Einrichtung #

Die Dokumentenverwaltung ist nach der Installation sofort einsatzbereit. Es gibt genau eine Einstellung, die Sie kennen sollten: den Speicherort der Dokumente. Er entscheidet, wo die Datei-Ordner angelegt werden und ob alle Arbeitsplätze dieselben Dokumente sehen.

Speicherort festlegen #

Den Speicherort setzen Sie in EULANDA in der Systemverwaltung:

1. Öffnen Sie die Systemverwaltung und dort die Einstellungen.
2. Wechseln Sie zur Gruppe Plugins.
3. Wählen Sie den Eintrag Dokumentenverwaltung.
4. Es öffnet sich ein Dialog mit dem Feld Ordner. Tragen Sie hier den gewünschten Stammordner ein oder wählen Sie ihn über die Schaltfläche aus.
5. Bestätigen Sie mit OK und starten Sie EULANDA neu.

Der hier eingetragene Ordner ist der Stammordner. Darunter legt das Modul selbstständig die Unterordner für Kunden, Artikel, Rechnungen und so weiter an. Sie müssen dort nichts von Hand vorbereiten.

Der Speicherort gilt für die gesamte EULANDA-Datenbank, nicht pro Benutzer. Sie tragen ihn einmal ein, und er gilt für alle. Änderungen werden erst nach einem Neustart von EULANDA wirksam.

Voreinstellung, wenn Sie nichts eintragen #

Ist kein Speicherort hinterlegt, verwendet das Modul einen Standardpfad unterhalb der öffentlichen Windows-Dokumente:

C:\Users\Public\Documents\Eulanda\<Datenbankname>\DMS

Dieser Pfad liegt auf dem lokalen Rechner. Für einen einzelnen Arbeitsplatz ist das in Ordnung. Sobald mehrere Arbeitsplätze auf dieselben Dokumente zugreifen sollen, ist er die falsche Wahl, weil jeder PC dann in seinen eigenen lokalen Ordner schaut. Für diesen Fall gilt der nächste Abschnitt.

Einzelplatz oder Mehrplatz #

Einzelplatz #

Arbeitet nur ein Rechner mit EULANDA, genügt ein normaler lokaler Pfad, zum Beispiel:

D:\Dokumente\EULANDA-DMS

Achten Sie nur darauf, diesen Ordner in Ihre Datensicherung aufzunehmen. Die Dokumente liegen als Dateien im Dateisystem und werden nicht in der EULANDA-Datenbank gesichert.

Mehrplatz: immer ein UNC-Pfad #

Arbeiten mehrere Arbeitsplätze mit derselben EULANDA-Datenbank, müssen alle denselben Speicherort sehen. Der Ordner muss also auf einem Server oder einem NAS liegen und für jeden Arbeitsplatz unter demselben Namen erreichbar sein.

Verwenden Sie dafür einen UNC-Pfad. Das ist die Schreibweise mit zwei führenden Rückstrichen, die direkt auf eine Netzwerkfreigabe zeigt:

\\SERVER\Dokumente\EULANDA-DMS

• SERVER ist der Name des Servers oder NAS im Netzwerk.
• Dokumente ist die dort eingerichtete Freigabe.
• EULANDA-DMS ist der Unterordner, in dem die Dokumentenverwaltung ihre Struktur anlegt.

Verwenden Sie im Mehrplatzbetrieb keine Laufwerksbuchstaben wie L:\Dokumente. Ein Laufwerksbuchstabe kann auf jedem PC auf eine andere Freigabe zeigen oder an einem Rechner ganz fehlen. Ein UNC-Pfad ist an jedem Arbeitsplatz gleich und damit die verlässliche Wahl. Sind Laufwerksbuchstaben in Ihrer Umgebung streng zentral vergeben und überall identisch, funktionieren sie zwar auch, der UNC-Pfad bleibt aber die sichere Variante.

Worauf Sie im Netzwerk achten sollten:

• Zugriffsrechte: Jeder Benutzer, der Dokumente sehen oder ablegen soll, braucht auf der Freigabe Lese- und Schreibrechte.
• Erreichbarkeit: Ist die Freigabe an einem Arbeitsplatz nicht verbunden, bleibt die Dokumente-Anzeige an diesem PC leer. An der Datenbank ändert sich dadurch nichts.
• Datensicherung: Sichern Sie die Freigabe regelmäßig. Sie enthält die eigentlichen Dokumente.

Installation des Moduls #

Ist die Dokumentenverwaltung noch nicht installiert, spielen Sie sie wie jedes EULANDA-Plugin über den Plugin-Manager in der Systemverwaltung ein. Nach der Installation ist ein Neustart von EULANDA erforderlich. Anschließend erscheint der Eintrag Dokumentenverwaltung in den Einstellungen unter Plugins, und die Kurzinfo der unterstützten Datensätze zeigt den Bereich Dokumente.

Die aktuelle Version setzt EULANDA ab Version 8.5 voraus. Für ältere EULANDA-Stände steht eine ältere Modulversion (v2) bereit. Fragen Sie im Zweifel Ihren EULANDA-Partner, welche Version zu Ihrem System passt.