AE-X-20 Anlagen in der XRechnung (BG-24) #

EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft

Manche Empfänger verlangen zur Rechnung weitere Unterlagen, etwa Aufmaßzettel, Stundenberichte oder Fotos, und zwar in der XRechnung eingebettet und nicht als Anhang der E-Mail. Die hessische Landesverwaltung (zum Beispiel die Forstämter) nimmt Anlagen nur auf diesem Weg an. Die Norm EN16931 sieht dafür die Gruppe BG-24 („rechnungsbegründende Unterlagen") vor. Xfacture bettet solche Dateien ab der unten genannten Version automatisch ein.

Voraussetzungen #

• Xfacture ab Version 3.96 mit EulandaXtools ab Version 1.0.370. Wie Sie das Plugin aktualisieren, steht in AE-X-09.
• Das DMS-Modul von EULANDA® muss installiert sein. Es legt zu jeder Rechnung einen eigenen Dokumentenordner an, und in diesem Ordner liegen die Anlagen. Ohne DMS gibt es keinen Ort, an dem Anlagen zu einer Rechnung gespeichert werden, und Xfacture bettet nichts ein.

So funktioniert es #

1. Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt.
2. Öffnen Sie in der Rechnung das DMS (Dokumente zur Rechnung). EULANDA® legt den Ordner der Rechnung an und zeigt ihn im Explorer.
3. Legen Sie in diesem Ordner einen Unterordner mit dem Namen Annex an.
4. Speichern Sie die Unterlagen in diesem Unterordner, zum Beispiel Aufmaß Los 3.pdf oder Stundenbericht KW 40.pdf.
5. Geben Sie die Rechnung wie gewohnt über Xfacture aus. Alle Dateien aus dem Ordner Annex werden in die XRechnung eingebettet. Ob sie enthalten sind, zeigt die Prüfung bei PortInvoice (siehe unten) oder ein Blick in die XML-Datei: jede Anlage steht dort als AdditionalReferencedDocument.

Der Unterordner muss genau Annex heißen; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Eingebettet werden nur Dateien, die direkt in diesem Ordner liegen. Unterordner werden nicht durchsucht, versteckte Dateien wie Thumbs.db werden übergangen. Der Name wurde gewählt, weil er in allen Sprachen dasselbe bedeutet.

Der Dateiname ist die Beschreibung #

Die XRechnung kennt keinen Typ für eine Anlage. Ob es sich um ein Aufmaß oder einen Stundenbericht handelt, erkennt der Empfänger nur an der Kennung und der Beschreibung der Anlage. Xfacture nimmt dafür den Dateinamen:

• Kennung (BT-122) = der vollständige Dateiname, zum Beispiel Aufmaß Los 3.pdf
• Beschreibung (BT-123) = der Dateiname ohne Endung, zum Beispiel Aufmaß Los 3

Wählen Sie deshalb sprechende Dateinamen. Der Sachbearbeiter beim Empfänger sieht in seiner Anlagenliste genau diese Namen. Zwei Dateien mit demselben Namen sind in einer Rechnung nicht erlaubt, weil der Name die Kennung ist.

Erlaubte Dateitypen #

Die Norm erlaubt für eingebettete Anlagen genau sechs Dateitypen. Xfacture erkennt den Typ an der Dateiendung:

Liegt eine andere Datei im Ordner Annex (etwa .docx, .txt oder .zip), bricht Xfacture die Ausgabe mit einer Meldung ab, die die Datei nennt. Wandeln Sie die Datei um (zum Beispiel Word in PDF) oder nehmen Sie sie aus dem Ordner, und geben Sie die Rechnung erneut aus.

Größe der Anlagen #

Alle Anlagen einer Rechnung dürfen zusammen höchstens 15 MB groß sein. Bei der Einbettung wachsen die Dateien um ein Drittel, aus 15 MB werden also rund 20 MB. Damit bleibt die E-Mail unter der Grenze von 22 MB, die etwa das Land Hessen für den Rechnungseingang vorgibt. Sind die Anlagen größer, bricht Xfacture die Ausgabe mit einer Meldung ab.

Scannen Sie Aufmaßzettel mit 200 bis 300 dpi als PDF. Fotos direkt aus dem Smartphone sind oft 5 MB und mehr groß; verkleinern Sie sie vor dem Ablegen oder wandeln Sie sie in ein PDF um.

Was Sie sonst noch wissen sollten #

• Die Einbettung gilt für alle Ausgabeformate gleich: XRechnung, UBL/Peppol und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD liegen die Anlagen in der XML-Datei innerhalb des PDF.
• Die archivierte Fassung der Rechnung (Einstellung „Archivieren", Unterordner XFacture im DMS-Ordner der Rechnung) enthält die Anlagen. So ist jederzeit belegt, was verschickt wurde.
• Der Ordner Annex wird bei jeder Ausgabe neu gelesen. Legen Sie die Unterlagen also ab, bevor Sie die Rechnung ausgeben. Wird eine Rechnung später erneut ausgegeben, werden die dann vorhandenen Dateien eingebettet.
• Ob die Anlagen korrekt eingebettet sind, können Sie mit einem Prüfdienst wie PortInvoice kontrollieren. Dort werden die eingebetteten Dokumente mit Namen und Beschreibung angezeigt.