Mandate #
Ein SEPA-Mandat ist die unterschriebene Erlaubnis Ihres Kunden, Beträge von seinem Konto einzuziehen. Ohne aktives Mandat keine Lastschrift – die Mandatsverwaltung ist deshalb das Fundament des Einzugs.
Der Lebenszyklus eines Mandats #
1. Anlegen (Entwurf) #
Neu… fragt nach der Adress-Nummer des Kunden und erzeugt das Mandat als Entwurf:
- Die Mandatsreferenz wird automatisch generiert und ist eindeutig, zum Beispiel
EULANDA-0001234-01-0001(Präfix aus den Einstellungen, Adressnummer, Mandant, laufende Nummer). - Die Bankdaten (IBAN, BIC, Bankname, abweichender Kontoinhaber) werden aus der Adresse übernommen.
- Existiert bereits ein aktives Mandat zur Adresse, wird kein zweites angelegt, sondern das bestehende angezeigt – außer Sie setzen den Haken Erzwingen (etwa bei einem zweiten Bankkonto des Kunden).
2. Unterschreiben lassen #
Drucken Sie das Mandatsformular mit der generierten Referenz und Ihrer Gläubiger-ID und lassen Sie es vom Kunden unterschreiben. Das unterschriebene Original gehört in Ihre Unterlagen (Aufbewahrungspflicht – die Bank kann es bei Widerspruch des Kunden anfordern).
3. Aktivieren #
Bearbeiten… öffnet das Mandat: IBAN, BIC und Bankname prüfen, das Unterschriftsdatum eintragen und den Schalter Aktiv setzen. Erst ein aktives Mandat wird beim Lastschrift-Lauf berücksichtigt.
Das Plugin lässt die Aktivierung nur zu, wenn alle Pflichtangaben da sind (IBAN, BIC, Bankname, Unterschriftsdatum) – dieselben Regeln, die auch die Datenbank erzwingt.
4. Prüfen #
Prüfen kontrolliert ein Mandat auf Einzugsfähigkeit und meldet alle Probleme auf einen Blick:
- Status aktiv, nicht storniert, Ablaufdatum nicht überschritten
- 36-Monate-Regel: Ein Mandat, das 36 Monate lang nicht genutzt wurde, erlischt laut SEPA-Regelwerk automatisch – der Kunde muss ein neues unterschreiben. Das Plugin schreibt die letzte Nutzung bei jedem Lauf automatisch fort.
- IBAN- und BIC-Prüfung (Prüfziffern), Mandatsreferenz-Regeln
- Verfahren nicht veraltet (COR1)
5. Stilllegen #
Stilllegen beendet ein Mandat endgültig – zum Beispiel bei Widerruf durch den Kunden oder Kontowechsel. Das Storno-Datum wird vermerkt; für künftige Einzüge legt man ein neues Mandat an.
Ein nur vorübergehendes Aussetzen erreichen Sie über Bearbeiten… und den Aktiv-Schalter.
CORE oder B2B? #
| CORE (Basislastschrift) | B2B (Firmenlastschrift) | |
|---|---|---|
| Geeignet für | alle Kunden | nur Unternehmen |
| Erstattung durch den Zahler | 8 Wochen ohne Angabe von Gründen | keine |
| Besonderheit | Standard | Der Kunde muss das Mandat zusätzlich seiner eigenen Bank melden, sonst platzt der Einzug |
Für die meisten Anwendungsfälle ist CORE richtig. B2B nur nach Absprache mit dem Kunden einsetzen; das Verfahren braucht eigene B2B-Mandate.
Zusammenspiel mit den Rechnungen #
Der Lastschrift-Lauf zieht nur Rechnungen ein, die einer SEPA-Zahlungsart (CORE/B2B) zugeordnet sind und an denen das Mandat des Kunden hängt. EULANDA verknüpft das Mandat automatisch, wenn die Zahlungsbedingung des Belegs auf SEPA steht. Fehlt die Verknüpfung, meldet der Lauf „In der Rechnung ist kein SEPA-Mandat hinterlegt".