Adresse #

Diese Seite beschreibt die Excel-Schnittstelle für die Adresstabelle. Sie ergänzt das Kapitel Allgemeines und konzentriert sich auf die Eigenheiten von Adresse: das Match-Feld als Schlüssel, die Vielfalt der Adress-Typen (Kunde, Lieferant, Interessent) und typische Selektionen über den Merkmalbaum.

Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt „Erweitert" im Adressen-Modul.

Im Unterschied zur Artikel-Variante gibt es bei Adressen keinen Lieferanten-Modus. Eine Adresse ist immer genau eine Adresse, unabhängig davon, ob sie als Kunde, Lieferant oder Interessent geführt wird. Der Reiter „Lieferant" ist deshalb beim Adresse-Dialog nicht vorhanden.

Was steckt in der Tabelle Adresse #

EULANDA führt alle Geschäftspartner – Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeiter, Spediteure – in einer einzigen Tabelle Adresse. Welche Rolle eine Adresse spielt, ergibt sich aus Kennungen und aus verknüpften Tabellen:

graph TD AD[("Adresse
(eine Tabelle für alle)")] K{"Verknüpft
mit Kreditor?"} D{"Verknüpft
mit Debitor?"} M{"Merkmal
\Interessent\…?"} AD --> K AD --> D AD --> M K -->|"Ja"| KL["Lieferant"] K -->|"Nein"| X1[" "] D -->|"Ja"| KU["Kunde"] D -->|"Nein"| X2[" "] M -->|"Ja"| IN["Interessent"] M -->|"Nein"| X3[" "] style AD fill:#34495e,color:#fff style KL fill:#8e44ad,color:#fff style KU fill:#27ae60,color:#fff style IN fill:#2e86c1,color:#fff

Grün: Kunden | Violett: Lieferanten | Blau: Interessenten

Beim Export legt die Tabelle Adresse zunächst alle drei Gruppen offen. Welche davon ins Excel kommen, steuern Sie über Filter (Merkmalbaum) oder über eine eigene SQL-Bedingung (= WHERE-Klausel) im Experten-Reiter.

Das Match-Feld als Schlüssel #

Bei Adressen ist der praktische Schlüssel das Match-Feld. Das ist ein normalisiertes, eindeutiges Kürzel, das EULANDA aus dem Hauptnamen (Firma oder Nachname) ableitet. Beispiele:

Original-Name	Match
Müller & Söhne GmbH	`MUELLER`
Albert Schneider	`SCHNEIDER`
Schneider & Partner	`SCHNEIDER-PARTNER`

Match ist der Standard-Schlüssel für den Import – die Excel-Schnittstelle schlägt das Feld automatisch vor, sobald die Tabelle „Adresse" gewählt ist. Alternativen:

Schlüssel	Wann sinnvoll
Match	Der Normalfall – stabiler Wert, der sich auch bei Adressänderungen kaum ändert
FibiKonto	Wenn die externe Quelle (z.B. Buchhaltung) nur Konto-Nummern liefert
ID	Nur bei reinem Update-Lauf, wenn die EULANDA-ID in der Excel steht

Wichtig
Match-Werte sind sensibel. Sie legen das Match-Feld beim Anlegen einer Adresse fest. Wenn Sie eine Excel-Datei pflegen, bei der Match-Werte verändert wurden, treffen Sie beim Re-Import möglicherweise gar keinen Datensatz mehr – und ein Upsert (Update/Hinzufügen) würde neue Adressen anlegen, statt die bestehenden zu aktualisieren. Faustregel: Match-Werte aus einem Export niemals manuell anpassen.

Typische Aufgaben #

Komplette Kundenliste exportieren #

Der einfachste Fall: alle Adressen, die als Kunde geführt werden, in eine Excel-Datei legen. Der Merkmalbaum hat dafür in der Regel einen Pfad wie \Kunde\Aktiv – oder Sie nutzen den Experten-Reiter mit einer SQL-Bedingung (= WHERE-Klausel).

graph TD S["Reiter Export"] --> F["Reiter Felder
'Ohne Langtexte'"] F --> FL["Reiter Filter
UND: \Kunde\Aktiv"] FL --> EX["Export starten"] EX --> XL["Adresse.xlsx"] style EX fill:#27ae60,color:#fff style XL fill:#16a085,color:#fff

Die Voreinstellung „Ohne Langtexte" sorgt dafür, dass das große Memo-Feld Karteikarte mit den Notizen draußen bleibt – damit ist die Excel-Datei deutlich übersichtlicher.

Ein häufiger Anwendungsfall: ein externes Marketing-System exportiert Adressen und Newsletter-Status, die Excel-Schnittstelle führt die Änderungen zurück nach EULANDA.

Schritt	Konfiguration
Schlüssel	`Match`
Modus	„Nur aktualisieren" – es sollen keine neuen Adressen entstehen
Felder ignorieren	Felder, die ausschließlich in EULANDA gepflegt werden (z.B. `Karteikarte`, `FibiKonto`)
Fehlerverhalten	„Zeile überspringen mit Warnung" – wenn ein Match-Wert nicht mehr existiert, soll der Rest weiterlaufen

Trockenlauf zeigt Konflikte. Vor dem echten Import einmal mit „Trockenlauf" prüfen: das Detail-Fenster zeigt für jede Excel-Zeile, ob die Adresse gefunden wurde, welche Felder geschrieben würden und welche übergangen werden. Ein typischer Fund: zehn Adressen, die in der externen Quelle nicht mehr vorhanden sind, in EULANDA aber noch existieren – diese werden im Status „Skip" (= Überspringen) gelistet.

Adress-Bereinigung #

Vor einer großen Aufräumaktion ist es hilfreich, alle Adressen mit bestimmten Auffälligkeiten in eine Excel zu ziehen. Beispiele für SQL-Bedingungen (= WHERE-Klauseln) im Experten-Reiter:

Aufgabe	WHERE-Klausel
Adressen ohne PLZ	`Plz IS NULL OR Plz = ''`
Adressen ohne E-Mail	`Email IS NULL OR Email = ''`
Kunden ohne Fibu-Konto	`Fibukonto IS NULL OR Fibukonto = 0`
Dubletten nach Match-Anfang	`Match LIKE 'MUELLER%'`

So entsteht eine kompakte Arbeitsliste, die in Excel sortiert, geprüft und gegebenenfalls beim Re-Import korrigiert wird.

Felder und Spaltenauswahl #

Die Tabelle Adresse hat über 60 Spalten – nicht alle sind im Alltag relevant. Die Voreinstellungen helfen:

Voreinstellung	Was ist drin
Standard	Stammdaten (Match, Name1–3, Strasse, Plz, Ort, Land, Telefon, Email), Flags, Steuerinformationen
Ohne Langtexte	Wie Standard, aber `Karteikarte` und `Info` raus – kompakter
Alles aus	Manuelle Auswahl – sinnvoll bei sehr fokussierten Exporten
Aus Excel-Datei…	Spalten aus einer vorhandenen `.xlsx` übernehmen – für Roundtrip

Spalten mit Bezug zu anderen Tabellen. Felder wie RabattGr, LandID oder WaehrungID enthalten Fremdschlüssel auf weitere Tabellen. Beim Export kommt nur der Schlüsselwert ins Excel. Wenn diese Werte beim Import gesetzt werden sollen, müssen sie in der Zieltabelle existieren – sonst meldet der Import einen Fremdschlüssel-Fehler. Der Trockenlauf erkennt das frühzeitig.

Filter über den Merkmalbaum #

Bei Adressen ist der Merkmalbaum oft die einfachste Sortierung. Typische Pfade:

\Kunde\Aktiv oder \Kunde\Inaktiv
\Newsletter\Bestellt und \Newsletter\Abbestellt
\Region\Nord, \Region\Süd
\Branche\Industrie, \Branche\Handel

Drei Beispiele:

graph LR T["Merkmalbaum"] B1["Alle Newsletter-Kunden
UND: \Newsletter\Bestellt"] B2["Süddeutsche Handels-Kunden
UND: \Region\Süd
UND: \Branche\Handel"] B3["Aktive Kunden ohne Newsletter
UND: \Kunde\Aktiv
NICHT: \Newsletter\Bestellt"] T --> B1 T --> B2 T --> B3 style T fill:#34495e,color:#fff style B1 fill:#27ae60,color:#fff style B2 fill:#27ae60,color:#fff style B3 fill:#2e86c1,color:#fff

Diese Filter lassen sich beliebig kombinieren – und auf Wunsch als Vorlage speichern.

Modus und Fehlerverhalten #

Wie bei Artikeln stehen die drei Modi zur Verfügung. Für Adressen sind zwei davon besonders typisch:

Modus	Typischer Einsatz
Aktualisieren und neu anlegen (Upsert)	Erstbefüllung aus einer externen Quelle, oder bei wachsendem Bestand
Nur aktualisieren	Bestandspflege ohne Risiko von Dubletten – z.B. Newsletter-Status-Updates

Das Fehlerverhalten „Zeile überspringen mit Warnung" ist bei Adressen oft die richtige Wahl: ein Schreibfehler im PLZ-Feld einer einzelnen Zeile soll nicht den ganzen Lauf abbrechen. Im Detail-Fenster sehen Sie hinterher, welche Zeilen warum übersprungen wurden.

Bei „Nur aktualisieren" entstehen keine neuen Adressen. Wenn die Excel-Datei Datensätze enthält, die noch nicht in EULANDA sind, werden diese im Status „Skip" (= Überspringen) gelistet – nicht in „Insert" (= Hinzufügen). Wer beides möchte, wählt „Aktualisieren und neu anlegen".

Felder ignorieren #

Im Reiter „Optionen" können einzelne Spalten markiert werden, die niemals geschrieben werden. Bei Adressen besonders nützlich:

Spalte	Warum ignorieren
Notiz, Karteikarte	Interne Vermerke, die nicht durch externe Imports überschrieben werden sollen
FibiKonto	Wird normalerweise nur einmal beim Anlegen vergeben und manuell gepflegt
RabattGr	Wenn die Konditionen ausschließlich intern bestimmt werden

So bleibt die externe Quelle für die Adress-Grunddaten zuständig, ohne in die intern gepflegten Felder zu greifen.

Typische Vorlagen #

Bewährte Vorlagen-Muster für die Adresstabelle:

Vorlage (Beispielname)	Inhalt
`Adresse-Standard`	Spalten Standard, keine Filter, sortiert nach `Match`
`Kunden-Aktiv`	UND-Filter `\Kunde\Aktiv`, nur Stammdaten-Spalten, sortiert nach `Plz, Match`
`Newsletter-Empfänger`	Import-Vorlage, Schlüssel `Match`, Modus „Nur aktualisieren", Felder `Notiz, Karteikarte, FibiKonto` ignoriert
`Adressen-Bereinigung`	Export, WHERE `Email IS NULL OR Email = ''`, sortiert nach `Match`, TOP 500 für eine handhabbare Excel-Stichprobe

Häufige Stolperfallen #

Match-Werte sind die Adress-Identität. Wer in einer Excel-Datei einen Match-Wert ändert und re-importiert, erzeugt im Upsert-Modus eine neue Adresse – die alte bleibt unverändert. Bei Korrekturen am Adress-Namen sollte der Match-Wert immer aus dem letzten Export übernommen werden, nicht manuell neu gebildet.

PLZ in einer EU-übergreifenden Adressdatei. Die Datenbank-Spalte Plz ist ein Textfeld – das ist gut für alphanumerische PLZ wie in den Niederlanden (1234 AB) oder Großbritannien (SW1A 1AA). Die Excel-Schnittstelle exportiert den Wert auch als Text. Excel kann aber beim Öffnen der Datei numerisch aussehende PLZ wie 01234 selbsttätig als Zahl interpretieren und die führende Null beim nächsten Speichern verlieren. Wer eine exportierte Datei in Excel bearbeitet, sollte vor dem Re-Import einen Blick auf die PLZ-Spalte werfen und gegebenenfalls die fehlenden Nullen wiederherstellen. Sauberer ist der Weg über Daten → Aus Text/CSV in Excel, weil sich dort die PLZ-Spalte beim Import explizit als Text deklarieren lässt.