Vorkasse, Anzahlungen und Abschlagsrechnungen #
Ab EULANDA® 2026.115 gehören Vorkasse, Anzahlungen, Abschlags- und Schlussrechnungen sowie der Storno mit Bezug zum Kern der Warenwirtschaft. Bisher deckte das Plugin „Abschlagsverwaltung" einen Teil davon ab; dessen Menüpunkte im Angebot bleiben erhalten und arbeiten jetzt mit den Funktionen des Kerns zusammen.
Dieses Kapitel ist nach Szenarien aufgebaut. Jedes Szenario beschreibt die Ausgangslage, die Schritte von Anfang bis Ende, was dabei absichtlich nicht geht und wie Sie nach einem Irrtum wieder zurückkommen.
Welcher Weg passt? #
Die Faustregel lautet:
| Situation | Weg | Kapitel |
|---|---|---|
| Der Kunde zahlt den ganzen Auftrag vorab, bevor er eine Rechnung bekommt | Zahlungsart mit Vorkasse, Zahlung im Band „Zahlungseingang" am Auftrag | Vorkasse |
| Der Kunde zahlt einen Teilbetrag vorab und braucht dafür eine eigene Rechnung mit Steuerausweis | Anzahlungsrechnung aus dem Band „Projekt und Anzahlungen" am Auftrag | Anzahlungen |
| Ein Bauvorhaben oder Projekt wird in mehreren Abschlägen und einer Schlussrechnung abgerechnet | Projekt aus dem Angebot, Abschlags- und Schlussrechnung aus dem Projekt-Menü | Abschlagsrechnungen |
| Ein Beleg war falsch oder der Kunde hat schon bezahlt und der Vorgang muss rückabgewickelt werden | Direktgutschrift mit Bezug, Guthaben, neue Rechnung | Korrekturen und Storno |
Kurz: Geld ohne eigenen Beleg vorab ist ein Zahlungseingang am Auftrag (Vorkasse). Ein Teilbetrag mit eigener Rechnung ist eine Anzahlung.
Wer von der eigenen Situation ausgehen möchte („ich habe vor …“, „ich habe einen Fehler gemacht …“), findet die Wege auf der Seite Fallbeispiele; dort stehen auch die drei Gutschriftstypen in je einem Satz.
Belegarten #
EULANDA® unterscheidet die Rechnungsbelege nach ihrer Art. Die Art steht fett im Panel „Kennzeichnung" der Rechnungsmaske, als Titel auf dem Ausdruck und als Kürzel in den Kurzinfo-Bändern.
| Belegart | Kürzel | Entsteht durch |
|---|---|---|
| Rechnung | RE | Auftrag in Rechnung umwandeln |
| Abschlagsrechnung | AR | Projekt-Menü „Abschlagsrechnung erzeugen" |
| Schlussrechnung | SR | Projekt-Menü „Schlussrechnung erzeugen" |
| Teilrechnung | TR | Projekt (Menüpunkt folgt mit dem Plugin 2.0) |
| Anzahlungsrechnung | AZ | Band „Projekt und Anzahlungen" am Auftrag |
| Gutschrift, Korrektur-Rechnung | GS | Gutschriftstyp des Mandanten, negative Mengen |
| Storno-Rechnung | ST | Direktgutschrift mit Bezug auf eine eigene Rechnung |
In den Bändern stehen außerdem AF für einen angeforderten, noch nicht fakturierten Auftrag und VK für einen Vorkasse-Auftrag. Die Pflichttexte, die das Standardformular je Belegart druckt, sind im Kapitel Belegarten und Hinweistexte beschrieben.
Voraussetzungen #
- Zahlungsart mit Vorkasse: Die Zahlungsart „VK Vorkasse" hat ab 2026.115 die Haken „Vorkasse: Zahlung am Auftrag" und „Liefersperre bis Zahlungseingang", sofern sie in Ihrer Datenbank noch nicht verwendet wurde. Eigene Zahlungsarten pflegen Sie in der Maske Zahlungsarten.
- Programmfunktion „Zahlungseingang auf Auftrag": Das Band „Zahlungseingang" am Auftrag gehört zur Produktlinie Professional und ist in der Grundeinstellung ausgeblendet. Fehlt das Band in der Kurzinfo des Auftrags, lässt es Ihr Fachhandelspartner oder der EULANDA®-Support freischalten (siehe Registry-Anpassungen).
- Kurzinfo eingeblendet: Die neuen Bänder liegen in der Kurzinfo (Menü „Ansicht"). Wer die Startseite selbst konfiguriert hat, muss die neuen Startseiten-Bänder „Aktive Projekte" und „Offene Vorkasse und Anzahlungen" von Hand aufnehmen.
- Offene Posten gepflegt: Zahlungen auf Abschlags- und Anzahlungsrechnungen buchen Sie wie gewohnt in den Offenen Posten. Nur gebuchte Zahlungen zählen bei Anzahlungen und in der Zahlungsübersicht der Schlussrechnung.
Was sich an bestehenden Abläufen ändert #
- Gutschriften, die eine eigene Rechnung stornieren, merken sich den Bezug. Das Formular druckt „Storno zu Rechnung: Nr. vom Datum", und das Band „Rechnungen" zeigt den Storno neben der Rechnung.
- Der Storno einer bereits bezahlten Rechnung bricht nicht mehr ab. Die Zahlung wandert nach einer Rückfrage in das Guthaben des Kunden und kann mit der nächsten Rechnung verrechnet werden.
- Ein Storno lässt sich nicht erneut stornieren, und eine Rechnung lässt sich nicht zweimal stornieren.
- Im Aktionen-Menü der Rechnung gibt es „Zahlungseingang einbuchen" (springt zur Rechnung in die Offenen Posten) und „Guthaben verrechnen". Beide sind nur bei offenem Saldo aktiv, „Zahlungseingänge löschen" nur, wenn Zahlungen vorhanden sind.