AE-X-23 Abschlag und Schlussrechnung #

EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft

Mit der Abschlagsverwaltung werden Bauvorhaben als Projekt geführt: Abschläge während der Bauzeit, am Ende eine Schlussrechnung, die die Abschläge wieder abzieht. Beide Belege gehen als XRechnung, ZUGFeRD und UBL (Peppol) hinaus.

Voraussetzung sind EulandaXtools 1.0.387 und Xfacture 3.110 oder neuer. Ältere Fassungen brechen bei Abschlags- und Schlussrechnungen mit „Ungültiger Rechnungs-Typ“ ab.

Der Belegcode #

Die E-Rechnung sagt über einen Code (BT-3), was für ein Beleg sie ist. Für das Bauwesen gibt es eigene Codes, die XRechnung und die KoSIT nennen sie für Bauleistungen nach VOB/B ausdrücklich, weil die Fälligkeit vom Rechnungstyp abhängt.

Betriebe außerhalb des Baus, die Abschläge ohne Bauvertrag stellen, stellen in den Einstellungen System unter Belegcodes Abschlag auf Allgemein um. Der Schalter gilt für den ganzen Mandanten.

Die Abschlagsrechnung #

Eine Abschlagsrechnung ist für die E-Rechnung eine gewöhnliche Rechnung mit eigenem Code. Was darin steht, bestimmen Sie: eine Pauschale mit dem Artikel ABSCHLAG („40 % Sanitär, Leistungszeitraum April“) oder ein Aufmaß mit allen Positionen und Preisen eines Bauabschnitts. Die Schlussrechnung zieht später nur den Betrag des Abschlags ab, nie seine Positionen.

Die Schlussrechnung #

Auf dem Papier zeigt das Formular Schlussrechnung die Projektsumme, darunter die Abschläge mit ihrer Steuer und am Ende den Restbetrag. In der Datenbank stehen die Abschläge als Positionen 900 ff. mit Menge -1.

Die E-Rechnung rechnet anders, so wie es das BMF und die FAQ des Bundes beschreiben: Die Positionen und die Steueraufschlüsselung zeigen die volle Leistung, die Abschläge stehen brutto als bereits gezahlter Betrag (BT-113), und fällig ist der Rest (BT-115). Die Abzugspositionen fallen dafür aus den Positionen heraus. Ein Beispiel mit zwei Abschlägen:

Der fällige Betrag ist genau der Rechnungsbetrag, den das Formular druckt. Was die Steuer der einzelnen Abschläge angeht, verlangt § 14 Abs. 5 UStG Entgelt und Steuer je Abschlag. Dafür hat der strukturierte Teil der Norm noch kein Feld; die Angaben stehen deshalb als Notiz (BT-22) im Beleg:

Abschlagsrechnungen, abgesetzt als gezahlter Betrag: Nr. 20260759 vom 23.10.2026:
4.000,00 EUR netto zzgl. 760,00 EUR USt (19 %) = 4.760,00 EUR brutto; Nr. 20260760
vom 23.10.2026: 3.000,00 EUR netto zzgl. 570,00 EUR USt (19 %) = 3.570,00 EUR brutto.
Summe der Abschläge 7.000,00 EUR netto, 1.330,00 EUR USt, 8.330,00 EUR brutto.

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (Rn. 3) lässt genau diesen Weg bis zum 30.06.2030 ausdrücklich zu: Absetzen der Abschläge als Summe in BT-113, Einzelheiten in BT-22.

Dazu verweist die Schlussrechnung auf ihre Abschläge (BG-3, Nummer und Datum):

• ZUGFeRD und UBL nennen jeden Abschlag. ZUGFeRD schreibt außerdem je Abschlag den gezahlten Betrag mit seiner Steuer in einen eigenen Block, den das Profil EXTENDED dafür vorsieht.
• XRechnung nennt nur den jüngsten Abschlag, weil die Syntax der XRechnung-CII nur einen Verweis zulässt. Alle Abschläge stehen in der Notiz.

Wie die Abzüge erkannt werden #

Die Abschläge holt EulandaXtools aus den Rechnungen des Projekts: alle Abschlagsrechnungen, die über das Projekt angelegt wurden (Menü Projekt → Abschlagszahlung erzeugen), bis zum Datum der Schlussrechnung. Zu jedem Abschlag sucht es in der Schlussrechnung die Position, die ihn abzieht:

• die Spezialpositionen 900 ff., die die Abschlagsverwaltung selbst anlegt,
• oder eine von Hand erfasste Position mit negativer Menge (üblich ist -1 und ein positiver Preis), deren Betrag dem Netto des Abschlags entspricht oder deren Text die Nummer der Abschlagsrechnung enthält, zum Beispiel „./. Abschlagsrechnung 20260311“.

Danach macht EulandaXtools die Probe: Leistung minus Abschläge muss den Rechnungsbetrag ergeben, auf fünf Cent genau. Geht sie nicht auf, bekommt die E-Rechnung keine Absetzung über BT-113 und läuft wie eine gewöhnliche Rechnung hinaus, die Abzüge als negative Positionen, so wie gedruckt. Das passiert, wenn

• ein Abschlag nicht über das Projekt angelegt wurde und deshalb nicht gefunden wird,
• zu einem Abschlag keine passende Abzugsposition da ist,
• die Schlussrechnung einen Rechnungsrabatt hat (wird noch nicht unterstützt).

Der Code bleibt in jedem Fall 877.

Umlagen und Versicherung #

Die Abschlagsverwaltung bringt die Artikel ABZUG UMLAGEN und ABZUG VERSICHERUNG mit. Sie werden steuerfrei vom Rechnungsbetrag abgezogen. Die E-Rechnung gibt sie aus, wie das Papier rechnet: als Position mit der Kategorie E (steuerfrei) und dem Befreiungsgrund „Exempt from VAT“. So stimmt der fällige Betrag mit dem Formular überein.

Steuerlich ist das nicht für jeden Abzug richtig, und das sollten Sie mit Ihrem Steuerbüro klären:

• Baustrom und Bauwasser, die der Auftraggeber stellt, mindern das Entgelt (UStAE 3.8 Abs. 2). Richtig ist eine negative Position in der Steuergruppe der Leistung, also mit Umsatzsteuer, zum Beispiel „abzüglich 1 % für Strom, WC und Wasser“ mit Menge -1. Die E-Rechnung gibt sie als normale Position aus.
• Die Bauwesenversicherung mindert das Entgelt nicht. Sauber ist es, die volle Leistung zu berechnen und die Umlage bei der Zahlung zu verrechnen, oder sie den Auftraggeber berechnen zu lassen.
• Ein Sicherheitseinbehalt mindert die Forderung nicht und gehört nicht als Abzug in die Rechnung. Ein Hinweis als Text genügt („Sicherheitseinbehalt 5 % gemäß Vertrag“), am besten mit dem Notiz-Code PMT (Zahlungsinformation), siehe AE-X-21 Codes für Notizen.

Abschläge, die nicht voll bezahlt sind #

Abgesetzt wird der gestellte Betrag eines Abschlags, nicht der bezahlte. Das erlaubt UStAE 14.8 Abs. 7 und so rechnet auch das Formular. Ist ein Abschlag noch ganz oder teilweise offen, nennt die Notiz das („Davon noch nicht bezahlt: Nr. 20260759: 4.760,00 EUR“), der offene Rest bleibt der offene Posten der Abschlagsrechnung.

Bauleistungen nach § 13b UStG #

Schuldet der Auftraggeber die Steuer, gehören Abschläge und Schlussrechnung auf das Steuerschema Inland (steuerfrei - Grund 1) an der Adresse, siehe AE-X-14 Steuerbefreiung. Die E-Rechnung bekommt dann die Kategorie AE und braucht die USt-IdNr. beider Seiten.

Das Land aus der Anschrift zu nehmen, damit keine Steuer berechnet wird, führt in der E-Rechnung zur Kategorie G (Ausfuhr ins Drittland). Der Empfänger lehnt eine solche Rechnung ab.

Formular und PDF #

Unter Vorlage Schlussrechnung in den Einstellungen System wählen Sie das Formular Schlussrechnung oder Ihre Kopie davon. Bei ZUGFeRD ist es das PDF, in dem das XML steckt. Bei XRechnung und UBL reist es als Anlage mit, damit der Empfänger die Absetzung der Abschläge auch als Bild hat. Mit Standard würde das Rechnungsformular gedruckt, das die Abschläge als gewöhnliche Positionen zeigt.

Einschränkungen #

• Eine Gutschrift oder ein Storno auf einen Abschlag erkennt EulandaXtools noch nicht. Der Abschlag wird weiter abgezogen.
• Eine Teilschlussrechnung (Code 876) kennt die Abschlagsverwaltung nicht.
• Abschlagsrechnungen, die vor der E-Rechnungspflicht auf Papier gestellt wurden, müssen nicht als E-Rechnung nachgereicht werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 2). Die Schlussrechnung zieht sie trotzdem richtig ab.

Zum Nachlesen #

• Abschlagsverwaltung (Warenwirtschaft)
• AE-X-14 Steuerbefreiung
• AE-X-20 Anlagen einbetten
• AE-X-21 Codes für Notizen
• Einstellungen System