AE-X-28 Sammelrechnung: Bestellung und Lieferschein je Position #
EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft
Eine Sammelrechnung fasst mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammen, und jeder Lieferschein kann aus einem anderen Auftrag stammen, mit einer eigenen Bestellnummer des Kunden. Im Kopf der E-Rechnung ist aber nur Platz für eine Bestellnummer (BT-13) und einen Lieferschein (BT-16). Der Empfänger, oft ein Unternehmen mit SAP oder einer anderen großen Warenwirtschaft, kann die Positionen dann nicht seinen Bestellungen zuordnen.
Ab EulandaXtools 1.0.408 trägt jede Position einer Sammelrechnung ihre eigene Bestellung, ihren Auftrag und ihren Lieferschein. Xfacture muss dafür nicht neu installiert werden, es genügt Xfacture – Auffrischen im Hilfe-Menü.
Was als Sammelrechnung gilt #
Eine Rechnung, deren Positionen aus mehr als einem Lieferschein oder mehr als einem Auftrag stammen. Auch ein einzelner Lieferschein kann mehrere Aufträge bündeln; dann zählt die Bestellnummer des jeweiligen Auftrags. Jede andere Rechnung bleibt genau wie bisher, es kommt nichts hinzu.
EULANDA® kennt die Herkunft jeder Position von selbst: Die Rechnungsposition weiß, aus welchem Lieferschein sie stammt, und der Lieferschein, aus welchem Auftrag. Am Auftrag stehen die Bestellnummer und das Bestelldatum des Kunden. Zu pflegen ist nichts weiter, nur die Bestellnummer im Auftrag, wie bei jeder Rechnung (AE-X-27 Vom Auftrag zur E-Rechnung).
Was die E-Rechnung zeigt #
Nicht jedes Format hat dafür Felder. Die Norm EN 16931 sieht an der Position keine eigene Bestell- oder Lieferscheinnummer vor, nur ZUGFeRD EXTENDED bildet alles strukturiert ab:
| Angabe je Position | ZUGFeRD EXTENDED | ZUGFeRD EN 16931, XRechnung, Peppol (UBL) |
|---|---|---|
| Bestellnummer des Kunden mit Datum | eigenes Feld | als Objektkennung (BT-128, Kennung „ON“) und im Text |
| Positionsnummer in der Bestellung | eigenes Feld (BT-132) | BT-132, aber nur, wenn die Position zur Bestellung im Kopf gehört |
| Ihre Auftragsnummer | eigenes Feld | im Text |
| Lieferscheinnummer mit Datum | eigenes Feld | im Text |
Der Text steht in der Notiz der Position (BT-127), zum Beispiel:
Bestellung 4711 vom 01.10.2026, Auftrag 20261234, Lieferschein 20263456 vom 03.10.2026
Jeder Mensch und jeder Viewer liest ihn; eine Warenwirtschaft wertet ihn aber nicht zuverlässig aus. Die Bestellnummer in BT-128 dagegen kann ein Programm lesen. Trägt der Artikel eine Zertifizierung (AE-X-26), steht sie in derselben Notiz dahinter, denn die Norm erlaubt je Position nur eine.
Die Sichtkopie zeigt die Herkunft unter dem Artikeltext jeder Position, in allen Formaten.
Welches Format für den Empfänger #
Fragen Sie Ihren Kunden, was sein System einlesen kann:
- ZUGFeRD EXTENDED: Dann bekommt er alle Angaben je Position in eigenen Feldern. Das ist der Standard von Xfacture.
- Sonst ZUGFeRD EN 16931, XRechnung oder Peppol: Dann genügen ihm hoffentlich die Bestellnummer in BT-128 und der Text in BT-127. Mehr lässt die Norm nicht zu.
- Hat er eine Peppol-ID, stellt Xfacture die Rechnung direkt über das Peppol-Netz zu (Peppol Billing 3.0).
Verlangt ein Empfänger etwas anderes, lässt sich das über ein Empfängerprofil einstellen. Will er die Angaben an jeder Position, auch bei einer Rechnung aus nur einem Auftrag, schaltet das Profil sie dafür ein (Einstellung „Herkunft je Position“, ab Xfacture 3.130 mit EulandaXtools 1.0.409).
Die Bestellnummer im Kopf #
Den Kopf lässt Xfacture, wie er ist: In BT-13 steht die Bestellnummer, die in der Rechnung selbst eingetragen ist. Bei einer Sammelrechnung ist das meist die des ersten Auftrags. Die Bestellposition (BT-132) einer Position aus einem anderen Auftrag geht deshalb außerhalb von EXTENDED nicht hinaus, sie würde sonst auf die falsche Bestellung zeigen.
Zum Nachlesen #
- Feldübersicht (BT-13, BT-16, BT-127, BT-128, BT-132)
- Leistungsumfang