Bedienung #

Im Modul Rechnung finden Sie im Menü “Erweitert” die Menüpunkte “Xfacture ausgeben” und “Xfacture ausgeben - ohne Dialog”.

Je nach eingestellter Konfiguration kann die elektronische Rechnung:

• Per E-Mail versendet werden,
• Im Dokumentenmanagementsystem (DMS) archiviert werden,
• Auf dem Desktop oder in einem frei wählbaren Ordner gespeichert werden.

Diese flexible Ausgabeoption ermöglicht eine einfache Integration in bestehende Arbeitsabläufe und stellt sicher, dass Rechnungen den Anforderungen des Auftraggebers entsprechen.

Xfacture ausgeben #

ZUGFeRD bzw. XRechnung ausgeben

Die Standardwerte sind so vor eingestellt, dass das System eine elektronische Rechnung automatisch erstellt – ohne manuelle Eingaben.

Anpassungen für spezielle Anforderungen #

Falls eine XRechnung benötigt wird oder die ZUGFeRD-Rechnung mit internen Rechtsvermerken versehen werden soll, muss der Rechtstext unter “Zubehör/Einstellungen” → “Plugins” → “Xfacture” eingetragen werden.

Archivierung und E-Mail-Versand #

• Ist ein EULANDA-DMS (Dokumentenmanagementsystem) vorhanden und die Option “Archiv” aktiviert, wird das Dokument zusätzlich beim Kunden im Ordner “Xfacture” gespeichert.
• Ist ein E-Mail-System eingerichtet, wird dieses für den Rechnungsversand genutzt.
• Falls in den Einstellungen unter “Zubehör” eine Signatur hinterlegt wurde und im Berichts-Designer die Berichtseigenschaften für den Nachrichtentext definiert sind, wird diese Signatur auch für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet.

Wichtige Hinweise zur E-Mail-Schnittstelle #

Die Kommunikation mit dem E-Mail-System erfolgt über MAPI, SMTP oder lokales Outlook – basierend auf den in EULANDA hinterlegten Einstellungen. Falls Sie bereits PDF-Dateien per E-Mail versenden, wird diese Konfiguration auch für elektronische Rechnungen verwendet.

Achtung: Microsoft hat den klassischen Outlook-Desktop-Client durch das Cloud-basierte „Neues Outlook" ersetzt. Damit ist eine direkte Kommunikation über MAPI mit dem lokalen Outlook-Programm nicht mehr möglich.

Alternativen:

• Thunderbird unterstützt weiterhin MAPI und kann als lokaler E-Mail-Client eingesetzt werden.
• Microsoft Graph API: EULANDA® versendet E-Mails auch über die Azure Cloud via Microsoft Graph API; ab EULANDA® 2026.117 ist das fester Bestandteil des Programms (Provider „Microsoft 365" in den E-Mail-Optionen), ältere Versionen brauchen dafür ein Plugin. Damit werden E-Mails direkt über Ihr Microsoft-365-Konto versendet und erscheinen auch im „Neuen Outlook" unter Gesendete Objekte. Die Einrichtung erfordert eine Konfiguration in Azure (TenantId, ClientId, ClientSecret) durch Ihr IT-Personal; die Schritte im Entra Admin Center stehen unter Microsoft 365 einrichten.

Individuelle Einstellungen #

Änderungen an den Standardvorgaben können:

• Global unter “Zubehör/Einstellungen” → “Plugins” → “Xfacture” vorgenommen werden.
• Kundenspezifisch in der Adressverwaltung über das Menü “Erweitert” angepasst werden.

Dort befindet sich auch die Option zur schematischen Überprüfung der Leitweg-ID.

Vorschau und Versandoptionen #

In den Einstellungen Xfacture kann festgelegt werden:

• Ob vor dem Versand ein E-Mail-Dialog angezeigt wird.
• Ob ein PDF-Viewer beim Speichern der Datei geöffnet wird (nützlich für Einzelausgaben, aber störend bei Serienausgaben).

Für Serienausgaben gibt es deshalb den Eintrag “Xfacture ausgeben – ohne Dialog”.

Xfacture ausgeben – ohne Dialog #

Dieser Eintrag ist für die Serienausgabe über die Trefferliste gedacht (siehe unten). Er nutzt die hinterlegten Standardeinstellungen, unterdrückt aber alle Dialoge: Die E-Mail wird vor dem Versand nicht angezeigt, und es öffnet sich kein PDF-Viewer. Für eine einzelne Rechnung bringt er gegenüber “Xfacture ausgeben” keinen Vorteil. Im Menü steht er trotzdem, weil er nur so auch in den Treffer-Optionen erscheint.

Feldübersicht #

Im Menü Hilfe öffnet der Eintrag Xfacture - Feldübersicht (ab Xfacture 3.106) die Seite Feldübersicht. Dort steht zu jeder BT-Nummer der Norm, wie sie Empfänger in ihren Vorgaben nennen, die Maske und das Feld in EULANDA, aus dem der Wert kommt, und umgekehrt.

Xfacture automatisieren #

Der Eintrag “Xfacture ausgeben – ohne Dialog” steht zusätzlich in den Treffer-Optionen zur Verfügung, um mehrere ZUGFeRD- oder XRechnungen automatisiert auszugeben – auch per E-Mail.

Automatische Verarbeitung mehrerer Rechnungen: #

1. Trefferauswahl aufrufen (eine Liste mit mehreren Rechnungen).
2. Am kleinen Dreieck die Treffer-Optionen öffnen.
3. Die letzte Option “Treffer ermitteln” auswählen.

Mit dieser Funktion lassen sich Rechnungen effizient in größeren Mengen ausgeben, ohne jeden Schritt manuell bestätigen zu müssen.

Treffer ermitteln und ausgeben

Aktionen für alle Treffer durchführen

Wählen Sie nun die Option “Aktionen für alle Treffer durchführen” aus und im Folgedialog dann die “Xfacture ausgeben – Treffer”-Option.

Xfacture ausgeben – Treffer

Hierdurch wird der Menüpunkt, der sich auch im “Erweitert”-Menü befindet, aufgerufen, aber für jeden Treffer automatisch angesteuert. Da die Dialoge hierbei unterdrückt werden, ist diese Ausgabe damit automatisiert.

Fehler und Hinweise in der Serie #

Ab Xfacture 3.112 hält die Serie bei einem Problem nicht mehr an. Jede Rechnung erscheint im Protokoll, das die Klassik am Ende der Serie anzeigt. Dort steht je Rechnung eine von drei Zeilen:

• E-Rechnung erzeugt (grün): Die Rechnung ist fertig und je nach Einstellung versendet.
• Hinweis (orange): Die Rechnung ist erzeugt, aber etwas sollte geprüft werden. Ein Beispiel ist eine Schlussrechnung ohne Projekt, die ohne Abzug der Abschläge hinausgeht.
• Fehler (rot): Diese Rechnung wurde nicht erzeugt. Die Meldung nennt den Grund und meist auch, was zu tun ist. Die Serie läuft mit der nächsten Rechnung weiter, und oben im Protokoll steht die Zahl der Fehler.

Ein Klick auf die Rechnungsnummer im Protokoll öffnet die Rechnung. Beheben Sie die Fehler und geben Sie danach nur diese Rechnungen noch einmal aus, nicht die ganze Serie.

Bei der Ausgabe einer einzelnen Rechnung erscheinen Hinweise und Fehler weiterhin als Meldung am Bildschirm. Bis Xfacture 3.111 gab es nur die Fehler; Hinweise wurden nicht angezeigt.