Vorkasse #

Bei Vorkasse zahlt der Kunde den Auftrag, bevor geliefert wird. Es gibt vorab keine Rechnung; der Kunde bekommt auf Wunsch eine Zahlungsaufforderung, die Rechnung kommt mit der Lieferung. Die Zahlung wird am Auftrag gebucht und beim Fakturieren automatisch in die Rechnung übernommen.

Szenario 1: Vorkasse-Auftrag bis zur Rechnung #

Ausgangslage: Ein Neukunde bestellt, Sie liefern erst nach Zahlungseingang.

1. Auftrag anlegen wie gewohnt und die Zahlungsart „VK Vorkasse" wählen (oder eine eigene Zahlungsart mit dem Haken „Vorkasse: Zahlung am Auftrag", siehe Zahlungsarten). Die Zahlungsart kommt in der Regel aus der Zahlungsbedingung des Kunden.
2. Auftrag buchen. In der Kurzinfo des Auftrags erscheint das Band „Zahlungseingang". Es zeigt den offenen Betrag, ein Datumsfeld und die Schaltfläche „Zahlung Buchen". Der Hinweis im Band erinnert daran, dass Lieferschein und Rechnung bis zum Zahlungseingang gesperrt sind.
3. Zahlungsaufforderung drucken (optional). Im Druckmenü des Auftrags steht das Formular „Zahlungsaufforderung". Es druckt die Positionen wie eine Auftragsbestätigung, darunter den Hinweis „Dies ist keine Rechnung", die Auftragssumme, bereits bezahlte Beträge, den zu zahlenden Betrag, den Verwendungszweck mit der Auftragsnummer und die Bankverbindung aus dem Firmenstamm (Bank 1). Das Formular warnt, wenn der Auftrag keine Vorkasse-Zahlungsart hat oder schon bezahlt ist.
4. Zahlung buchen. Sobald das Geld eingeht, tragen Sie im Band „Zahlungseingang" Betrag und Datum ein und klicken „Zahlung Buchen". EULANDA® fragt noch einmal nach, weil die Werte vorbelegt sind und ein Klick den Auftrag freigibt. Teilzahlungen sind möglich; jede Zahlung erscheint als Zeile im Band mit Betrag, Datum und Konto. Das Konto ist das Standardkonto 1200.
5. Liefern und fakturieren. Mit vollständiger Zahlung ist die Liefersperre aufgehoben. Wandeln Sie den Auftrag wie gewohnt um (STRG+R oder Dialog „Auftrag umwandeln"). Die Auftragszahlungen werden in die Rechnung übernommen: Die Rechnung hat sofort Saldo 0, und im Infosystem der Rechnung (STRG+I, Zahlungseingänge) steht je Zahlung die Herkunft „Vorauszahlung aus Auftrag …". Im Band des Auftrags steht danach „übernommen in Rechnung …".

Solange die Zahlung aussteht, steht der Auftrag auf der Startseite im Band „Offene Vorkasse und Anzahlungen" mit Betrag, offenem Rest und Alter in Tagen. Vorkasse-Aufträge laufen nicht durch das Mahnwesen; das Mahnwesen kennt nur Rechnungen.

Was dabei nicht geht und warum #

• Lieferschein vor Zahlung. Jeder Umwandlungsweg meldet „Vorkasse-Auftrag … ist noch nicht bezahlt (offen …). Die Lieferung ist gesperrt, bis die Zahlung gebucht ist." Die Sperre hängt am Haken „Liefersperre bis Zahlungseingang" der Zahlungsart.
• Ausnahme für Administratoren. Wer als Datenbank-Administrator angemeldet ist oder der Datenbankrolle eul_VorkasseFreigabe angehört, bekommt im Dialog „Auftrag umwandeln" die Rückfrage „Soll der Lieferschein trotz offener Vorkasse erzeugt werden?" und kann die Sperre für diesen Vorgang übergehen. Die Direkt-Aktion „Lieferschein erzeugen" zeigt nur die Meldung. Die Rolle vergibt Ihr Administrator in SQL Server; eine Oberfläche dafür gibt es in EULANDA® nicht (siehe Registry-Anpassungen).
• Zahlung am Auftrag nach der Übernahme. Nach dem Fakturieren zeigt das Band kein Eingabeformular mehr. Weitere Zahlungen gehören auf die Rechnung in den Offenen Posten.

Ich habe mich vertan #

• Falscher Betrag oder falsches Datum gebucht: Schaltfläche „Alle Zahlungen löschen" im Band, dann neu buchen. Die Schaltfläche löscht alle Zahlungen des Auftrags, nicht nur die letzte.
• Zahlung auf den falschen Auftrag gebucht: ebenso löschen und am richtigen Auftrag buchen.

Szenario 2: Vorkasse mit Storno und Neufakturierung #

Ausgangslage: Der Kunde hat bezahlt, die Rechnung ist erstellt, und jetzt stellt sich heraus, dass eine Position falsch war.

1. Rufen Sie die Rechnung auf und wählen Sie im Aktionen-Menü „Direkt Gutschrift mit ZE - auf ursprünglichen Auftrag". Diese Variante storniert Lieferschein und Rechnung so, dass der Auftrag wieder bearbeitbar ist (siehe Gutschriften).
2. EULANDA® fragt nach, weil auf der Rechnung Zahlungseingänge gebucht sind. Bestätigen Sie mit Ja. Die aus dem Auftrag übernommene Zahlung geht an den Auftrag zurück; Rechnung und Storno-Rechnung gleichen sich gegenseitig aus.
3. Der Auftrag zeigt die Zahlung wieder im Band „Zahlungseingang". Korrigieren Sie die Positionen (STRG+E „Weitererfassen", falls nötig).
4. Wandeln Sie den Auftrag erneut um. Die Zahlung wird wieder in die neue Rechnung übernommen. Ist die neue Rechnung höher als die Zahlung, bleibt der Rest als offener Posten; ist sie niedriger, bleibt ein Rest am Auftrag, den Sie zurücküberweisen oder in das Guthaben des Kunden buchen.

Hinweis für Firmen, die Rechnungen löschen dürfen: Rechnungen werden in EULANDA® normalerweise nicht gelöscht, sondern storniert. Ist das Löschen in Ihrer Installation ausnahmsweise freigeschaltet, wandert die übernommene Vorauszahlung beim Löschen der Rechnung ebenfalls an den Auftrag zurück.

Was dabei nicht geht und warum #

• Zahlungen der Rechnung löschen, um sie „zurückzuholen". „Zahlungseingänge löschen" an der Rechnung stellt die Auftragszahlung zwar wieder her, ist aber nur für Fehlbuchungen gedacht. Für eine Korrektur nehmen Sie immer den Storno mit Bezug.
• Storno eines Stornos. Die Storno-Rechnung lässt sich nicht erneut stornieren. Erstellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung.

Zahlungsarten mit Vorkasse #

Welche Zahlungsart Vorkasse bedeutet, legen Sie in der Maske Zahlungsarten fest. Zwei Haken steuern das Verhalten:

Ohne den zweiten Haken wird die Zahlung zwar erwartet und übernommen, die Lieferung ist aber jederzeit möglich. Das eignet sich für Stammkunden, bei denen Sie die Ware schon vor dem Geldeingang auf den Weg bringen.