Bedienung #

Für die tägliche Arbeit müssen Sie nichts konfigurieren. Sie sehen die Dokumente dort, wo Sie ohnehin arbeiten: direkt am Datensatz.

Dokumente in der Kurzinfo #

Öffnen Sie einen Kunden, einen Artikel, einen Auftrag oder eine Rechnung, zeigt die Kurzinfo neben den übrigen Angaben den Bereich Dokumente. Dort werden alle Dateien aufgelistet, die im Ordner des Datensatzes liegen, jeweils mit einem Symbol und dem Dateinamen.

• Datei öffnen: Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Datei mit dem Programm, das unter Windows für diesen Dateityp eingestellt ist, also zum Beispiel den PDF-Betrachter oder Word.
• Unterordner öffnen: Enthält der Ordner selbst wieder Unterordner, werden diese mit einem Ordnersymbol angezeigt und lassen sich ebenfalls per Klick öffnen.
• Symbole: Gängige Dateitypen bekommen ein eigenes Symbol, etwa PDF, Word, Excel, Textdateien und Bilder. So erkennen Sie die Art des Dokuments schon an der Liste.

Der Bereich Dokumente erscheint nur, wenn zu dem Datensatz tatsächlich Dateien vorhanden sind. Ist der Ordner leer oder noch nicht angelegt, wird der Bereich ausgeblendet.

Ordner im Explorer öffnen #

Mit der Tastenkombination STRG+F8 öffnen Sie den kompletten Ordner des gerade angezeigten Datensatzes im Windows-Explorer. Denselben Befehl finden Sie im Menü unter dem Eintrag Dokumentenverzeichnis.

Existiert der Ordner noch nicht, wird er in diesem Moment angelegt. Auf diese Weise erzeugen Sie mit einem Tastendruck den passenden Ablageort und können sofort Dateien hineinkopieren.

STRG+F8 funktioniert im Anzeige- beziehungsweise Blättermodus. Befinden Sie sich gerade in der Bearbeitung eines Datensatzes, wechseln Sie zunächst zurück in die Anzeige.

Dokumente ablegen #

Es gibt bewusst keinen eigenen Import-Dialog. Sie legen ein Dokument ab, indem Sie die Datei in den Ordner des Datensatzes kopieren. Dafür haben Sie mehrere Wege:

• Ordner mit STRG+F8 öffnen und die Datei per Drag-and-drop oder Kopieren-und-Einfügen hineinlegen.
• In Ihrer Scan-Software oder in einem anderen Programm über Speichern unter direkt in diesen Ordner speichern.
• Aus einem E-Mail-Programm einen Anhang direkt in den geöffneten Ordner ziehen.

Beim nächsten Aufruf des Datensatzes erscheint die Datei automatisch im Bereich Dokumente. Ein manuelles Einlesen ist nicht nötig, weil die Anzeige immer den aktuellen Ordnerinhalt widerspiegelt.