AE-X-16 Skonto und Zahlungsbedingungen #
EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft
Skonto ist in vielen Branchen selbstverständlich, und auf dem gedruckten Beleg steht die Bedingung meist als gut lesbarer Satz, etwa “10 Tage 3% Skonto, 30 Tage netto Kasse”. In der elektronischen Rechnung zählt dieser Satz jedoch nicht. Dort wird ausschließlich übertragen, was in den Zahlenfeldern des Zahlungsziels hinterlegt ist.
Sind diese Felder leer, enthält die elektronische Rechnung kein Skonto, auch wenn auf dem Papier alles richtig aussieht.
Warum der Zieltext nicht ausreicht #
Der Empfänger einer elektronischen Rechnung liest diese automatisiert ein. Sein System vergleicht die übermittelte Zahlungsbedingung mit dem, was er bei Ihnen als Lieferant hinterlegt hat. Ein Satz in natürlicher Sprache lässt sich dabei nicht auswerten, denn ein Programm kann nicht zuverlässig erkennen, ob “3% bei Zahlung binnen 10 Tagen”, “3 Prozent Skonto/10 Tage” oder “abzgl. 3% Sk.” dasselbe meinen.
Deshalb gilt: Zahlen gehören in die Zahlenfelder. Der Zieltext bleibt ausschließlich für den Ausdruck zuständig.
Typische Rückmeldungen, wenn die Zahlenfelder fehlen:
- “Die Angaben zur Skontierung fehlen.”
- “Zahlungsbedingungen zwischen Lieferant und Rechnung unterschiedlich.”
- Die Rechnung wird zwar importiert, muss beim Empfänger aber von Hand nachbearbeitet werden.
Die Regel BR-DE-18 #
Das europäische Datenmodell EN16931 kennt kein eigenes strukturiertes Feld für Skonto. Es gibt lediglich das Feld BT-20 für die Zahlungsbedingungen, das eigentlich für freien Text gedacht ist. Damit Skonto trotzdem maschinell verarbeitet werden kann, hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für Deutschland eine feste Schreibweise festgelegt. Sie steht in der Spezifikation XRechnung als Geschäftsregel BR-DE-18 und ist mit der Stufe fatal bewertet, ein Verstoß führt also zur Ablehnung.
Aufbau einer Skontoangabe:
#SKONTO#TAGE=10#PROZENT=3.00#
#SKONTO#TAGE=20#PROZENT=2.00#
| Regel | Bedeutung |
|---|---|
#SKONTO# | jede Angabe beginnt mit diesem Segment |
TAGE=n | Anzahl der Tage ab Rechnungsdatum |
PROZENT=n | Skontosatz, ohne Vorzeichen, mit Punkt und zwei Nachkommastellen |
BASISBETRAG=n | nur nötig, wenn sich das Skonto nicht auf den vollen fälligen Betrag bezieht |
| Schreibweise | ausschließlich Großbuchstaben, keine Leerzeichen, jede Angabe in einer eigenen Zeile |
Diese Zeichenfolge müssen Sie nicht selbst eintippen. Xfacture erzeugt sie automatisch aus den Zahlenfeldern des Zahlungsziels. In EULANDA® ist der volle Bruttobetrag skontierfähig, deshalb entfällt das Segment BASISBETRAG regelmäßig.Wo die Werte in EULANDA® stehen #
Die Zahlungsbedingung wird an zwei Stellen gepflegt.
1. Im Zahlungsziel (Stammdaten)
Der Dialog ist in drei Spalten aufgebaut:
| Ziel Netto | Ziel 1 | Ziel 2 | |
|---|---|---|---|
| Tage | 30 | 10 | leer |
| Skonto | (kein Eingabefeld) | 3,00 | leer |
Darunter liegt das Feld Zieltext für den Ausdruck.
2. Im Beleg
In der Auftrags- und Rechnungsmaske finden Sie denselben Block unter Zahlungsbedingungen. Er wird beim Anlegen des Belegs aus dem Zahlungsziel des Kunden vorbelegt und lässt sich dort für den einzelnen Vorgang überschreiben. Das Zahlungsziel selbst wird dem Kunden in der Adressverwaltung zugeordnet.
Was in der elektronischen Rechnung ankommt #
| Feld in EULANDA® | Inhalt der elektronischen Rechnung |
|---|---|
| Ziel Netto, Tage | Fälligkeitsdatum BT-9, berechnet aus Rechnungsdatum plus Tage |
| Ziel 1, Tage und Skonto | eine #SKONTO#-Zeile in BT-20 |
| Ziel 2, Tage und Skonto | eine weitere #SKONTO#-Zeile in BT-20 |
| Zieltext | wird nicht übertragen, er erscheint nur auf dem Ausdruck |
Beispiele:
| Eingabe | Ergebnis in BT-20 |
|---|---|
| Netto 30 Tage, Ziel 1: 10 Tage / 3,00 % | #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=3.00# |
| Netto 30 Tage, Ziel 2: 10 Tage / 3,00 %, Ziel 1: 20 Tage / 2,00 % | #SKONTO#TAGE=10#PROZENT=3.00# und #SKONTO#TAGE=20#PROZENT=2.00# |
| Netto 30 Tage, kein Skonto | #SKONTO#TAGE=30#PROZENT=0.00# |
| zahlbar sofort, kein Skonto | keine Angabe, es zählt allein das Fälligkeitsdatum |
| Skonto nur im Zieltext | #SKONTO#TAGE=30#PROZENT=0.00#, der Empfänger sieht kein Skonto |
Ziel 2 ist die kürzere Frist. EULANDA® erwartet die Reihenfolge Ziel 2 kleiner Ziel 1 kleiner Ziel Netto und weist andere Kombinationen ab. Bei zwei Stufen gehört also der höhere Skontosatz mit der kürzeren Frist nach Ziel 2.
Bereits geschriebene Rechnungen #
Ein Beleg speichert die Zahlungsbedingung in dem Zustand, in dem sie beim Erzeugen gültig war. Eine spätere Korrektur der Stammdaten wirkt deshalb ausschließlich auf neue Belege. Eine bereits geschriebene Rechnung lässt sich in diesem Punkt nicht mehr nachträglich richtigstellen, auch nicht durch erneutes Erzeugen der elektronischen Rechnung.
Für die Korrektur einer bereits versendeten Rechnung gehen Sie so vor:
- Zahlungsziel in den Stammdaten korrigieren, also Tage und Prozent in die Zahlenfelder eintragen.
- Zur betroffenen Rechnung eine Gutschrift erzeugen.
- Den zugehörigen Auftrag kopieren oder weitererfassen und daraus eine neue Rechnung schreiben.
Die korrigierte Rechnung erhält dabei zwangsläufig eine neue Rechnungsnummer. Eine Rechnungsnummer wird in EULANDA® nie erneut vergeben. Stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrem Kunden ab, damit dieser Gutschrift und Neurechnung einander zuordnen kann.
Empfehlung für die Praxis #
- Prüfen Sie alle Zahlungsziele in den Stammdaten daraufhin, ob ein im Zieltext genanntes Skonto auch in den Zahlenfeldern steht.
- Halten Sie Zieltext und Zahlenfelder inhaltlich deckungsgleich. Ein Text, der 3 % verspricht, während die Felder leer sind, führt beim Empfänger zu Rückfragen.
- Denken Sie daran, dass die Umstellung nur für neu geschriebene Belege gilt.
- Prüfen Sie im Zweifel eine erzeugte Rechnung mit einem Validierungsdienst, siehe die Hinweise in der Einführung zu diesem Kapitel.