AE-X-15 PZN im Barcodefeld #

EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft

Im deutschen Pharmahandel wird jede Packung über die PZN (Pharmazentralnummer) identifiziert. Pharmagroßhändler verarbeiten eingehende elektronische Rechnungen vollautomatisch und ordnen jede Rechnungszeile über die PZN einem Artikel in ihrem System zu. Fehlt die PZN oder steht sie nur im Beschreibungstext der Position, wird die Rechnung abgelehnt.

Warum EULANDA® kein PZN-Feld hat #

EULANDA® ist branchenneutral aufgebaut. Der Artikelstamm kennt eine Artikelnummer, eine Herstellerartikelnummer, eine Ersatzartikelnummer und ein Barcodefeld für die GTIN, umgangssprachlich EAN. Ein eigenes Feld für die PZN gibt es nicht, weil sie nur für einen kleinen Teil der Anwender relevant ist.

Betriebe aus dem Pharmaumfeld tragen die PZN deshalb üblicherweise im Barcodefeld des Artikels ein. Genau an dieser Stelle setzt diese Anwendungsempfehlung an.

Was der Rechnungsempfänger erwartet #

EN16931 kennt pro Rechnungsposition genau ein Feld für die standardisierte Artikelkennung: BT-157. Dieses Feld darf nur einmal vorkommen. Eine GTIN und eine PZN gleichzeitig zu senden ist damit ausgeschlossen, unabhängig davon, was im ERP gepflegt ist.

Pharmagroßhändler erwarten in diesem Feld die reine achtstellige PZN:

<ram:SpecifiedTradeProduct>
  <ram:GlobalID schemeID="0160">12345678</ram:GlobalID>
  <ram:SellerAssignedID>4711</ram:SellerAssignedID>
  <ram:Name>Artikelbezeichnung</ram:Name>
</ram:SpecifiedTradeProduct>

Die Kennung 0160 steht im offiziellen Schlüsselverzeichnis für die GTIN, nicht für die PZN. Der Pharmagroßhandel erwartet an dieser Stelle trotzdem die reine PZN, und die üblichen Prüfprogramme beanstanden das nicht, weil sie nur das Vorhandensein der Kennung prüfen, nicht deren Inhalt. Wir liefern deshalb genau das, was die Empfänger verlangen.

Wie das Barcodefeld gelesen wird #

Wie Xfacture das Barcodefeld liest, legt eine Einstellung für den ganzen Mandanten fest. Ab Xfacture 3.110 steht sie in den Einstellungen System unter Erweitert, PZN im Barcodefeld:

Wer fast nur Pharmaartikel führt, nimmt PZN. Wer überwiegend GTIN führt und nur einzelne Artikel mit PZN hat, bleibt auf Standard und kennzeichnet diese Artikel mit dem Merkmal.

Standard mit Merkmal und Barcode setzen EulandaXtools 1.0.387 und Xfacture 3.110 voraus. Mit älteren Fassungen gibt es nur den Mischbetrieb, und das Merkmal wird nicht beachtet.

Die Einstellung steht in der SQL-Registry unter

\Modules\Grundwerte\Xfacture

als Zeichenfolge-Wert PznMixedMode: leer für Standard, Barcode oder PZN. Ältere Versionen von Xfacture haben keinen Dialog dafür; dort wird der Mischbetrieb von Hand mit dem Wert 1 eingeschaltet. Dieser Wert gilt weiter als PZN, ein vorhandener Eintrag muss also nicht geändert werden.

Den Editor der SQL-Registry erreichen Sie auf zwei Wegen:

• über die Systemverwaltung und dort den Punkt SQL-Registry
• über den SQL-Designer, den Sie im rechten Mausmenü des Startmenüs von EULANDA® finden

Nach der Änderung muss EULANDA® neu gestartet werden, siehe AE-X-08.

Einzelne Artikel kennzeichnen (Merkmal) #

Im Artikelstamm ist kein freies Feld für die Art der Nummer übrig. Gekennzeichnet wird deshalb über ein Merkmal:

1. Legen Sie im Merkmalbaum der Artikel ein Merkmal mit dem Namen PZN im Barcodefeld an. Wo es im Baum steht, spielt keine Rolle, nur der Name muss genau so lauten.
2. Weisen Sie es allen Artikeln zu, deren Barcodefeld eine PZN enthält. Für viele Artikel geht das in einem Schritt über eine Selektion.

Trägt ein Artikel das Merkmal, geht der Wert aus dem Barcodefeld als PZN hinaus. Ein vorangestelltes PZN und Trennzeichen werden entfernt. Die Prüfziffer entscheidet hier nichts mehr, der GTIN-8-Grenzfall (siehe unten) tritt also nicht auf. Stimmt die Prüfziffer nicht, geht die PZN trotzdem hinaus, und EulandaXtools meldet eine Warnung. Hat der Wert keine acht Ziffern, wird er als GTIN ausgegeben, ebenfalls mit Warnung.

Wie der Inhalt erkannt wird #

Steht die Einstellung auf PZN (Mischbetrieb), wird der Inhalt des Barcodefeldes für jede Rechnungsposition einzeln bewertet:

Die PZN besteht aus sieben Stellen Nummernkern und einer Prüfziffer. Die Prüfziffer entsteht aus einem gewichteten Verfahren, das die sieben Stellen von links mit 1 bis 7 multipliziert, aufsummiert und den Rest der Division durch 11 bildet. Nur wenn dieser Rest mit der achten Stelle übereinstimmt, wird der Wert als PZN behandelt.

Der Grenzfall GTIN-8 #

Eine PZN hat acht Stellen. Eine GTIN-8 hat ebenfalls acht Stellen. Die beiden Nummernkreise sind an der Länge also nicht zu unterscheiden, und beide tragen eine Prüfziffer, allerdings nach unterschiedlichen Verfahren.

Das führt zu einer unvermeidbaren Überschneidung: rund jede elfte gültige GTIN-8 erfüllt zufällig auch die Prüfregel der PZN. Ein Beispiel ist der Wert 10000076, der beide Prüfungen besteht.

Im Mischbetrieb entscheidet Xfacture in diesem Fall bewusst immer zugunsten der PZN. Das ist die richtige Wahl für genau den Betrieb, der den Mischbetrieb überhaupt einschaltet, denn dieser führt Pharmaartikel und keine GTIN-8.

Schalten Sie den Mischbetrieb nicht ein, wenn Sie im Barcodefeld achtstellige GTIN-8 pflegen. Diese würden dann teilweise als PZN ausgegeben. Bleiben Sie in diesem Fall auf Standard und kennzeichnen Sie die PZN-Artikel mit dem Merkmal. Dreizehn- und vierzehnstellige GTIN sind davon nicht betroffen und bleiben in jedem Fall unangetastet.

Was Sie in der Artikelpflege beachten sollten #

1. Tragen Sie die PZN als reine achtstellige Zahl in das Barcodefeld des Artikels ein.
2. Nehmen Sie die PZN aus dem Langtext heraus. Der Empfänger erwartet in der Artikelbezeichnung ausschließlich den Namen des Artikels, siehe AE-X-02.
3. Prüfen Sie, dass die Artikelnummer gepflegt ist. Sie wird als Artikelkennung des Verkäufers zusätzlich übergeben.
4. Denken Sie daran, dass die Rechnungsposition den Stand des Barcodefeldes zum Zeitpunkt der Rechnungsschreibung übernimmt. Bereits geschriebene Rechnungen ändern sich durch eine spätere Pflege des Artikelstamms nicht.

Einschränkungen #

• Pro Rechnungsposition kann entweder eine PZN oder eine GTIN übergeben werden, niemals beides.
• Die Einstellung gilt für den gesamten Mandanten, das Merkmal je Artikel. Eine Einstellung je Kunde gibt es bewusst nicht: Ob im Barcodefeld eine PZN oder eine GTIN steht, ist eine Eigenschaft des Artikels, nicht des Rechnungsempfängers. Ein Artikel mit PZN im Barcodefeld kann auch keinem Kunden eine GTIN liefern, weil das Feld nur eine Nummer hält.
• Positionen ohne Artikelbezug, also reine Textzeilen, erscheinen nicht als Rechnungsposition in der elektronischen Rechnung. In den Standardmasken von EULANDA® entstehen solche Zeilen im Regelfall gar nicht.

Manche Empfänger, gerade im Pharmagroßhandel, erwarten eine lückenlos fortlaufende Positionsnummer beginnend bei 1. Falls in einem Beleg doch einmal Lücken auftreten, lassen sie sich vor dem Erzeugen der elektronischen Rechnung im Auftrag über Aktionen und dort Positionen neu nummerieren schließen.

Ausblick #

Mischbetrieb und Merkmal sind tragfähige Zwischenlösungen, aber sie bleiben eine Auslegung eines Feldes, das ursprünglich für einen anderen Zweck gedacht war. Ein eigenes PZN-Feld im Artikelstamm von EULANDA® ist vorgemerkt. Sobald es zur Verfügung steht, wird die PZN ohne Umweg und ohne Erkennungslogik übergeben, und Mischbetrieb und Merkmal entfallen. Ein Zeitpunkt dafür steht noch nicht fest.