Zahlen Sie den Betrag an den Kunden aus, buchen Sie die Überweisung als Zahlungseingang mit negativem Betrag.
Die Zahlungsbedingung der Gutschrift sagt dem Kunden, was mit dem Betrag passiert: „Der Gutschriftsbetrag wird mit Rechnung XY ausgeglichen“ oder „Der Gutschriftsbetrag wird auf Ihr Konto überwiesen“. Wählen Sie sie im Auftrag, bevor Sie ihn umwandeln.
Hinweis für Fortgeschrittene #
Gutschriften werden in den Tabellen so gespeichert, wie sie eingegeben wurden: negative Menge, positiver Einzelpreis, negativer Zeilen- und Gesamtpreis. Die Drucksichten PRINT_Rechnung und PRINT_RechnungPos rechnen die Werte für den Ausdruck ins Plus um. Benutzen Sie diese Sichten deshalb nie für Statistiken; dort haben Rechnungen und Gutschriften immer einen positiven Endbetrag. Nehmen Sie MASTER_Rechnung, PIVOT_Rechnung oder die Tabellen Rechnung und RechnungPos selbst.