Ordnerstruktur #
Die Dokumentenverwaltung legt ihre Ordner nicht wahllos an, sondern nach einem festen Schema. Sie können deshalb jederzeit auch außerhalb von EULANDA im Explorer nachvollziehen, wo ein Dokument liegt.
Grundprinzip #
Unterhalb des Stammordners gibt es für jede Datensatz-Art einen eigenen Bereich, zum Beispiel Adressen, Artikel oder Lieferanten. Darin bekommt jeder einzelne Datensatz einen Ordner, dessen Name aus einem Feld des Datensatzes stammt, etwa dem Matchcode oder der Belegnummer.
Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen gehören zu einem Kunden. Sie liegen deshalb innerhalb des jeweiligen Kundenordners. So sehen Sie beim Öffnen eines Kundenordners auf einen Blick den gesamten Vorgang zu diesem Kunden.
Ein Beispiel für einen Kunden mit dem Matchcode MUSTERMANN:
<Stammordner>\
Adressen\
MUSTERMANN\
Angebote\
AN-2026-0007\
Auftraege\
AB-2026-0031\
Rechnungen\
RE-2026-0044\
Lieferscheine\
Kontakte\
Zuordnung der Datensätze #
Die folgende Tabelle zeigt, wo die Dokumente zu den einzelnen Datensatz-Arten landen. <...> steht dabei für den Wert aus dem jeweiligen Feld des Datensatzes.
| Datensatz | Ablageort | Ordnername aus Feld |
|---|---|---|
| Adresse (Kunde) | Adressen\<Match> | Matchcode |
| Angebot | Adressen\<Match>\Angebote\<Nummer> | Belegnummer |
| Auftrag | Adressen\<Match>\Auftraege\<Nummer> | Belegnummer |
| Lieferschein | Adressen\<Match>\Lieferscheine\<Nummer> | Belegnummer |
| Rechnung | Adressen\<Match>\Rechnungen\<Nummer> | Belegnummer |
| Kontakt | Adressen\<Match>\Kontakte\<ID> | interne ID |
| SEPA-Mandat | Adressen\<Match>\SEPAMandat\<Referenz> | Mandatsreferenz |
| Artikel | Artikel\<ArtNummer> | Artikelnummer |
| Identnummer | Artikel\<ArtNummer>\Identnummern\<Nr> | Identnummer |
| Serviceartikel | Serviceartikel\<SarNummer> | Serviceartikel-Nummer |
| Lieferant | Lieferanten\<Match> | Matchcode |
| Bestellung | Lieferanten\<Match>\Bestellungen\<Nummer> | Belegnummer |
Ein Angebot des Kunden MUSTERMANN mit der Nummer AN-2026-0007 liegt also im Ordner
Adressen\MUSTERMANN\Angebote\AN-2026-0007.
Ordner entstehen bei Bedarf #
Ein Ordner wird erst dann tatsächlich angelegt, wenn Sie ihn zum ersten Mal öffnen, also über STRG+F8 aus dem Datensatz heraus. Solange kein Dokument abgelegt wurde, bleibt der Bereich Dokumente in der Kurzinfo leer. Sie müssen also nicht vorab Tausende leerer Ordner erzeugen.
Feste Unterordner vorgeben #
Sie können erreichen, dass beim Anlegen eines Ordners gleich eine sinnvolle Unterstruktur mit entsteht. In einem Kundenordner zum Beispiel automatisch die Ordner Korrespondenz, Vertraege und Rechnungen.
Diese Vorgabe wird in der SQL-Registry hinterlegt. Da es sich um einen gezielten Eingriff handelt, ist er im Technischen Anhang beschrieben. Für die tägliche Arbeit ist er nicht erforderlich.
Die Feldwerte, aus denen die Ordnernamen gebildet werden (Matchcode, Belegnummer), sollten keine für Windows unzulässigen Zeichen enthalten, etwa \ / : * ? " < > |. In der Praxis sind Matchcodes und Belegnummern davon in aller Regel nicht betroffen.