Gutschriftverfahren #

Im Gutschriftverfahren rechnet der Leistungsempfänger ab, nicht der Leistende. Das klassische Beispiel ist die Provision: Ein Händler oder Vertreter hat für Sie verkauft; statt dass er Ihnen eine Rechnung über seine Provision schreibt, schreiben Sie ihm eine Gutschrift. Für das Finanzamt ist diese Gutschrift seine Rechnung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Er schuldet die ausgewiesene Umsatzsteuer, Sie ziehen sie als Vorsteuer.

Das ist der dritte der drei Fälle, und der einzige, bei dem eine Gutschrift ohne Bezug auf eine eigene Rechnung richtig ist.

Voraussetzungen #

Das Gesetz verlangt drei Dinge, sonst gilt die Gutschrift nicht als Rechnung:

1. Vereinbarung vorab. Das Verfahren muss zwischen Ihnen und dem Empfänger vereinbart sein, bevor die erste Gutschrift geht. Eine Form ist nicht vorgeschrieben; ein Schreiben mit der Möglichkeit zum Widerspruch genügt, eine Unterschrift ist nicht nötig. Widerspricht der Empfänger, verliert die Gutschrift ihre Wirkung als Rechnung.
2. Das Wort „Gutschrift“ auf dem Beleg.
3. Steuernummer oder USt-IdNr. des Empfängers, denn er ist der leistende Unternehmer. Pflegen Sie sie in seiner Adresse; die E-Rechnung und das Formular nehmen sie von dort.

Ist der Empfänger Kleinunternehmer, darf die Gutschrift keine Umsatzsteuer ausweisen; sonst schuldet er sie nach § 14c UStG. Klären Sie das vor der ersten Gutschrift.

Der Weg in EULANDA® #

1. Legen Sie einen Auftrag an den Händler an, mit den Leistungen, die Sie ihm vergüten: je Provision eine Position mit Text, Menge und Betrag. Ein Textartikel „Provision“ ohne Lagerführung eignet sich dafür.

2. Wählen Sie im Menü „Aktionen“ „alle Mengen umdrehen (invertieren)“. Alle Positionen bekommen ein negatives Vorzeichen.

   

   Mengen umdrehen

3. Prüfen Sie, dass der Gutschriftstyp auf Gutschrift steht („Gutschriftstyp ändern“ im Menü „Aktionen“). Ab Werk ist die Korrektur-Rechnung vorbelegt.

4. Wandeln Sie den Auftrag in eine Rechnung um. Der Ausdruck trägt den Titel „Gutschrift“, die Beträge stehen positiv, und ab EULANDA® 2026.115 druckt das Standardformular den Hinweis: „Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG (Abrechnung durch den Leistungsempfänger). Der Empfänger dieser Gutschrift ist der leistende Unternehmer und schuldet die ausgewiesene Umsatzsteuer.“

In einer der nächsten Versionen heißt der Menüpunkt „alle Mengen umdrehen (Gutschriftverfahren)“, und die Aktion fragt vorher nach, ob Sie wirklich anstelle des Empfängers abrechnen wollen. Für Storno und Korrektur einer eigenen Rechnung ist sie nicht gedacht.

Die Auszahlung #

Die Gutschrift ist ein offener Posten mit negativem Betrag. Überweisen Sie die Provision und buchen Sie die Überweisung als Zahlungseingang mit negativem Betrag auf die Gutschrift. Soll die Provision mit einer offenen Rechnung des Händlers verrechnet werden, buchen Sie auf beide Belege den Ausgleich ohne Zahlungsverkehr, wie unter Grundlagen beschrieben.

Was als E-Rechnung hinausgeht #

Xfacture gibt die Gutschrift heute als Beleg mit Code 381 aus, mit positiven Beträgen und dem Hinweistext zum Gutschriftverfahren. Die Norm kennt für diesen Fall den eigenen Code 389, bei dem Verkäufer und Käufer die Rollen tauschen; er ist in Xfacture vorbereitet und wird freigegeben, sobald die Vereinbarungen mit den Empfängern stehen. Mit der Pflicht zur E-Rechnung (ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle) muss auch diese Gutschrift elektronisch hinausgehen, wenn der Empfänger ein Unternehmen in Deutschland ist.

Nicht verwechseln #

Eine „Gutschrift“, mit der Sie einem Kunden Geld zurückgeben, weil Ihre Rechnung falsch war, ist kein Gutschriftverfahren. Sie ist ein Storno oder eine Korrektur und braucht den Bezug auf die Rechnung. Wer sie trotzdem über „alle Mengen umdrehen“ ohne Bezug erfasst, schickt dem Kunden einen Beleg, der ihm sagt, er habe Ihnen eine Leistung erbracht und schulde dafür die Steuer.