Artikel #

Diese Seite beschreibt die Excel-Schnittstelle für den Artikelstamm. Sie ergänzt das Kapitel Allgemeines und konzentriert sich auf die Eigenheiten der Tabelle Artikel: typische Felder, Schlüssel, Merkmalbaum, mehrsprachige Langtexte und vor allem den Lieferanten-Modus für KrArtikel.

Der Aufruf erfolgt über die den Menüpunkt „Erweitert" im Artikelmodul.

Ein erster Lauf #

Der erste Test ist immer ein einfacher Export, um zu sehen, dass alles funktioniert:

graph TD A["Excel-Schnittstelle – Menü Erweitert
aus EULANDA aufrufen"] --> B["Reiter Export"] B --> C["Reiter Felder
Voreinstellung 'Standard'"] C --> D["Export starten"] D --> E["Excel-Datei prüfen"] style A fill:#34495e,color:#fff style D fill:#27ae60,color:#fff style E fill:#16a085,color:#fff

Ohne weitere Einstellungen liefert die Excel-Schnittstelle den kompletten Artikelstamm in eine Datei Dokumente\Artikel.xlsx. Pflichtfelder wie ArtNummer, Kurztext1, EkNetto und Vk sind dabei. Memo-Felder wie Langtext und Info ebenfalls.

Standard-Spalten enthalten aldie wichtigsten Stammfelder. Was bewusst ausgespart bleibt: technische Spalten wie ID, STAMP, CREATEDATE, CHANGEDATE, LOCKED sowie die binären Bildspalten BILD und BILDVORSCHAU. Diese sind beim Roundtrip (= Export mit anschließendem Import) nicht relevant und würden die Excel-Datei nur aufblähen.

Export im Detail #

Felder auswählen #

Im Felder-Reiter sehen Sie eine Liste aller Spalten der Tabelle Artikel mit Datentyp und Hinweisen (PK, IDENTITY, COMPUTED). Über die Häkchen steuern Sie, welche Spalten ins Excel kommen.

Drei Voreinstellungen helfen beim Schnellzugriff:

Eine vierte Schaltfläche „Aus Excel-Datei…" öffnet einen Datei-Dialog: die Excel-Schnittstelle liest dann die Spaltenüberschriften aus einer vorhandenen .xlsx und hakt genau die Spalten an, die in dieser Datei vorkamen. Das ist die einfachste Methode, einen Roundtrip durchzuführen, weil die Spaltenauswahl exakt zum Schema der vorhandenen Datei passt.

Identity-Spalten gehören normalerweise nicht ins Excel. Die Spalte ID wird vom SQL Server automatisch vergeben. Wenn sie beim Re-Import dabei wäre, würden neue Datensätze die ID des Excel übernehmen wollen – das schlägt sicher fehl. Deshalb ist ID in der Voreinstellung „Standard" nicht enthalten. Beim Import wird sie zur Sicherheit zusätzlich vom Importer ignoriert, selbst wenn sie versehentlich im Excel steht.

Filter über den Merkmalbaum #

Der Filter-Reiter ist besonders nützlich bei Artikeln, weil der Merkmalbaum oft tief gepflegt ist. Typische Selektionen:

• Alle Artikel einer bestimmten Struktur – ein Pfad in der UND-Box
• Shop-Sortiment – mehrere Pfade in der ODER-Box (\Shop\Werkzeug, \Shop\Sonderaktion)
• Interne Artikel ausschließen – ein Pfad in der NICHT-Box (\Intern)

graph TD T["Merkmalbaum"] AND["UND-Liste
\Shop\Werkzeug"] OR["ODER-Liste
\Aktion\Sommer
\Aktion\Winter"] NOT["NICHT-Liste
\Intern"] R["Ergebnis
Artikel, die in Werkzeug sind,
UND in einer Aktion,
aber nicht intern"] T --> AND T --> OR T --> NOT AND --> R OR --> R NOT --> R style T fill:#34495e,color:#fff style AND fill:#27ae60,color:#fff style OR fill:#2e86c1,color:#fff style NOT fill:#c0392b,color:#fff style R fill:#16a085,color:#fff

Grün: alle Pfade müssen passen | Blau: mindestens ein Pfad muss passen | Rot: Ausschluss

Mehrere Pfade pro Box sind erlaubt, jeweils ein Pfad pro Zeile. Wer einen Pfad versehentlich in der falschen Box hat, kann ihn dort manuell löschen oder die komplette Box über „Leeren" zurücksetzen.

Mehrsprachige Langtexte #

EULANDA speichert Beschreibungstexte (Zusatzmodul) in mehreren Sprachen, eingebettet in eine einzige Langtext-Spalte mit Tags (= Marker) wie [DE]…[EN]…[FR]…. Der Experten-Reiter bietet drei Verhaltensweisen:

Wichtig

Mehrsprachig ist die richtige Wahl für den Roundtrip. Wenn Sie einen Artikel exportieren, in Excel die Beschreibung übersetzen und das Ergebnis importieren wollen, muss die Sprachauswahl auf „Mehrsprachig" stehen. Andernfalls würde der Import die anderssprachigen Anteile aus der Datenbank verlieren, weil das Excel sie nicht mehr enthält.

Sortierung und TOP #

Drei Sortier-Ebenen reichen praktisch immer aus. Beispiel: erst nach Warengruppe, dann nach Artikel-Nummer, zuletzt nach Matchcode. So sind die wichtigsten Artikel jeder Warengruppe oben.

Die TOP-Begrenzung im Experten-Reiter ist nützlich für eine schnelle Stichprobe vor dem großen Lauf: TOP 100 liefert die ersten 100 Datensätze gemäß Sortierung. Bei Wert 0 oder leer wird unbegrenzt exportiert.

Import im Detail #

Schlüssel-Spalte #

Bei Artikeln ist der beste Schlüssel meistens die ArtNummer. die Excel-Schnittstelle schlägt diesen Wert automatisch vor, wenn die Tabelle „Artikel" gewählt ist. Alternativen:

Modus wählen #

graph TD R["Excel-Zeile"] --> M{"Schlüssel in DB?"} M -->|"Ja"| U["Modus 'Upsert' oder
'Nur aktualisieren'"] M -->|"Nein"| N["Modus 'Upsert' oder
'Nur neu anlegen'"] U --> UA["UPDATE Artikel"] N --> IN["INSERT Artikel"] M -->|"Ja, aber Nur-neu-anlegen"| SK1["Skip"] M -->|"Nein, aber Nur-aktualisieren"| SK2["Skip"] style U fill:#27ae60,color:#fff style N fill:#2e86c1,color:#fff style SK1 fill:#e67e22,color:#fff style SK2 fill:#e67e22,color:#fff

In der Praxis ist „Aktualisieren und neu anlegen" (Upsert) der häufigste Fall. Nur in zwei Sonderfällen lohnt sich eine Beschränkung:

• „Nur neu anlegen" – Sie spielen ein Lieferanten-Sortiment ein und wollen sicherstellen, dass bereits vorhandene Artikel nicht überschrieben werden.
• „Nur aktualisieren" – Sie haben eine Preisliste aus dem Export bearbeitet und wollen nichts Neues entstehen lassen. Tippfehler in der ArtNummer führen damit nur zum Skip statt zu einem neuen Phantom-Artikel.

Trockenlauf #

Vor jedem ernsthaften Import kann ein Trockenlauf nützlich sein. Er liest die Datei, prüft jeden Schlüssel gegen die Datenbank und zeigt die Vorschau im Detail-Fenster, ohne zu schreiben.

Was beim Trockenlauf auffallen kann:

• Spalten in der Excel-Datei, die es in der Datenbank nicht gibt (Tippfehler beim Header)
• Schlüsselwerte, die nicht in der Datenbank existieren, obwohl ein Update erwartet wurde
• Fehlende Pflichtfelder bei Neuanlage
• Falsch formatierte Werte (z.B. Datum oder Dezimaltrennzeichen)

Erst wenn die Trockenlauf-Vorschau plausibel ist, sollte der echte Import gestartet werden.

Fehlerverhalten #

Der Reiter „Optionen" steuert, wie die Excel-Schnittstelle auf einen Zeilenfehler reagiert:

Felder ignorieren #

Im Reiter „Optionen" gibt es ein Feld „Felder ignorieren". Hier können Sie einzelne Spalten eintragen, die beim Update nie geschrieben werden sollen – auch wenn sie in der Excel-Datei stehen.

Typisches Beispiel: Sie pflegen Artikel über einen Lieferanten-Export, aber der eigene Verkaufspreis Vk soll niemals aus dieser Quelle überschrieben werden. Eintrag Vk schützt die Spalte unabhängig vom Modus.

Der Lieferanten-Modus #

Hier liegt die Besonderheit der Artikel-Tabelle. EULANDA unterscheidet zwischen zwei Sichten:

Ein Stamm-Artikel kann mehrere KrArtikel-Verknüpfungen haben, weil derselbe Artikel von mehreren Lieferanten bezogen werden kann. Der Lieferanten-Modus in die Excel-Schnittstelle arbeitet genau auf dieser KrArtikel-Schicht.

graph TD XL["Excel-Datei
vom Lieferanten"] M{"Lieferant
im Dropdown?"} E["Eigene Artikel
(klassisch)"] S["Lieferanten-Modus"] XL --> M M -->|"Eigene Artikel"| E M -->|"Lieferant 'Tools-GmbH'"| S E --> EA["Update / Insert
in Artikel"] S --> SA["Match-Strategie
Barcode oder ArtNummer"] SA --> SB{"Artikel im Stamm
vorhanden?"} SB -->|"Ja"| SX["KrArtikel-Verknüpfung
aktualisieren oder anlegen"] SB -->|"Nein und AutoCreate aus"| SK["Skip"] SB -->|"Nein und AutoCreate ein"| SC["Stamm-Artikel-Stub anlegen
+ KrArtikel-Verknüpfung"] style XL fill:#16a085,color:#fff style E fill:#2e86c1,color:#fff style S fill:#8e44ad,color:#fff style SC fill:#27ae60,color:#fff style SK fill:#e67e22,color:#fff

Lieferant auswählen #

Im Reiter „Lieferant" finden Sie ein Dropdown mit allen Lieferanten der EULANDA-Datenbank (alphabetisch nach Lieferanten-Match-Feld). Solange dort „Eigene Artikel" steht, läuft der Import klassisch gegen den Artikel-Stamm.

Sobald ein Lieferant ausgewählt ist, schalten weitere Optionen frei:

Match-Strategie #

Eine Lieferanten-Excel enthält in der Regel einen Barcode und eine Lieferanten-Artikelnummer. Beide können als Brücke zum eigenen Stamm dienen:

Lieferanten-Spalten #

Die Liste der Lieferanten-Spalten entscheidet, welche Werte aus der Excel-Datei in die KrArtikel-Verknüpfung wandern. Alle anderen Spalten gehen in den Artikel-Stamm.

Empfohlene Voreinstellung (markiert mit ✓):

• EkNetto – der Lieferanten-EK gehört zur Verknüpfung, nicht zum Stamm
• Vk – der unverbindliche Verkaufspreis-Vorschlag des Lieferanten
• BruttoFlg – ob Vk brutto oder netto zu verstehen ist
• RabattGr, WarenGr – wenn der Lieferant seine eigenen Gruppen mitliefert
• ArtMatch – die Lieferanten-Artikelnummer als Match-Feld

Optional zusätzlich:

• MwStGr, MwstSatz – wenn die Excel-Datei Steuerinfos enthält

Welche Spalten zum Lieferanten gehören, hängt vom Geschäftsmodell ab. Bei einem reinen Großhändler-Katalog gehören EK, Vk und Steuersätze in den KrArtikel. Bei einem Hersteller-Katalog, der gleichzeitig die Produktinformationen pflegt, gehören Beschreibung und Bilder in den Stamm. Die Voreinstellung passt für die meisten typischen Lieferanten-Imports.

Stamm-Anlage über Auto-Anlegen #

Mit Auto-Anlegen legt die Excel-Schnittstelle für jeden Lieferanten-Artikel, der noch keinen Stamm-Eintrag hat, einen schlanken Artikel im Stamm an. Damit dieser Roh-Artikel von Hand sinnvoll nachgepflegt werden kann, sind diese Defaults gesetzt:

Die KrArtikel-Verknüpfung wird sofort danach hergestellt – damit gilt der neue Artikel als „bekannt beim Lieferanten X".

Auto-Anlegen ist mächtig. Bei einem Katalog mit 10.000 Lieferanten-Artikeln entstehen ohne Vorprüfung 10.000 Stamm-Stubs. Das ist meistens nicht gewünscht. Empfohlenes Vorgehen: erst ohne Auto-Anlegen importieren, im Detail-Fenster die Skip-Zeilen prüfen, dann gezielt entscheiden, welche neuen Stamm-Artikel wirklich angelegt werden sollen.

Typische Vorlagen #

Für den Artikel-Stamm haben sich einige Vorlagen-Muster bewährt:

Wer denselben Lauf monatlich durchführt, spart sich mit einer einmal angelegten Vorlage mehrere Minuten pro Lauf – und vermeidet Tippfehler in den Filtern.

Häufige Stolperfallen #

Bestehende Datei wird beim Export überschrieben. Wer parallel eine ältere Version vergleichen möchte, sollte die alte Datei umbenennen oder einen abweichenden Zielnamen wählen. Die Schaltfläche … neben dem Dateinamen öffnet einen Datei-Speichern-Dialog mit Überschreibungs-Warnung.

Dezimaltrennzeichen. Excel speichert Zahlen unabhängig von der Anzeige als Werte – das passt in der Regel auf Anhieb. Wer Preise jedoch als Text-Spalte führt (z.B. 1.234,56 mit deutschen Tausendertrenner), läuft beim Import in EkNetto in einen Konvertierungs-Fehler. Lösung: die Zelle in Excel als Zahl formatieren oder die Tausendertrenner vor dem Speichern entfernen.

Bilder gehen nicht über die Excel-Schnittstelle. Die Spalten BILD und BILDVORSCHAU enthalten Binärdaten und sind absichtlich vom Standard-Export ausgeschlossen. Für Bild-Updates ist der EULANDA-Stamm-Dialog die richtige Stelle.

Verwandte Themen #

• Allgemeines – Theme, Sprache, Vorlagen, Merkmalbaum-Filter im Überblick
• Adresse – die andere häufige Tabelle, mit Match als Schlüssel