Archivierungsschnittstelle #

Überblick #

Das „papierlose Büro“ ist eine Idee, die schon seit über zwanzig Jahren durch unsere Köpfe geistert und deren Verwirklichung wir uns mehr oder weniger erfolgreich nähern. Unbestreitbar ist, dass E-Mail und Dateiformate wie PDF das Papier immer weiter an den Rand drängen, das gedruckte Papier aber immer noch allgegenwärtig ist. Der Bedarf alle Dokumente, ob Papier oder elektronische, sinnvoll zu archivieren besteht nach wie vor. Das Ausdrucken aller E-Mails und PDF-Dateien kann natürlich nicht die Lösung dazu sein.

Hier hat sich schon seit längerem eine eigene Gattung von Software etabliert. Die sog. Dokumenten-Management-Systeme – kurz DMS. Diese Systeme ermöglichen es praktisch alle im Büroalltag aufkommenden Dokumente zu sammeln, nach Bedeutung einzuordnen und mit geringem Aufwand wiederzufinden. Papiere werden eingescannt und der Text darauf vom Computer analysiert (OCR), um später nach dem enthaltenen Text suchen zu können, der E-Mail-Verkehr kann protokolliert und relevante Dokumente ebenfalls archiviert werden etc. DMS-System können sich als virtueller Druckertreiber in Windows einbinden und dadurch quasi jedem Programm, das Drucken kann, die Möglichkeit geben Dokumente im DMS abzulegen.

Auf diese Weise lässt sich auch EULANDA in solch ein System einbinden.

Dieses Vorgehen erfordert allerdings eine Umstellung bei der Bedienung einhergehend mit einem gewissen Grad an Komfortverlust. Daneben birgt sie auch einige Fallstricke. Der Druckprozess muss eventuell doppelt durchgeführt werden – einmal das Original und einmal fürs Archiv. Der Archivdruck kann versehentlich vergessen werden. Das DMS kann die ganz genaue Bedeutung eines Dokuments nicht immer zweifelsfrei erkennen und es sind Benutzereingaben erforderlich (Verschlagwortung) usw.

EULANDA bietet natürlich die Möglichkeit spezielle Menüpunkte programmieren zu lassen, die den Druck automatisieren oder die Formulare anzupassen, um besser vom DMS verarbeitet werden zu können. Bei den etwa einhundert Standardformularen, die EULANDA mitbringt kann der Einrichtungsaufwand erheblich sein.

Über unsere flexible DMS-Schnittstelle wird der Einrichtungsaufwand deutlich reduziert, es sind keinerlei Änderungen an bestehenden Formularen notwendig und im Regelfall muss der Anwender sich an keine neue Bedienung gewöhnen.

Leistungsumfang #

Die Hauptfunktion der Archivierungsschnittstelle ist das parallele Ausgeben aller Druckvorgänge in ein archivierbare Dateiformat (PDF bzw. TIFF-Fax), ohne dass an den bestehenden Formularen etwas verändert oder ein spezieller Menüpunkt programmiert werden muss.

Über Filtermechanismen kann sehr fein gesteuert werden, welche Formulare, von welchen Benutzern, PCs etc. archiviert werden sollen (siehe „Filter“).

Neben der reinen Übergabe an externe DMS-System kann die Schnittstelle auch weitere Aufgaben bewältigen.

Anwendungsszenarien #

• Übergabe an DMS Systeme als PDF-Datei inkl. eingebetteter Steuerungsinformationen für das Ziel-DMS-System. Zum Beispiel „InfoOffice“
• Ausgabe von PDF- oder TIFF-Kopien ins Dateisystem zur einfachen Archivierung. Hierbei können Zusatzinformationen, wie Benutzername, Druckdatum oder Formularname mit in das PDF im Klartext eingefügt werden, ohne dass diese im echten Ausdruck sichtbar sind.
• Erzeugung einer Protokolldatei im CSV-Format (Text-Tabellenformat) mit den Kerndaten des Druckvorgangs
• Protokollierung von Druckvorgängen in der SQL-Datenbank
• Aufruf eines Fremdprogrammes oder VB-Skripts nach dem Ausdruck bestimmter Formulare oder gesteuert über weitere Filter

Parallel zum Ausdruck, Mailen oder Faxen kann eine Kopie jedes beliebigen Druckjobs in einem definierbaren Ordner auf dem lokalen Rechner oder einer Netzwerkfreigabe abgelegt werden.

Die Archivkopie wird hierbei direkt aus dem Druck-Zwischenspeicher entnommen. Es erfolgt also kein zusätzlicher Ausdruck. Dies ist zum einen sehr schnell. Zum anderen erhält man wirklich das gleiche Ergebnis, wie beim ursprünglichen Ausdruck. Es werden auch nicht versehentlich im Formular hinterlegte Skripts doppelt ausgeführt, die zu unerwünschten Nebeneffekten führen könnten (Die Ausgabe kann als PDF oder TIFF erfolgen).

Nach Erzeugung der Archiv-Datei kann ein beliebiges Fremdprogramm gestartet werden. Als Parameter können umfangreiche Variablen übergeben werden.

Über Einschluss/Ausschluss-Filter lässt sich steuern welche Berichte archiviert werden sollen

• Benutzer
• OC
• Zielgerät (Vorschau, Drucker, E-Mail)
• Berichtsname
• Objektklasse (Rechnung, Angebot etc.)

Zur automatischen Weiterverarbeitung durch ein angeschlossenes DMS kann in der Archiv-PDF eine Zeile mit zusätzlichen Informationen ausgegeben werden. Hierbei kann über Platzhalter etliche Parameter des Druckjobs zugegriffen werden.

Einrichtung #

Archivierungs-Profil #

Die Einrichtung einer DMS-Übergabe oder einer anderen Funktionalität erfolgt über sog. Archivierungs-Profile. Im Profil wird festgelegt, welche Druckvorgänge (Druckjobs) behandelt werden sollen und was genau nach dem Ausdruck geschehen soll. Also beispielweise, wohin die Archiv-PDF-Datei gespeichert werden soll.

Es können mehrere Profile mit unterschiedlichen Filtern und Ausgabeoptionen hinterlegt werden. Es ist explizit erlaubt, dass derselbe Druckjob von mehreren Profilen verarbeitet wird.

Die Profile-Einstellungen befinden sich in der SQL-Registry unter

\SYSTEM\ReportArchive\Profiles

Zum Erzeugen eines neuen Profils wird dort ein Unterschlüssel angelegt. Der Name des Profils muss mit dem Präfix „user.“ beginnen. Der Editor für die SQL-Registry befindet sich auf der Schnellstartleiste unter „Systemverwaltung“. Hinweise zur Bedienung des Registry-Editors finden sich im Online-Handbuch.

Die Grundeinstellungen werden direkt in diesem Profil-Schlüssel vorgenommen. Eine Liste aller möglichen Einstellungen befindet sich im Anhang.

TIPP

während der Testphase sollte das Trace-Flag 1113 aktiviert werden, um geänderte Einstellungen ohne EULANDA- Neustart testen zu können. (siehe Trace-Flags)

Beispiel 1 - Ausgabe aller Ausdrucker als PDF #

Legen Sie, wie oben beschrieben, ein Profil mit dem Namen „user.Beispiel01“ an und hinterlegen Sie nachfolgende Registry-Werte.

Bei „Active“ handelt es sich um einen Integerwert. Alle anderen Werte müssen als „Zeichenfolge“ angelegt werden.

Filter #

Über Filter kann festgelegt werden, welche Druckjobs über das jeweilige Archivierungsprofil behandelt werden sollen. Filter lassen sich für verschiedene Eigenschaften des Druckjobs anwenden. Sie werden als Liste von zulässigen („Include“) bzw. unzulässigen („Exclude“) Eigenschaftswerden definiert.

Um einen Filter anzulegen wird ein Schlüssel Im jeweiligen Profils angelegt. Hierin kann ein mehrzeiliger Zeichenkettenwert mit dem Namen „INCLUDE“ oder „EXCLUDE“ erzeugt werden.

Jede Zeile enthält einen Eigenschaftswert, der erlaubt oder nicht erlaubt ist.

Verfügbare Filter #

Spezifische DMS-Systeme #

InfoOffice 3.0 #

Die Anbindung erfolgt über PDF-Dateien, die auf den im Netzwerk installierten DMS-Server abgelegt werden. Zu Beginn des PDF-Dokuments werden Kundennummern, Vorgangsnummern, Vorgangsdatum und weitere Informationen in einer für das DMS-System lesbaren Form generiert. Des Weiteren können über sogenannten Dokumenten-IDs Berechtigungen für verschiedene Formulare hinterlegt werden.

Hersteller

Die Übergabe erfolgt über PDF-Dateien.

Starke DMS #

Die Anbindung erfolgt über PDF-Dateien, die in ein Verzeichnis auf dem jeweiligen Arbeitsplatz abgelegt und von der dort installierten Client-Software entgegengenommen werden. Am Anfang des PDF-Dokuments werden Kundennummern, Vorgangsnummern, Vorgangsdatum und weitere Informationen in einer für das DMS-System lesbaren Form generiert.

Hersteller

Registry-Einstellungen #

Beschreibung

Insert userMyReportLog (`
`PrintDate, ReportName, UserName, PcName, Info)`
`Values(`
`GETDATE(),`
`'%job.ReportName%',`
`'%job.Username%',`
`'%job.PcName%',`
`'%job.DokumentName% ausgegeben auf %job.TargetDevice%');

UPDATE dbo.Rechnung`
`SET RechnungGedruckt = 1`
`where id = %job.ObjektId%;

Dim Info, ID`
`Info = "%obj.info%"`
`ID = %job.objectId%`
`MsgBox Info

#dir:C:\temp

C:\temp\archiv.bat
-ADD
"%filename%"

[traceflags]
1113=1
1112=1