Empfängerprofile #

Ab Xfacture 3.125 mit EulandaXtools 1.0.402.

Was in der E-Rechnung steht, legt Xfacture nach einem festen Standard fest: alle Angaben, die EULANDA® hat und die das Format erlaubt, geprüft gegen die Norm und die Prüfer. Dieser Standard ist in diesem Handbuch beschrieben, die Feldübersicht zeigt Feld für Feld, woher jede Angabe kommt.

Manche Empfänger wollen trotzdem etwas anders haben, etwa einen anderen Code für den Rechtstext, Stornos als Gutschrift oder die Mitgliedsnummer an einer bestimmten Stelle. Solche Abweichungen regelt ein Empfängerprofil. Es wird an der Adresse des Empfängers gewählt und gilt nur für ihn.

Was ein Profil festlegt #

Ein Profil legt nur fest, was vom Empfänger abhängt:

Dazu kann ein Profil feste Notizen mitbringen, die ein Empfänger in jeder Rechnung verlangt, etwa einen bestimmten Hinweis mit dem Code AAK. Sie gehen in jede Rechnung an Adressen mit diesem Profil, genau wie die festen Notizen der Adresse; bei gleichem Code gilt die speziellste: die Notiz der Rechnung (F9), dann die der Lieferadresse, dann die der Rechnungsadresse, dann die des Profils (ab Xfacture 3.126; davor ging das Profil der Adresse vor, und die Lieferadresse zählte nicht). Eine Zeile CODE: ohne Text an der Adresse nimmt eine Notiz des Profils weg.

Alles andere bleibt, wie Sie es eingestellt haben: Bankverbindung, Briefkopf, E-Mail, Betreff, Ausgabeordner. Auch das Gutschriftverfahren (389), die Belegcodes Abschlag und PZN im Barcodefeld bleiben in den Einstellungen System: Sie beschreiben Ihr Geschäft und gelten für alle Empfänger gleich.

Die Werte im Einzelnen #

Kennung des Kunden: Ob die Kennung des Käufers aus dem Debitorenkonto oder dem Matchcode kommt, legt ab Xfacture 3.126 nicht mehr das Profil fest, sondern die Systemeinstellung Kennung des Kunden: Es ist Ihre eigene Nummer und hängt davon ab, wie Sie Ihre Adressen pflegen, nicht vom Empfänger.

Rechtstext-Code: Der Rechtstext aus den systemweiten Einstellungen (Firma, Geschäftsführer, Registergericht, USt-IdNr., Bank) steht in jeder E-Rechnung als Notiz, mit einem Code aus der Liste UNTDID 4451. Standard ist REG (Angaben aufgrund gesetzlicher Vorschriften), so wie es die Beispieldateien des ZUGFeRD-Forums verwenden. Eurobaustoff zum Beispiel liest unter REG nur eine WEEE-Nummer und verlangt AAI (allgemeine Information). Der Text selbst bleibt gleich, nur der Code wechselt. Welche Codes es gibt, steht in AE-X-21 Codes für Notizen.

Gutschriften (381): Gilt für Gutschriften ohne Bezug auf eine eigene Rechnung (Bonus, Kulanz). Positive Beträge (Standard) ist die Konvention der EN 16931, die Richtung drückt der Belegcode 381 aus. Negative Beträge ist das Altverhalten für einzelne Empfänger; es läuft aus, die Revision der Norm lässt ab 2027 keine negativen Gutschriften mehr zu. Hintergrund in AE-X-18 Gutschriften mit positiven Beträgen.

Korrekturrechnungen (384): Gilt für Storno und Korrektur. Differenz negativ (Standard): Der Beleg trägt die Differenz zur Ursprungsrechnung, Mengen und Summen negativ, Preise positiv, so wie es die Norm und die Beispiele des FeRD vorsehen. Neufassung positiv: dieselbe 384 mit positiven Werten, für Empfänger, die sie als berichtigte Fassung lesen (etwa die Deutsche Bahn). Gutschrift 381 (Altverhalten): Storno und Korrektur gehen wie bis Oktober 2026 als Gutschrift 381 mit positiven Beträgen und Bezug hinaus, für Empfänger, die nur 381 annehmen (etwa PHOENIX, siehe AE-X-19). Die drei Formen sind in AE-X-24 Storno-Rechnung beschrieben.

Mitgliedsnummer: Verbände und Zentralregulierer wie hagebau oder Eurobaustoff wollen die Nummer ihres Mitglieds strukturiert in der Rechnung, nicht im Text. Die Nummer tragen Sie an der Adresse des Mitglieds ein (Erweitert, Xfacture, Mitgliedsnummer); das Profil sagt, wo sie hingehört. Genommen wird die Nummer der Lieferanschrift, bei der Käuferreferenz ersatzweise die der Rechnungsadresse. Fehlt eine Nummer, die das Profil verlangt, bricht die Ausgabe mit dem Namen der Adresse ab.

XML-Kommentare: Standard ist eine Datei ohne jeden Kommentar. Mit Kommentaren trägt die Datei einen Kopfblock mit Erzeuger und Datum, die Entscheidungen des Exports (Profil, Steuerbehandlung, welche Kennungen vorlagen) und Hinweise zu den Feldern der Norm. Prüfer und Empfängersysteme lesen Kommentare nicht; sie helfen nur dem, der die Datei von Hand ansieht.

Standard und eigene Profile #

Jede Adresse ohne eigenes Profil bekommt das Standardprofil, also die Spalte “Standard” der Tabelle oben. Damit ist die E-Rechnung rechtskonform, vollständig und besteht die Prüfung auf portinvoice.com.

Verlangt ein Empfänger in seinem eigenen Leitfaden (Guide) etwas anderes, braucht er ein eigenes Profil. Empfängerprofile sind eine Leistung von EULANDA® und werden auf Anfrage erstellt. Zu jedem Profil gehört ein Datenblatt: Es sagt Feld für Feld, was der Empfänger verlangt, wo Sie es in EULANDA® eintragen und was einmal zu pflegen ist. Ein Profil heißt nach dem Empfänger und einer laufenden Nummer, etwa hagebau-01; die Nummer unterscheidet Varianten, wenn ein Empfänger von verschiedenen Lieferanten Verschiedenes verlangt.

Profil einrichten #

1. Sie erhalten das Profil als Datei mit der Endung .cnreg, etwa EULANDA-Xfacture-hagebau-01-Profil.cnreg.
2. Importieren Sie die Datei in die SQL-Registry von EULANDA®. Das Profil liegt dann unter \Modules\Grundwerte\Xfacture\Profiles\hagebau-01 und gilt für alle Arbeitsplätze dieses Mandanten.
3. Öffnen Sie die Adresse des Empfängers, Menü Erweitert, Xfacture, und wählen Sie unter Empfängerprofil das Profil. Steht dort “Standard”, gilt das Standardprofil.

Arbeiten Sie mit mehreren Mandanten, importieren Sie das Profil in jeden Mandanten, der den Empfänger beliefert.

Ändert der Empfänger seinen Leitfaden, bekommen Sie eine neue Fassung des Profils und des Datenblatts. Importieren Sie die neue Datei wie oben; die Auswahl an der Adresse bleibt.

Vorrang #

Was ein gewähltes Profil festlegt, gilt vor allen anderen Einstellungen. Die Felder dafür stehen deshalb nicht mehr in den Dialogen von System und Adresse.

Ältere Einstellungen bleiben erhalten. Wer vor Xfacture 3.125 zum Beispiel an einer Adresse den Rechtstext-Code AAI oder im System negative Gutschriften eingestellt hat, bekommt sie weiter, solange an dieser Adresse kein Profil gewählt ist. Das Speichern der Dialoge löscht diese Werte nicht. Wählen Sie an der Adresse ein Profil, gilt nur noch das Profil.

Prüfung vor jeder Ausgabe #

Bevor Xfacture eine E-Rechnung mit Profil erzeugt, prüft es das Profil. In diesen Fällen bricht die Ausgabe mit einer Meldung ab, statt eine Rechnung zu erzeugen, die der Empfänger ablehnen würde:

• Das an der Adresse gewählte Profil liegt nicht in der Datenbank: Importieren Sie die Profildatei oder wählen Sie ein anderes Profil.
• Das Profil braucht eine neuere Fassung von Xfacture oder EulandaXtools: Bringen Sie Xfacture auf den aktuellen Stand (bei EulandaXtools genügt Hilfe → Xfacture - Auffrischen).
• Das Profil hat ein Format oder eine Einstellung, die diese Xfacture nicht kennt: Auch hier hilft das Update.

Was der Support sieht #

Welches Profil galt und woher jeder Wert kam, steht nach jeder Ausgabe in der Datei %TEMP%\xfacture\settings.txt, etwa so:

Rechnung 20261234, Profil hagebau-01 2026-10-30/5

Format             Zugferd            Profil hagebau-01 2026-10-30/5
CreditNoteAmounts  positive           Profil hagebau-01 2026-10-30/5
LegalNoteCode      REG                Profil hagebau-01 2026-10-30/5
SelfBilling        0                  Standard

Dieselbe Übersicht zeigt die Simulation in den Einstellungen System, ohne dass etwas ausgegeben wird. In der EULANDA-XML, die Xfacture als Zwischenschritt erzeugt, stehen Profil und Fassung unter METADATA/PROFILE und METADATA/PROFILEREVISION. In die E-Rechnung selbst gehen diese Angaben nicht.