AE-X-21 Codes für Notizen (BT-21) #

EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft

Eine E-Rechnung kann neben den Pflichtangaben Freitexte enthalten, die Norm nennt sie Notizen (Gruppe BG-1). Jede Notiz trägt einen Code (BT-21), der sagt, um welche Art von Text es sich handelt: eine Zahlungsbedingung, ein Hinweis zu Preiskonditionen, eine gesetzliche Pflichtangabe. Die Codes kommen aus der Liste UNTDID 4451. Empfänger mit automatischer Rechnungsverarbeitung werten den Code aus und legen den Text danach ab; manche verlangen für bestimmte Angaben einen bestimmten Code.

Woher die Notizen in Xfacture kommen #

Xfacture erzeugt zwei Arten von Notizen:

1. Der Rechtstext aus den systemweiten Einstellungen (Firma, Geschäftsführer, Registergericht, USt-IdNr., Bank). Er geht als eine Notiz mit dem Code REG (Angaben aufgrund gesetzlicher Vorschriften) hinaus, so wie es die Beispieldateien des ZUGFeRD-Forums vorsehen. Verlangt ein Empfänger einen anderen Code, stellen Sie ihn in den Einstellungen des Kunden über das Feld Rechtstext-Code um, zum Beispiel auf AAI. Der Text bleibt derselbe, nur der Code wechselt, und nur für diesen einen Empfänger. Ist kein Rechtstext hinterlegt, entsteht auch keine Notiz.

2. Der Vortext der Rechnung. Jede Zeile des Vortexts wird eine eigene Notiz. Den Code bestimmen Sie über den Ultrakurztext der Textzeile: steht dort AAK: Entgeltminderung, bekommt die Notiz den Code AAK, die Beschreibung hinter dem Doppelpunkt dient nur Ihrer Übersicht. Eine Zeile ohne diese Form wird eine Notiz ohne Code. Am einfachsten legen Sie den Text als Textartikel an und tragen den Ultrakurztext dort ein; beim Einfügen über „Text einfügen" übernimmt EULANDA® ihn in die Textzeile, und der Vortext wandert vom Auftrag über den Lieferschein in die Rechnung. Den Ultrakurztext einer Zeile können Sie auch direkt im Vortext-Editor nachsehen oder ändern.

Beispiel Eurobaustoff: Der Hinweis „Bezüglich der Entgeltminderungen verweisen wir auf unsere aktuellen Zahlungs- und Konditionsvereinbarungen" soll mit dem Code AAK kommen. Textartikel mit Ultrakurztext AAK: Entgeltminderung anlegen, als Vortext in den Auftrag nehmen, fertig.

Was Xfacture prüft #

Xfacture gleicht jeden Code mit der Liste UNTDID 4451 ab. Steht der Code nicht in der Liste, erscheint bei der Ausgabe eine Warnung, die Rechnung wird trotzdem erzeugt. Die Prüfdienste (KoSIT, Mustang, Valitool) lehnen einen fremden Code nicht ab, aber der Empfänger kann ihn nicht deuten. Verwenden Sie deshalb nur Codes aus der Liste, am besten die, die ein Empfänger ausdrücklich nennt.

Die wichtigsten Codes #

Die Liste umfasst 401 Codes, die meisten davon für Transport, Zoll und Spezialfälle. Für Rechnungen aus der Warenwirtschaft sind diese von Bedeutung:

Die vollständige Liste mit allen 401 Codes und ihren englischen Beschreibungen veröffentlicht die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im XRepository: UNTDID 4451, Fassung 4. Xfacture verwendet genau diese Fassung.

Was Sie sonst noch wissen sollten #

• Die Codes gelten für alle Ausgabeformate gleich: XRechnung, ZUGFeRD und UBL/Peppol. In UBL steht der Code als #AAK# vor dem Text, in CII als eigenes Element SubjectCode.
• Ob die Notizen mit den richtigen Codes angekommen sind, zeigt ein Prüfdienst wie PortInvoice in der Ansicht der Rechnung.
• Zu einer Notiz im Profil ZUGFeRD Extended kann zusätzlich ein ContentCode stehen: beginnt der Text der Zeile mit einem Kürzel und Doppelpunkt (zum Beispiel ST3: Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen), wird das Kürzel zum ContentCode. In XRechnung und ZUGFeRD EN 16931 entfällt er.