Wiederkehrende Rechnungen
Zuletzt geändert: 01.02.2024 08:57

Wiederkehrende Rechnungen #

Überblick #

Das Plugin „Wartungsverträge“ erlaubt es das Erstellen wiederkehrender Aufträge zu automatisieren. Hierbei stehen verschiedene Abrechnungszeiträume monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich zur Wahl.

Installation #

Das Plugin wird als Eulanda-Installationspaket bereitgestellt und kann über die Plugin-Verwaltung im Bereich „Verwaltung“ auf der Schnellstartleiste installiert werden. Nach der Installation ist ein Neustart von EULANDA erforderlich.

Funktionsweise #

Wartungsverträge werden als spezielle Angebote angelegt. Der Turnus (Abrechnungsintervall) wird über die Mengeneinheiten der Artikel bestimmt. Das Wartungsmodul installiert hierzu die Mengeneinheiten “Monat”, “Quartal”, “Halbjahr” und “Jahr”. Sie müssen also zumindest einen Artikel mit dem benötigten Wartungsintervall anlegen. Es steht ihnen natürlich frei für unterschiedliche Wartungsleistungen verschiedene Artikel anzulegen.

Hinweis: Pro Wartungsvertrag wird nur ein Turnus unterstützt. Wenn Sie für den selben Kunden unterschiedliche Abrechnungszeiträume benötigen, so legen sie einfach mehrere Wartungsverträge an.

Über den Menüpunkt “Wartungsaufträge erzeugen” im Menü “Aktionen” des Angebotsmoduls wird der Wartungslauf gestartet. EULANDA berechnet nun die nächsten Abrechnungstermine aller aktiven Wartungsverträge und erzeugt

Anlage eines Wartungsvertrages #

  • Legen Sie den Angebotskopf wie gewohnt mit der gewünschten Zahlungsbedingung, Kundenadresse etc. an.
  • Tragen Sie das Startdatum im Feld “Wunschdatum” ein
  • und setzen Sie den Status auf “Abo aktiv”. Dies wird nachfolgend noch genauer beschrieben.
  • Fügen Sie die Positionen hinzu, die abgerechnet werden sollen. Achten Sie darauf, dass in den entsprechenden Artikeln der Turnus hinterlegt wurde (siehe Abschnitt “Funktionsweise”).
  • Zum Schluss muss das Angebot noch als “Projekt markiert” werden. Den entsprechenden Menüpunkt finden sie im Menü “Aktionen”

Besondere Felder #

Wunschdatum #

Tragen Sie im Feld „Wunschdatum“ den ersten Abrechnungstermin ein, also den Start des Vertrags. Im Normalfall sollte dies der Erste des jeweiligen Monats sein. Was Sie beachten müssen, falls Sie ein Startdatum mitten im MOnat benötigen, erfahren Sie weiter unten.

Lieferdatum #

Im Feld “Lieferdatum” wird später automatisch vom System das nächste Abrechnungsdatum eingetragen. Sie sollten deshalb im Feld “Lieferdatum” keine Eintragungen vornehmen. Es wird stets von EULANDA neu berechnet.

Status #

Das Status-Feld (oben rechts in der Eingabemaske) wird durch das Wartungs-Modul durch eine Auswahlliste erweitert.

Wählen Sie hier “Abo aktiv” aus. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt keine Aufträge mehr erzeugt werden sollen, zum Beispiel, weil der Wartungsvertrag gekündigt wurde, wählen Sie im Status-Feld “Abo stop” aus.

Objekt #

Das Objekt-Feld wird, wie die meisten anderen Felder in den Auftrag kopiert. Als Besonderheit kann man hier einen Platzhalter für den Abrechnungszeitraum einfügen. Dieser wird dann im Wartungsauftrag durch den jeweiligen Monat oder anderen Zeitraum ersetzt. Tragen Sie dazu als Platzhalter $$ZEITRAUM$$ an eine beliebige Stelle im Objektfeld ein.

siehe auch „besondere Formatierung des Zeitraums“

Beispiel #
Objekt im Wartungsangebot Wird zu
Wartung für $$ZEITRAUM$$ Wartung für 05-2015

Erzeugen der Wartungsaufträge #

Über den Menüpunkt “Wartungsaufträge erzeugen” im Menü “Aktionen” des Angebotsmoduls wird der Wartungslauf gestartet. EULANDA berechnet nun die nächsten Abrechnungstermine aller aktiven Wartungsverträge und erzeugt

Bei Erfolg wird die Anzahl der erzeugten Aufträge angezeigt. Bitte beachten Sie, dass pro Wartungsvertrag immer nur ein Auftrag erzeugt wird.

Hinweis: Falls ein Wartungsvertrag rückwirkend angelegt wurde, was grundsätzlich vorgesehen ist, müssen Sie die Funktion mehrmals aufrufen

Beenden des Wartungsvertrages #

Damit keine weiteren automatischen Aufträge mehr erzeugt werden, tragen Sie als Status “Abo stop” ein.

Weitere Informationen #

Im Kurzinfo-Bereich (über Menü “Ansicht” einblendbar) können Sie den hinterlegten Turnus überprüfen.

Im “Infosystem alle Daten” (Umsch+STRG+I) finden Sie eine Übersicht über alle aktiven und inaktiven Wartungsverträge

Über die Gehezu-Funktion (STRG+G) erhalten Sie einen Überblick über alle bereits umgewandelten Wartungsaufträge

Versionsgeschichte #

Die beschriebenen Anpassungsmöglichkeiten setzen teilweise SQL-Kenntnisse voraus und die Ausführung sollte nötigenfalls dem Fachhandel überlassen werden.

Version 2.42 #

  • Neuer Menüpunkt ‘Nächste Abrechnung neu berechnen’ zum manuellen Anstoßen der Berechnung des nächsten Abrechnungsdatums. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Aufträge gelöscht wurden.
  • Neuer Menüpunkt ‘Wartungsauftrag erzeugen’ um einen einzelnen Auftrag zu erzeugen. Dieser wird auch erzeugt, wenn die nächste Abrechnung bis zu 20 Tagen in der Zukunft liegt.
  • Aufträge werden nur erzeugt, wenn das nächste Abrechnungsdatum nicht mehr, als 20 Tage in der Zukunft liegt.
  • Optimierung beim Berechnen der nächsten Abrechnung

Version 2.41 #

  • Der tagesgenauer Zeitraum wurde in Objekt etc. abgeschnitten

Version 2.40 #

  • Taggenaue Abrechnung. Darstellung von $$ZEITRAUM$$ mit Tagesangabe

    ​ update [esolWartung].[Setup] set TagGenau=1, VollerMonat=0

  • Trennung zwischen den beiden Datumsangaben anassbar (Spalte Trenner)

Version 2.30 #

  • Vortext / Nachtext wird immer aus dem Angebot in Auftrag übernommen - unabhängig von der Einstellung in “Umwandlung”
  • Auch im Vortext und Nachtext können nun die Platzhalter $$ZEITRAUM$$ etc. verwendet werden

Version 2.22 #

  • Die optionale Wartungsvorschau auf der Startseite fasst die Beträge nun Monatsweise zusammen. Unterschiedliche Startdaten im selben Monat werden also nicht mehr einzeln aufgeführt

Version 2.21 - 02.10.20 #

  • Das Trennzeichen zwischen Monat und Jahr im Platzhalter $$ZEITRRAUM$$ kann über die Tabelle [esolWartung].[Setup] angepasst werden. Standardmäßig ist dies der Schrägstrich “/”. Dieser kann aber beispielsweise nicht innerhalb eines Dateinamens verwendet werden. Über folgenden SQL-Befehl kann man das Trennzeichen z.B. auf einen Punkt festlegen: UPDATE [esolWartung].[Setup] set ZeitraumTrenner = '.'

Version 2.20 - 01.09.20 #

  • Der Abrechnungsturnus kann über den Menьpunkt “Wartungsaufträge - Turnus ändern” für das aktuelle Angebot geändert werden. ACHTUNG: Die VKs werden hierbei nicht verändert und müssen bei Bedarf manuell angepasst werden.

Version 2.11 - 30.07.20 #

  • Probleme mit Update von 2.09 behoben

Version 2.10 - 29.07.20 - #

  • Bestellstatus wurde standardmäßig im Angebot nicht mit der Dropdown-Liste angezeigt
  • Der (optionale) Forecast auf der Startseite zeigt Provision und Provision nach Provision nun getrennt an

Version 2.08 – 23.03.18 #

  • neuer Platzhalter $$VORZEITRAUM$$ der das jeweils vorangegangene Intervall als Text ausgibt

Version 2.06 #

  • Hilfedatei: Im Modul Angebot kann im Menü “Hilfe” die Dokumentation zum Wartungsmodul aufgerufen und auch gedruckt werden

Version 2.05 #

  • Fehler im optionalen Kurzinfo mit der Wartungsvorschau auf der Startseite