Einstellungen auf Kundenebene #

Im Gegensatz zu den systemweiten Einstellungen können in diesem Dialog kundenspezifische Abweichungen hinterlegt werden. Die Oberfläche und Optionen ähneln dabei weitgehend der systemweiten Konfiguration.

Die kundenbezogenen Einstellungen befinden sich im Adressen-Modul unter dem Menüpunkt “Erweitert”. Hier lassen sich individuelle Vorgaben für einzelne Kunden festlegen, um spezielle Anforderungen oder unterschiedliche Rechnungsformate zu berücksichtigen.

Einstellungen kundenbezogen

Die kundenspezifischen Einstellungen werden im Kunden-Kontakt mit dem Namen “Xfacture” gespeichert. Alle vorgenommenen Eingaben sind in dessen Karteikarte hinterlegt.

⚠ Wichtiger Hinweis: Ändern Sie die Informationen im Kontakt “Xfacture” nicht direkt. Alle Anpassungen sollten ausschließlich über den dafür vorgesehenen Dialog vorgenommen werden, um die korrekte Funktionsweise sicherzustellen.

Dialog zur Konfiguration #

Kundenspezifische Einstellungen

Neben den systemweiten Einstellungen können Sie im Adressen-Modul unter dem Menüpunkt “Erweitert” für jeden Kunden spezifische Anpassungen vornehmen. Diese individuellen Einstellungen werden im Kundenkontakt mit dem Namen “Xfacture” gespeichert. Bitte nehmen Sie Änderungen ausschließlich über den vorgesehenen Dialog vor und nicht direkt im Kontakt “Xfacture”, um die Integrität der Daten sicherzustellen.

Feldhilfe und Standardwerte #

Die kundenspezifischen Einstellungen verfügen über eine Feldhilfe, die den aktuellen Standardwert aus den systemweiten Einstellungen anzeigt. Da diese Werte von den globalen Einstellungen abhängen, können Sie hier keinen eigenen Standardwert festlegen. Um die Standardwerte einzusehen, fahren Sie mit der Maus über die Feldnamen auf der linken Seite des Dialogs; die entsprechenden Werte werden dann angezeigt.

Formate #

Format #

Wird “Standard” belassen, gilt das Format aus den systemweiten Einstellungen. Unabhängig davon können Sie hier für jeden Kunden eines der vier Formate wählen: ZUGFeRD, ZUGFeRD EN 16931, XRechnung oder UBL (Peppol). Was sie unterscheidet, steht unter Einstellungen auf Systemebene. Legt das Empfängerprofil des Kunden das Format fest, gilt das Profil. Eine Versionswahl gibt es nicht mehr, Xfacture schreibt immer die aktuelle Fassung.

PDF als Anlage (XRechnung, UBL) #

Ab Xfacture 3.132: ob bei XRechnung und UBL die Rechnungs-PDF als erste Anlage im XML mitgeht. Standard übernimmt die Systemeinstellung (Vorgabe Ja), Nein schaltet sie für diesen Kunden ab, etwa wenn sein Rechnungseingang sich an der zusätzlichen PDF stört, Ja schaltet sie ein. Legt das Empfängerprofil des Kunden den Wert fest, gilt das Profil, und Xfacture meldet einen abweichenden Wert hier als Hinweis. Bei ZUGFeRD wirkt die Einstellung nicht.

E-Mail #

Empfänger-E-Mail #

Ist ein E-Mail-System angeschlossen, kann über dieses Feld eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegt werden. An diese Adresse werden dann die XRechnung bzw. die ZUGFeRD-Rechnung versendet. Voraussetzung ist, dass in den systemweiten Einstellungen der Versand über E-Mail aktiviert wurde und auch ein unterstütztes E-Mail-System vorhanden und eingestellt ist.

Welche E-Mail wofür gilt #

An einer Adresse gibt es zwei E-Mail-Felder: die E-Mail der Adresse im Adressen-Modul und die Empfänger-E-Mail hier in den Xfacture-Einstellungen. Sie haben verschiedene Aufgaben:

So kann die E-Mail der Adresse Ihre allgemeine Adresse des Kunden bleiben, etwa info@, und die Rechnungen gehen trotzdem an sein Rechnungspostfach. Tragen Sie das Rechnungspostfach also hier ein, nicht in der Adresse. Die Empfänger-E-Mail als Zustelladresse im XML gilt ab EulandaXtools 1.0.403; davor stand dort die E-Mail der Adresse.

Als Kontaktstelle des Käufers (BT-58) steht in jeder Rechnung an diese Adresse dieselbe E-Mail. Den Namen des Bestellers gibt Xfacture ab EulandaXtools 1.0.403 aus dem Feld „Bestellt durch“ des Auftrags mit (BT-56). Seine eigene E-Mail und sein Telefon kann EULANDA heute nicht mitgeben, denn „Bestellt durch“ ist ein reiner Text ohne Verbindung zu einem Kontakt; dafür gelten die der Rechnungsadresse. Die Norm verlangt keinen persönlichen Ansprechpartner; eine allgemeine Kontaktstelle ist zulässig.

Sonstiges #

Bankverbindung #

Welche Bankverbindung die E-Rechnung dieses Kunden nennt: Standard nimmt die Einstellung des Mandanten, Alle Banken führt jede Bank aus den Grundwerten auf, oder Sie wählen eine bestimmte Bank. So zahlen manche Kunden auf das Konto der Volksbank und andere auf das der Sparkasse, während die Grundeinstellung für alle übrigen gilt.

Briefkopf #

Ab Xfacture 3.123. Der Briefkopf für das PDF der E-Rechnung dieses Kunden: Standard nimmt den Briefkopf aus den Einstellungen System, Wie Formular den Briefkopf des Formulars, auch wenn die Systemeinstellung einen anderen vorgibt (ab Xfacture 3.124), Keiner druckt ohne Briefkopf, oder Sie wählen einen bestimmten Briefkopf von EULANDA®. Das gehört meist zur Bankverbindung: Steht die Bank im Briefpapier, bekommt der Kunde mit der Sparkasse auch das Briefpapier mit der Sparkasse. Dafür legen Sie je Bank einen eigenen Briefkopf an und wählen ihn hier aus.

Leitweg-ID #

Die Leitweg-ID wird benötigt, wenn XRechnungen an Behörden zugestellt werden sollen. Sie bekommen diese von Ihrem Auftraggeber. Sie besteht aus drei Zahlen- und Buchstaben-Kombinationen, wie zum Beispiel: “14-0706085LASUV06-93”.

Das erste Zahlenpaket ist die Grobadressierung, dass zweite die Feinadressierung und das dritte Paket ist eine Prüfziffer.

Jede Rechnung, die an eine Behörde gesendet werden soll, muss eine gültige Leitweg-ID aufweisen.

Im Menü “Erweitert” des Adressen-Moduls gibt es eine Prüfung der Leitweg-ID. Nachdem diese gespeichert wurde, kann geprüft werden, ob diese schematisch korrekt ist.

Die Prüfung erfolgt nicht automatisch, da die Leitweg-Id auch zweckentfremdet werden kann. Es gibt Firmen, die im selben Datenfeld ein gänzlich anderes Schema verwenden.

Mitgliedsnummer #

Ab Xfacture 3.126. Die Nummer, unter der diese Adresse bei ihrem Verband oder Zentralregulierer geführt wird: die Gesellschafternummer eines hagebau-Markts, die Fakturnummer eines Eurobaustoff-Anschlusshauses. Füllen Sie das Feld nur bei solchen Mitgliedern aus, meist bei den Adressen, die Sie im Auftrag als Lieferanschrift wählen.

Von selbst geht die Nummer nirgends hin. Erst das Empfängerprofil des Regulierers legt fest, in welches Feld der E-Rechnung sie kommt, etwa als Käuferreferenz (BT-10) oder als Kennung des Lieferorts (BT-71). Verlangt das Profil sie und fehlt sie an der Adresse, bricht die Ausgabe ab und nennt die Adresse. So geht keine Rechnung hinaus, die der Regulierer ablehnen müsste.

Bisher half man sich bei Eurobaustoff mit der Leitweg-ID oder dem Feld „Bestellt durch“. Mit dem Profil ist das nicht mehr nötig: die Mitgliedsnummer geht vor.

Empfängerprofil #

Ab Xfacture 3.125. Hier wählen Sie, nach welchem Profil die E-Rechnung für diesen Empfänger entsteht: Standard oder ein Profil, das Sie für diesen Empfänger erhalten und in die SQL-Registry importiert haben (etwa hagebau-01). Das Profil legt fest, was vom Empfänger abhängt: Format, Kennung, Rechtstext-Code, Vorzeichen bei Gutschriften und Korrekturrechnungen und XML-Kommentare. Diese Felder stehen deshalb ab 3.125 nicht mehr in diesem Dialog. Was hier vorher eingestellt war, gilt weiter, bis ein Profil gewählt ist. Einzelheiten unter Empfängerprofile.

Steht hinter einem Profil “(nicht importiert)”, ist es an der Adresse gewählt, liegt aber nicht in der Datenbank. Die Ausgabe bricht dann mit einem Hinweis ab, bis die Profildatei importiert ist.

Feste Notizen #

Ab Xfacture 3.125. Notizen mit Code, die in jeder E-Rechnung an diesen Kunden stehen sollen, ohne dass Sie sie bei jeder Rechnung mit F9 eintragen. Eine Zeile je Notiz, in der Form CODE: Text, zum Beispiel:

AAK: Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.

Bis zu neun Notizen. Platzhalter der Rechnung sind erlaubt, etwa %ZielProzent1% oder %FDdd.mm.yyyy:ZielDatum1%; Xfacture löst sie bei jeder Rechnung auf.

In dieses Feld gehören nur Notizen für die E-Rechnung, jede in genau dieser Form: drei Buchstaben als Code, ein Doppelpunkt, dann der Text. Der Code sagt dem Programm des Empfängers, was die Notiz bedeutet, etwa AAK für einen Hinweis auf Entgeltminderungen, REG für regulatorische Angaben, ADU für ein Belegkennzeichen; erlaubt sind nur die Codes der Liste UNTDID 4451 aus AE-X-21 Codes für Notizen. Allgemeine Bemerkungen zum Kunden, Ansprechpartner, E-Mail-Adressen oder Merktexte gehören nicht hierher, denn alles, was hier steht, geht an den Empfänger.

Eine Zeile ohne Code und Doppelpunkt meldet der Dialog beim Speichern und übernimmt sie nicht. Erlaubt ist dagegen der Code mit Doppelpunkt und ohne Text, etwa ADU:; er nimmt eine Notiz weg (siehe unten). Steht eine solche Zeile trotzdem in den gespeicherten Einstellungen, etwa weil der Kontakt „XFacture“ von Hand bearbeitet wurde, bricht die Ausgabe der E-Rechnung mit einer Meldung ab. Ein Code, der nicht in der Liste steht, ergibt eine Warnung; die Rechnung geht dann hinaus, aber der Empfänger kann die Notiz nicht zuordnen.

Die festen Notizen werden nicht in die Rechnung kopiert. Xfacture fügt sie erst beim Erzeugen der E-Rechnung hinzu; in der Rechnungsmaske und unter F9 sehen Sie sie deshalb nicht, wohl aber in der Sichtkopie der E-Rechnung.

Je Code gilt nur eine Notiz, und zwar die speziellste:

1. die Notiz der Rechnung selbst (F9),
2. die festen Notizen der Lieferadresse, also der Adresse des Lieferscheins, wenn sie eigene Xfacture-Einstellungen hat,
3. die festen Notizen der Rechnungsadresse,
4. die Notizen des Empfängerprofils.

Vorrang der Notizen

Das Profil liefert die Vorgabe für alle Kunden dieses Empfängers, die Rechnungsadresse die Ausnahme dieses einen Kunden, die Lieferadresse die Ausnahme für diesen Lieferort und F9 die Ausnahme dieses einen Belegs. Ein typischer Fall für die Lieferadresse ist der Incoterm einer Lieferung ins Ausland: DIN: DAP, Geliefert benannter Ort. einmal an der ausländischen Lieferadresse, und er steht in jeder Rechnung, deren Lieferschein dorthin geht. Notizen der Lieferadresse ab Xfacture 3.126.

Eine Notiz wegnehmen: Eine Zeile nur mit Code und Doppelpunkt, etwa ADU:, nimmt die Notiz dieses Codes weg, die sonst aus dem Profil käme; an der Adresse für alle Rechnungen an diesen Kunden, unter F9 (Zeile mit diesem Code und leerem Text) nur für diesen einen Beleg. Ab Xfacture 3.126 mit EulandaXtools 1.0.403; bis dahin ging das Profil der Adresse vor. Welche Codes es gibt, steht in AE-X-21 Codes für Notizen.

Dateimaske #

Die Dateimaske wird für alle Datei-Ausgaben benutzt. Also für Zwischendateien, PDF oder XML-Dateien. Wird nichts angegeben so wird die Dateimaske “YYYY-MM-DD-$$title$$-$$invoicenumber$$” verwendet. Eine Beschreibung finden Sie im Kapitel der systemweiten Einstellungen.