Anzahlungen #

Eine Anzahlung ist ein Teilbetrag, den der Kunde vor der Lieferung zahlt und für den er eine eigene Rechnung mit Steuerausweis bekommt (Anzahlungsrechnung nach § 14 Abs. 5 UStG). Die Umsatzsteuer entsteht mit dem Zahlungseingang. Der eigentliche Auftrag bleibt unverändert; beim Buchen zieht EULANDA® die bezahlten Anzahlungen automatisch ab.

Anders als bei der Vorkasse braucht eine Anzahlung kein Projekt und keine besondere Zahlungsart. Sie arbeiten im Band „Projekt und Anzahlungen" in der Kurzinfo des Auftrags. Bei Aufträgen mit einer Vorkasse-Zahlungsart ist dieses Band ausgeblendet, dort gilt das Band „Zahlungseingang" (siehe Vorkasse).

Szenario 3: Anzahlung sofort als Rechnung #

Ausgangslage: Ein Kunde bestellt eine Sonderanfertigung, Sie verlangen 30 Prozent bei Auftragserteilung.

1. Auftrag anlegen mit allen Positionen und speichern. Der Auftrag muss nicht gebucht sein.
2. Im Band „Projekt und Anzahlungen" tragen Sie den Anzahlungsbetrag netto oder einen Prozentsatz ein und klicken „Anzahlungsrechnung erzeugen". EULANDA® fragt noch einmal nach.
3. EULANDA® legt einen Anzahlungs-Auftrag an (Belegart Anzahlungsrechnung, Artikel „ANZAHLUNG", je Steuergruppe des Hauptauftrags eine Position mit dem anteiligen Betrag) und wandelt ihn sofort in die Anzahlungsrechnung um. Die Rechnung druckt den Pflichttext zur Anzahlung und zeigt in ihrer Kurzinfo den Bezug „Anzahlungsrechnung zu Auftrag …".
4. Zahlung buchen. Der Kunde zahlt die Anzahlungsrechnung. Sie buchen die Zahlung wie bei jeder Rechnung in den Offenen Posten; aus der Rechnung heraus bringt Sie die Aktion „Zahlungseingang einbuchen" direkt dorthin. Unbezahlte Anzahlungsrechnungen laufen ganz normal durch das Mahnwesen.
5. Hauptauftrag buchen und liefern. Beim Buchen des Hauptauftrags fügt EULANDA® für jede bezahlte Anzahlung eine Abzugsposition ab Positionsnummer 900 mit dem Artikel „ABSCHLAG ABZUG" ein (negative Menge, je Steuergruppe eine Zeile). Die Rechnung zur Lieferung weist damit nur noch den Restbetrag aus. Ist eine Anzahlung noch nicht bezahlt, bucht EULANDA® den Auftrag trotzdem, zieht sie aber nicht ab und meldet einen Hinweis.

Mehrere Anzahlungen zum selben Auftrag sind möglich. Das Band listet alle mit Netto, bezahlt, offen und Status („in Rechnung …", „Storno …", „angefordert").

Szenario 4: Anzahlung zuerst anfordern, Rechnung bei Zahlungseingang #

Ausgangslage: Sie möchten den Kunden zur Anzahlung auffordern, die Anzahlungsrechnung aber erst schreiben, wenn das Geld da ist.

1. Im Band „Projekt und Anzahlungen" Betrag oder Prozent eintragen und „Nur Anzahlungs-Auftrag anlegen" klicken. Es entsteht der Anzahlungs-Auftrag ohne Rechnung. Im Band steht er mit dem Kürzel AF und dem Status „angefordert", auf der Startseite im Band „Offene Vorkasse und Anzahlungen" mit dem Hinweis „Anzahlung angefordert zu Auftrag …".
2. Drucken Sie den Anzahlungs-Auftrag als Auftragsbestätigung oder Zahlungsaufforderung für den Kunden.
3. Geht die Zahlung ein, rufen Sie den Anzahlungs-Auftrag auf (Link im Band) und wandeln ihn mit STRG+R in die Anzahlungsrechnung um. Buchen Sie die Zahlung auf diese Rechnung in den Offenen Posten.
4. Weiter wie in Szenario 3 ab Schritt 5.

Der Anzahlungs-Auftrag selbst hat kein Band „Zahlungseingang". Die Zahlung gehört immer auf die Anzahlungsrechnung, weil erst die Rechnung die Umsatzsteuer ausweist.

Szenario 5: Fehlklick bei der Anzahlung #

• Anzahlungsrechnung versehentlich erzeugt: Rechnungen werden nicht gelöscht. Rufen Sie die Anzahlungsrechnung auf und wählen Sie im Aktionen-Menü „Direkt Gutschrift mit ZE - über neuen Auftrag". Es entsteht eine Storno-Rechnung mit Bezug; im Band des Hauptauftrags steht die Anzahlung mit „Storno …" und wird beim Buchen nicht mehr abgezogen. War die Anzahlung schon bezahlt, wandert die Zahlung nach Rückfrage in das Guthaben des Kunden (siehe Korrekturen und Storno).
• Nur den Anzahlungs-Auftrag angelegt: Solange keine Rechnung existiert, können Sie den Anzahlungs-Auftrag wie jeden anderen Auftrag löschen.
• Hauptauftrag schon gebucht, Anzahlung danach storniert: Beim nächsten Buchen meldet EULANDA® „Der Abschlag … ist storniert, wird aber noch als Position … abgezogen". Setzen Sie den Auftrag auf „Weitererfassen" und löschen Sie die genannte Abzugsposition; danach lässt sich der Auftrag erneut buchen.

Was dabei nicht geht und warum #

• Abzugsposition ändern oder einzeln löschen. Die Positionen 900 ff. sind geschützt: „Diese Position ist der Abzug einer Abschlags- oder Anzahlungsrechnung und kann nicht von Hand geändert werden." Soll der Abzug entfallen, stornieren Sie die Anzahlungsrechnung; der ganze Auftrag lässt sich weiterhin leeren und neu aufbauen.
• Anzahlungsrechnung löschen. Rechnungen werden storniert, nicht gelöscht (Szenario 5).
• Zahlung am Anzahlungs-Auftrag buchen. Das Band „Zahlungseingang" gibt es dort nicht, weil die Zahlung die Steuer auslöst und deshalb zur Rechnung gehört.
• Storno eines Stornos, zweiter Storno derselben Rechnung. Beides ist gesperrt.
• Abzüge größer als die Leistung. Buchen bricht ab mit „Die Abzüge … übersteigen die Leistung … des Auftrags". Prüfen Sie die Positionen des Hauptauftrags.

Ausdruck #

Die Anzahlungsrechnung druckt im Standardformular den Hinweistext „Anzahlungsrechnung nach § 14 Abs. 5 UStG. Die Lieferung bzw. Leistung ist noch nicht erbracht; die Umsatzsteuer entsteht mit dem Zahlungseingang. Die Anzahlung wird in der Endrechnung angerechnet." Die Endrechnung zur Lieferung zeigt die Abzugspositionen mit Nummer und Datum der Anzahlungsrechnung. Den Text können Sie je Mandant und Sprache anpassen, siehe Belegarten und Hinweistexte.