AE-X-27 Vom Auftrag zur E-Rechnung #

EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft

Was in der E-Rechnung steht, entsteht schon im Auftrag. EULANDA® reicht Bestellnummer, Lieferadresse, Positionen und Steuerschema über den Lieferschein bis in die Rechnung weiter, und Xfacture schreibt daraus die E-Rechnung. Was im Auftrag fehlt, fehlt später auch in der E-Rechnung. In der fertigen Rechnung lässt sich vieles nicht mehr nachtragen, und eine schon versandte E-Rechnung ist ein Beleg, den Sie nur noch stornieren oder korrigieren können.

Im Folgenden gehen wir den Weg einmal durch: was bei jedem Auftrag dazugehört, was sich nach dem Ziel der Lieferung ändert (Inland, EU, Drittland) und was Sie je Rechnung tun, bevor sie hinausgeht.

Bei jedem Auftrag #

Das Liefer- oder Leistungsdatum (BT-72) setzt EULANDA® selbst aus dem Datum des Lieferscheins, sonst aus dem Rechnungsdatum.

Inland, EU oder Drittland #

Wohin die Ware geht und wo der Kunde sitzt, bestimmt das Steuerschema an der Adresse. Xfacture bildet jedes Schema fest auf eine Steuerkategorie der Norm ab (AE-X-14 Steuerbefreiung). Ist das Schema falsch gewählt, ist auch die E-Rechnung falsch, selbst wenn alle anderen Angaben stimmen.

Alles außer der normalen Inlandsrechnung mit Umsatzsteuer stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab, auch jede steuerfreie Rechnung im Inland. Ob eine Lieferung steuerfrei ist, wo eine Leistung als erbracht gilt und welcher Text auf die Rechnung gehört, hängt vom einzelnen Fall ab. EULANDA® und Xfacture bieten die Werkzeuge dafür, die Steuerschemata, die Kategorien der Norm und das Feld für den Pflichttext, und weisen auf die Fälle hin. Die steuerliche Beurteilung können sie Ihnen nicht abnehmen.

Die Tabelle gilt für Warenlieferungen. Bei einer Dienstleistung an ein Unternehmen im Ausland, etwa Beratung, Wartung oder Software-Erstellung, gilt die Leistung in der Regel dort als erbracht, wo der Kunde sitzt, auch wenn Sie sie in Deutschland ausführen; in der EU schuldet dann der Kunde die Steuer. Dafür gibt es in EULANDA® noch kein eigenes Steuerschema, und das Schema für die EU schreibt in die E-Rechnung immer die Kategorie der Warenlieferung. Berechnen Sie Ware und Leistung deshalb in getrennten Aufträgen und klären Sie die Rechnung für die Leistung mit Ihrem Steuerberater.

Zum Befreiungsgrund: Ohne eigenen Rechnungstext setzt Xfacture einen englischen Standardtext ein. Besser ist ein eigener Text im Steuerschema, etwa „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“ für die EU und „Steuerfreie Ausfuhrlieferung“ für das Drittland; den genauen Wortlaut stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab. Wie Sie ihn hinterlegen, steht in AE-X-14 Steuerbefreiung.

Zur Pflicht: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt in Deutschland nur zwischen Unternehmen, die beide im Inland sitzen. Kunden in der EU oder im Drittland bekommen die Rechnung in der Form, die sie annehmen. Ein ZUGFeRD-PDF ist dabei nie verkehrt, weil jeder es auch als PDF lesen kann.

Zolltarif und Ursprung: Die Felder Warennr. und Ursprungsland sehen Sie im Artikel erst, wenn das Feature „Intrastat-Felder im Artikelstamm“ eingeschaltet ist. Xfacture schreibt sie nur, wenn sie gepflegt sind.

Sonderfälle im Inland #

Auch im Inland ist jede Rechnung ohne Umsatzsteuer eine Sonderform, die Sie im Einzelfall mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Je Rechnung, bevor sie hinausgeht #

Anlagen. Verlangt der Kunde einen Arbeitszeitnachweis, Stundenzettel, ein Aufmaß oder Fotos, legen Sie die Dateien vor der Ausgabe in den DMS-Ordner Annex der Rechnung. Xfacture bettet alles daraus in die E-Rechnung ein. Was erst nach der Ausgabe dazukommt, fehlt darin. Erlaubt sind PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX und ODS mit zusammen höchstens 15 MB, siehe AE-X-20 Anlagen in der XRechnung.

Abschläge und Schlussrechnung. Schreiben Sie Abschläge über die Abschlagsverwaltung, nicht als normale Rechnungen mit einer Abzugsposition am Ende. Nur dann erkennt Xfacture die Abschläge, gibt jedem den richtigen Belegcode und führt in der Schlussrechnung jeden abgezogenen Abschlag mit Nummer, Datum, Entgelt und Steuer auf. Der Weg Schritt für Schritt steht im Kapitel Abschlagsrechnungen, die E-Rechnung dazu in AE-X-23 Abschlag und Schlussrechnung.

Gutschriften. Eine Gutschrift ist nicht gleich eine Gutschrift. Welche Art Sie wählen, entscheidet über den Code in der E-Rechnung:

Wann welcher Weg der richtige ist und wie er in EULANDA® entsteht, steht im Kapitel Gutschriften.

Notizen für diesen einen Beleg. Manche Empfänger verlangen je Beleg einen eigenen Hinweis, etwa ein Kennzeichen für Bonus- oder Kostenrechnungen. Den tragen Sie im Beleg mit F9 als Zeile CODE: Text ein; er geht den festen Notizen an der Adresse vor. Eine feste Notiz schalten Sie für diesen Beleg mit einer Zeile nur aus Code und Doppelpunkt ab, etwa ADU:. Das Datenblatt des Empfängers nennt in seiner Arbeitsliste, was bei ihm je Beleg dazukommt. Welche Codes es gibt: AE-X-21 Codes für Notizen.

Prüfen. Die erste Rechnung an einen neuen Empfänger prüfen Sie kostenlos bei portinvoice.com: Datei hineinziehen, bis ganz nach unten lesen. Ein grüner Haken ohne Fehler heißt, die Rechnung ist gültig.

Nachvollziehen #

Ist das DMS-Archiv eingeschaltet, legt Xfacture neben die archivierte Rechnung die EULANDA-XML (<Name>-eulanda.xml) und die wirksamen Einstellungen (<Name>-settings.txt). Fragt ein Empfänger Monate später, warum ein Feld so in der Rechnung stand, sehen Sie dort, welche Daten aus EULANDA® kamen und welches Profil und welche Notizen galten. Die archivierte Rechnung selbst bleibt unverändert.

Siehe auch #

• AE-X-07 Lieferanschrift abweichend
• AE-X-14 Steuerbefreiung
• AE-X-20 Anlagen in der XRechnung
• AE-X-21 Codes für Notizen
• AE-X-23 Abschlag und Schlussrechnung
• Gutschriften (Warenwirtschaft)