Dokumentenverwaltung #
Die Dokumentenverwaltung (DMS) gibt jedem Datensatz in EULANDA einen eigenen Ordner im Dateisystem.
Zu einem Kunden, einem Artikel, einem Auftrag oder einer Rechnung gehören fast immer Dateien: eingescannte Lieferscheine, PDF-Angebote, Verträge, Produktfotos, Schriftverkehr. Die Dokumentenverwaltung legt für jeden dieser Datensätze automatisch einen passenden Ordner an und zeigt dessen Inhalt direkt in EULANDA an. Sie müssen keine Datei mehr suchen und keinen Ordnerpfad von Hand zusammenklicken.
Der Ordnername ergibt sich aus dem Datensatz selbst. Beim Kunden ist es der Matchcode, bei der Rechnung die Rechnungsnummer, beim Artikel die Artikelnummer. Aufträge und Rechnungen liegen dabei unterhalb des zugehörigen Kundenordners, sodass am Ende eine aufgeräumte, nachvollziehbare Ablage entsteht.
Was Sie damit tun #
- In der Kurzinfo eines Datensatzes sehen Sie unter Dokumente alle zugehörigen Dateien mit Symbol und Namen.
- Ein Klick öffnet die Datei mit dem Programm, das unter Windows dafür eingestellt ist.
- Mit STRG+F8 öffnen Sie den kompletten Ordner des aktuellen Datensatzes im Windows-Explorer.
- Neue Dokumente legen Sie einfach als Datei in diesen Ordner ab, zum Beispiel per Scan-Software, Drag-and-drop oder Speichern-unter.
Die Technik in einem Satz #
Die Dokumentenverwaltung ist ein dateibasiertes DMS. Es gibt keine zusätzliche Datenbank und keinen eigenen Server. Ihre Dokumente bleiben ganz normale Dateien auf einer Festplatte oder einer Netzwerkfreigabe. Das Modul berechnet nur den passenden Ordnerpfad und zeigt dessen Inhalt an. Wer tiefer einsteigen möchte, findet die Details im Technischen Anhang.
Die einzige Einstellung, die Sie treffen müssen, ist der Speicherort der Dokumente. In einem Netzwerk mit mehreren Arbeitsplätzen muss das ein für alle erreichbarer Pfad sein. Wie das geht, steht im Kapitel Einrichtung.
Kapitelübersicht #
- Einrichtung – Speicherort festlegen, Einzelplatz und Mehrplatz (UNC-Pfad), Installation
- Ordnerstruktur – wie die Ordner aus den Datensätzen entstehen und wie Sie feste Unterordner vorgeben
- Bedienung – tägliche Arbeit mit der Kurzinfo und dem Explorer
- Technischer Anhang – Ablage in der SQL-Registry, Aufbau des Moduls, für Administratoren
- Zugriff per PowerShell – DMS-Funktionen von EulandaXtools für eigene Skripte und Plugins, für Entwickler