Leistungsumfang #
Xfacture macht aus jeder Rechnung der EULANDA®-Warenwirtschaft eine elektronische Rechnung nach EN 16931 und stellt sie auf dem Weg zu, den der Empfänger verlangt. Dahinter steckt mehr als ein Export: Xfacture kennt die Belegarten der Warenwirtschaft, rechnet Abschläge richtig ab, nimmt Anlagen aus dem Dokumentenmanagement mit und prüft das Ergebnis, bevor es hinausgeht.
Diese Seite zeigt auf einen Blick, was Xfacture kann. Was nicht geht, steht ebenso offen auf der Seite Einschränkungen.
Formate #
| Format | Wofür | Profil |
|---|---|---|
| ZUGFeRD (Factur-X) | B2B, lesbares PDF mit eingebetteter XML | EXTENDED nach ZUGFeRD 2.x, das umfangreichste Profil |
| XRechnung | Öffentliche Auftraggeber in Deutschland | XRechnung 3.0 (CII) |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Europaweit, über das Peppol-Netzwerk | UBL 2.1 |
- Das Format wird systemweit festgelegt und kann je Kunde abweichen. Die Behörde bekommt XRechnung, der Großhändler Peppol und alle anderen ZUGFeRD, aus derselben Rechnung.
- Vor dem Versand prüft Xfacture die XML gegen das Schema des Profils und bricht bei einem Fehler mit Klartext ab, statt eine fehlerhafte Rechnung zu verschicken.
- Alle Ausgaben werden laufend gegen das Validierungsportal portinvoice (KoSIT-Regeln) geprüft.
Belegarten #
- Rechnung und Gutschrift, die Gutschrift mit positiven Beträgen und dem richtigen Belegcode (AE-X-18).
- Storno-Rechnung aus der Direktgutschrift mit Zahlungseingang, mit Bezug auf die stornierte Rechnung, damit der Empfänger sie zuordnen kann (AE-X-24).
- Korrekturrechnung mit Bezug auf die Ursprungsrechnung.
- Abschlagsrechnung und Schlussrechnung aus der Abschlagsverwaltung, mit den Belegcodes für den Bau (875/877) oder allgemein (326/380). Die Schlussrechnung führt die Abschläge mit ihrer Steuer auf, zieht sie ab und weist den Restbetrag aus, so wie es das BMF für die E-Rechnung verlangt. Das Formular der Schlussrechnung geht als Anlage mit (AE-X-23).
- Anzahlungsrechnung über eine noch nicht erbrachte Leistung (Belegcode 386).
Positionen #
- Artikelnummer, Kunden-Artikelnummer, GTIN oder PZN für den Pharmagroßhandel (AE-X-15).
- Seriennummern und Chargen je Position, bei Chargen mit Menge und Ablaufdatum, in ZUGFeRD EXTENDED zusätzlich in eigenen Feldern (AE-X-25).
- Rabatte auf Position und Beleg, mehrere Steuersätze in einer Rechnung.
- Steuerbefreiungen mit Code und Begründung: § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers), innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Umlagen (AE-X-14).
Kopf, Zahlung und Texte #
- Leitweg-ID für Behörden, mit Prüfung über das Adressmenü.
- Abweichende Lieferanschrift, Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Projektreferenz.
- Mehrere Bankverbindungen, Zahlungsziel und Skonto.
- Rechtstext aus den Einstellungen, Vortexte und Hinweise mit den Codes der Norm, der Code je Kunde umstellbar für Empfänger mit eigenen Regeln (AE-X-21).
Anlagen #
- Dateien aus dem Ordner Annex im DMS-Ordner der Rechnung gehen als Anlage mit (BG-24): Stundennachweise, Aufmaße, Lieferscheine, Fotos. Erlaubt sind PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX und ODS bis 15 MB (AE-X-20).
Zustellung #
Eine Ausgabe kann mehrere Wege zugleich bedienen:
| Weg | Was passiert |
|---|---|
| Datei | Ablage in einem frei wählbaren Ordner, Dateiname über eine Maske mit Platzhaltern |
| DMS-Archiv | Ablage im Dokumentenmanagement der Rechnung |
| Versand an die Rechnungsadresse des Kunden, mit oder ohne Dialog | |
| Peppol | Direkte Zustellung über einen Peppol-Zugangspunkt, mit Sandbox zum Testen |
| DATEV | Übergabe an DATEV Belegtransfer (AE-X-10) |
| Yuki | Übergabe an die Buchhaltung Yuki |
E-Mail über jeden gängigen Weg:
- Microsoft 365 (Graph): als angemeldeter Benutzer oder als Dienst, auch von einem gemeinsamen Postfach wie rechnung@.
- Outlook (OLE): über das installierte Outlook, auf Wunsch von einer Firmenadresse statt vom persönlichen Konto.
- SMTP und MAPI (zum Beispiel eM Client oder Tobit).
Betreff und Mailtext kommen aus den Einstellungen oder aus dem Formular, mit Platzhaltern wie Rechnungsnummer und Kundenname und mit der E-Mail-Signatur der Warenwirtschaft.
Formulare #
- Das PDF der ZUGFeRD-Rechnung entsteht aus dem Formular der Warenwirtschaft, eigene Formulare für Abschlags- und Schlussrechnung sind möglich.
- Briefkopf wählbar, auch ohne Briefkopf für Vordruckpapier.
Ausgabe im Alltag #
- Einzeln aus der Rechnung, mit Dialog zur Kontrolle.
- In Serie über die Trefferliste: hunderte Rechnungen am Stück, ohne Rückfrage. Am Ende zeigt ein Protokoll jede Rechnung als erzeugt, mit Hinweis oder mit Fehler, und die Serie läuft bei einem Fehler weiter.
- Hinweise auf Auffälligkeiten erscheinen nach der Ausgabe, damit eine Rechnung nicht unbemerkt anders hinausgeht als gedacht.
Ansehen und prüfen #
- XRechnung anzeigen: zeigt eine XRechnung, eine ZUGFeRD-PDF (die eingebettete XML wird dafür ausgelesen) oder die Rohdaten aus EULANDA® als lesbare Rechnung im Browser.
- Feldübersicht: zeigt für jede Nummer der Norm, aus welcher Maske und welchem Feld der Wert kommt (Feldübersicht).
- Support-Ordner: alle Dateien der letzten Ausgabe auf einen Klick, für Rückfragen.
Betrieb #
- Auffrischen: neue Fassungen der E-Rechnung kommen mit einem Klick, ohne Neuinstallation und ohne Neustart von EULANDA®.
- Einstellungen systemweit und je Kunde, mit Feldhilfe und Standardwerten (Einstellungen System, Einstellungen Kunde).
Ehrlich gesagt #
Xfacture erzeugt die E-Rechnung aus den Daten, die in EULANDA® strukturiert vorliegen. Was dort fehlt, kann keine E-Rechnung hinzuerfinden; die Checkliste Installation zeigt, was gepflegt sein muss. Sonderwünsche einzelner Großabnehmer, die über die Norm hinausgehen, lösen wir über Profile. Was Xfacture heute nicht kann, steht auf der Seite Einschränkungen.