Kommunikation #

Allgemein #

Einstellungen zur Kommunikation

E-Mail #

Treiber Auswahl

In EULANDA® können Dokumente per E-Mail versendet werden. Es stehen mehrere Übertragungswege zur Auswahl. Der gewählte Weg gilt für den ganzen Mandanten; die Einstellungen zum gewählten Weg erscheinen in einem Rahmen unterhalb der Auswahl.

Der Versand über MAPI #

MAPI (Mail-API) ist die Bezeichnung der Windows-eigenen E-Mail-Schnittstelle (API = Application Programming Interface). Diese Schnittstelle wird auch von anderen Kommunikationssoftware-Herstellern, wie Tobit, unterstützt.

Es wird hierbei das in Windows unter Standard-Apps hinterlegte Mail-Programm verwendet.

Hinweis: Teilweise muss Windows neu gestartet werden bzw. der Benutzer abgemeldet werden, damit die Änderungen in den Windows-Einstellungen Wirkung zeigen.

Anmerkung: Diese Schnittstelle unterstützt keine Textauszeichnungen (Fettdruck etc.). Allerdings erkennen einige Mail-Clients (nicht Outlook), ob es sich um HTML handelt und zeigen den Text entsprechend an.

Es gibt drei MAPI-Einträge: „Simple MAPI" (Standard-Mailprogramm von Windows), „Simple MAPI für Outlook" (abgestimmt auf die Sicherheitsabfragen von Outlook) und „Extended MAPI" (Outlook-Profil des Benutzers). Für alle drei gilt: Ein eigener Absender ist nicht möglich, es sendet immer das persönliche Konto. Wird in der Druckbox der E-Mail-Dialog gewünscht, öffnet EULANDA® das Fenster des Mailprogramms, bei Outlook also das Outlook-Fenster.

PowerShell-Plugins (zum Beispiel Xfacture) behandeln alle drei Einträge als Simple MAPI: Nach dem EULANDA®-Dialog wird still versendet; ist Outlook das Standard-Mailprogramm, erscheint dessen Sicherheitsabfrage mit Countdown. Soll eine Firmenadresse als Absender erscheinen, wählen Sie „Outlook (OLE Scripting)" oder „Microsoft 365".

Outlook (OLE Scripting) #

Dient ausschließlich zum Ansteuern des in Microsoft Office enthaltenen Mail-Programms Outlook über das Office-eigene Scripting-Interface. Die ebenfalls von Microsoft entwickelten Programme Outlook Express oder Windows Mail werden nicht unterstützt

Wird der E-Mail-Text mit den HTML-Tag <HTML> eingeleitet, so wird der Text an Outlook als HTML übergeben.

Absender (Firmenadresse statt persönlichem Konto) #

Ohne weitere Einstellung sendet Outlook vom Standardkonto des angemeldeten Benutzers. Soll die Post von einer Firmenadresse wie rechnung@firma.de oder info@firma.de ausgehen, tragen Sie diese Adresse ab EULANDA® 2026.115 im Rahmen „Absenderadressen" unter der Provider-Auswahl ein. In älteren Versionen setzen Sie den Wert in der SQL-Registry:

EXEC dbo.cn_RegWriteString '\SYSTEM\Devices\EMail\OutlookOLE', 'From', 'rechnung@firma.de'

Ist die Adresse ein eigenes Konto im Outlook-Profil des Benutzers, geht die Mail über dieses Konto. Sonst sendet Outlook sie „im Auftrag“ bzw. „als“ diese Adresse. Dafür braucht der Benutzer in Exchange oder Microsoft 365 das Recht „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“ auf das Postfach. Fehlt das Recht, stellt Outlook einen Unzustellbarkeitsbericht zu.

Die Einstellung gilt ab EulandaXtools 1.0.391 für alles, was über PowerShell versendet wird, also für die E-Rechnung mit Xfacture und die Plugins, und ab EULANDA® 2026.115 auch für den Versand aus EULANDA® selbst, etwa beim E-Mail-Versand eines Berichts. In älteren EULANDA®-Versionen wählen Sie dort den Absender im Outlook-Fenster aus.

Mehrere Adressen trennen Sie mit Semikolon: Die erste ist die Vorbelegung, alle weiteren stehen im Outlook-Fenster zur Auswahl. Das persönliche Konto ist immer wählbar.

Gibt es in Outlook ein Konto mit dieser Adresse, sendet EULANDA® über dieses Konto; sonst wird die Adresse als „Senden im Auftrag von" gesetzt. Für ein freigegebenes Postfach muss der Administrator dem Benutzer in Exchange beziehungsweise Microsoft 365 das Recht „Senden als" oder „Senden im Auftrag von" erteilen.

PowerShell-Plugins #

Die PowerShell-Plugins (zum Beispiel Xfacture) senden über denselben Weg, zeigen aber immer den EULANDA®-Dialog und übernehmen die Absenderliste als Auswahl; das persönliche Konto steht immer mit in der Liste. Mit dem Haken „Mail im Outlook-Fenster bearbeiten statt im EULANDA-Dialog" öffnen die Plugins die Mail stattdessen fertig ausgefüllt im Outlook-Fenster, und Sie senden dort selbst. Der Haken gilt nur für die Plugins; EULANDA® selbst öffnet bei Outlook (OLE Scripting) immer das Outlook-Fenster.

Absenderliste und Haken gelten für die Plugins ab EulandaXtools 1.0.393. Ältere Fassungen setzen die ganze Liste als Absender; aktualisieren Sie das Modul, bevor Sie mehrere Adressen eintragen. Die E-Rechnung (Xfacture) bleibt immer beim EULANDA®-Dialog, weil dort Anhang und Prüfung der Empfängeradresse hängen; der Haken wirkt auf sie nicht. Ohne angemeldete Sitzung, etwa aus einer geplanten Aufgabe am Server, weichen die Plugins von Outlook (OLE Scripting) und MAPI auf Microsoft 365 mit Anwendungs-Anmeldung oder SMTP aus und melden sonst, dass kein serverfähiger Kanal eingerichtet ist.

Der Versand über SMTP #

Hinweis: Die SMTP-Unterstützung wurde als veraltet gekennzeichnet und wird möglicherweise in einer der kommenden Versionen entfernt. Falls SMTP nicht angezeigt wird, muss es ggf. zuerst unter “Features und Programmfunktionen” aktiviert werden.

SMTP ist das Übertragungsprotokoll für E-Mails im Internet. (Simple Mail Transfer Protocol) Die Implementierung hier in EULANDA® dient nur zu Testzwecken und sollte nur in speziellen Einsatzszenarien mit einem lokalen SMTP-Server Verwendung finden. Es unterstützt auch keinerlei Sicherheitsmechanismen, weshalb wir von der Verwendung abraten.

Hinweis: Die E-Mail wird hierbei umgehend versandt - unabhängig von der Einstellung in der Druckbox wird kein gesondertes E-Mail-Fenster angezeigt.

Einige SMTP-Mailsysteme verarbeiten die Umlaute nicht korrekt oder werten die Codepages nicht aus. Sie können deswegen alternativ vor dem Versenden der Email alle Umlaute umwandeln lassen. Aus „ä“ wird dann „ae“ usw.

Im Gegensatz zu MAPI haben Sie beim Versand über SMTP keine Eingangs- und Ausgangsjournale. Fehler können nur ausgewertet werden, wenn diese bei der direkten Kommunikation zum eingetragenen Mailserver entstehen.

Microsoft 365 #

Der Versand über Microsoft 365 nutzt die Graph-Schnittstelle von Microsoft und braucht weder Outlook noch ein MAPI-Mailprogramm am Arbeitsplatz. Er wird über das PowerShell-Modul EulandaXtools abgewickelt (ab Version 1.0.400), das EULANDA® beim ersten Versand selbst nachlädt oder aktualisiert. Vor dem Versand zeigt EULANDA® einen eigenen Dialog mit Empfänger, Betreff, Text, Anhängen und der Auswahl der Absenderadresse.

Ab EULANDA® 2026.117 gehört Microsoft 365 fest zum Programm, ein Plugin ist nicht mehr nötig. Unter Einstellungen → Kommunikation → E-Mail wählen Sie im Rahmen „E-Mail Dienst" als Treiber „Microsoft 365 Graph-Mail"; die Einstellungen erscheinen darunter im Rahmen „Optionen". Ältere Versionen brauchten dafür ein Plugin mit einer eigenen Seite „Microsoft 365" in der Systemverwaltung. Wer das Plugin schon hatte, muss beim Update nichts tun: Treiber und Zugangsdaten bleiben erhalten. Fehlt der Treiber nach dem Update in der Liste, starten Sie EULANDA® einmal neu.

Der Versand über Microsoft 365 unterstützt HTML wie Outlook (OLE Scripting). Schlägt der Versand fehl, zum Beispiel wegen eines ungültigen Empfängers oder eines falschen Client-Secrets, zeigt EULANDA® die Meldung des Servers an; es gibt keinen stillen Abbruch.

Versandbestätigung #

Ab EULANDA® 2026.117 steht in der untersten Zeile des Rahmens „Optionen" der Haken „Nach erfolgreichem Versand eine Bestätigung anzeigen" (Vorgabe aus). Ist er gesetzt, meldet EULANDA® nach einem Versand aus dem Druckdialog, etwa einem Angebot per E-Mail: „Die E-Mail an … wurde versendet." Wurde vorher der EULANDA®-Mail-Dialog gezeigt, in dem sich der Empfänger noch ändern lässt, lautet die Meldung ohne Adresse „Die E-Mail wurde versendet."

Bei Serienbrief, Massenversand und Versand ohne Druckdialog erscheint nie ein Fenster; Fehler werden dort wie bisher gemeldet, ein Erfolg bleibt still. Die E-Rechnung mit Xfacture (ab 3.122) beachtet denselben Haken: bei der einzelnen Rechnung eine Meldung mit Rechnungsnummer (ohne Adresse, wenn der Mail-Dialog gezeigt wurde), bei der Serie über die Trefferliste nie ein Fenster, dafür eine Zeile je Mail mit Empfänger im Protokoll am Ende.

Wie alle Einstellungen dieser Seite wird der Haken erst nach einem Neustart von EULANDA® wirksam, siehe unten.

Der Haken gilt für alle Treiber, steht in der Maske aber nur bei Microsoft 365. Für SMTP und Outlook (OLE Scripting) setzen Sie ihn in der SQL-Registry:

EXEC dbo.cn_RegWriteString '\SYSTEM\Devices\EMail', 'ConfirmSent', '1'

Prüfen und Neustart #

Einen Test-Knopf gibt es nicht; zum Prüfen versenden Sie eine Mail aus einem Beleg.

Nach jeder Änderung auf dieser Seite starten Sie EULANDA® neu, das gilt für Treiber, Zugangsdaten, Absender, den Mail-Dialog und die Versandbestätigung. Die Einstellungsseiten von EULANDA® schreiben zunächst in einen Zwischenspeicher, in der Datenbank landet die Änderung erst beim Beenden. Erst dann sehen sie auch Xfacture, die PowerShell-Plugins und die anderen Arbeitsplätze. Anders die Einstellungen, die Xfacture in seinem eigenen Dialog (Systemverwaltung) verwaltet: Sie stehen sofort in der Datenbank und gelten ohne Neustart.

Ohne angemeldeten Benutzer, etwa beim Versand aus der X-Suite am Server, verwendet EULANDA® immer die Anwendungs-Anmeldung, unabhängig vom eingestellten Anmeldungs-Typ.

E-Mail-Signatur (global) #

Der Text, der bei der E-Mail-Ausgabe als Nachricht erzeugt wird, kann in den Berichts-Eigenschaften pro Bericht hinterlegt werden. Dabei können auch umfangreiche Platzhalter - zum Beispiel für die Rechnungsnummer - benutzt werden.

In der globale Signatur kann ein allgemeiner Text hinterlegt werden, die zusätzlich an jede E-Mail angehängt wird.

Editor für globale Signatur

Die globale Signatur gilt mandantenweit - ist also unabhängig vom angemeldeten Benutzer . Ein benutzerabhängiger Teil kann ebenfalls definiert werden (siehe auch “E-Mail-Signatur (Benutzer)” weiter unten).

E-Mail - HTML-Unterstützung #

Einige E-Mail-Treiber unterstützen HTML-Auszeichnungen. Zum Beispiel Outlook, wenn der Treiber “Outlook (OLE Scripting)” ausgewählt wurde - wie weiter oben beschrieben. Damit die HTML-Unterstützung verwendet wird, muss der E-Mail-Text mit <HTML> eingeleitet werden. Über den Platzhalter $$BODY$$ bzw. $$BODYHTML$$ muss dann vorgegeben werden, wo der Berichtstext eingefügt werden soll. Ansonsten würde der Berichtstext immer an den Anfang gesetzt und die HTML-Kennung würde nicht als erstes stehen.

Eine einfache HTML-Signatur könnte folgendermaßen aussehen:

<HTML>
<br>
$$BODYASHTML$$
<br>
$$USERSIGNATURE$$
<br>
<b>Firma Müller GmbH</b><br>
Hauptstraße 5<br>
65510 Idstein<br>

<br> steht in HTML für einen Zeilenumbruch. Ohne diese Angabe wird der Text hintereinander geschrieben. Ein Text, der zwischen <b> und </b> steht, wird fett gedruckt.

Über den Platzhalter $$BODY$$ wird der Text aus dem Bericht eingefügt, wie er ist. Er muss also im Bericht schon mit HTML formatiert worden sein. Wird der Platzhalter $$BODYASHTML$$ verwendet, so konvertiert EULANDA® den Text in HTML.

Platzhalter für Firmenstamm #

In der globalen Signatur können auch Platzhalter für Daten aus dem Firmenstamm u.A. verwendet werden. Zum Beispiel gibt %grundwerte.firmenstamm.strasse% die im Firmenstamm hinterlegte Straße aus. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Kapitel Platzhalter | Handbuch (eulanda.eu).

E-Mail-Signatur (Benutzer) #

Diese Einstellung wird für jeden EULANDA-Benutzer getrennt gespeichert. Die Unterscheidung findet normalerweise anhand des Windows-Benutzernamens statt.

Die Benutzersignatur wird beim Erstellen der Mail vor die globale Signatur gesetzt.

Wenn in der globalen Signatur beispielsweise die Firmenanschrift etc. stehen, genügt es in der Benutzersignatur beispielsweise nur den Namen des Mitarbeiters aufzuführen:

Mit freundlichen Grüßen
Johannes Müller

Die Signatur kann auch an eine andere Stelle in der globalen Signatur eingesetzt werden. Hierzu tragen Sie in der globalen Signatur den Platzhalter $$USERSIGNATURE$$ an der gewünschten Stelle ein.

Telefonwahl / TAPI #

Telefonanlagen und Funk- und Mobiltelefone unterstützen heutzutage häufig die Windows Telefonie-Schnittstelle (TAPI) oder lassen sich über eine sog. URL (z.B. tel:0612693730) ansteuern.

Aus EULANDA® heraus können Sie dann bequem von jedem Datensatz, der einen Adress-Bezug hat - also der Adresse selbst, aber auch aus dem Angebot, Auftrag, Rechnung etc. - die passende Telefonnummer über ‘F8’ wählen. Daneben lassen sich auch über das Kurzinfo der Adresse einzelne Ansprechpartner mit der Maus anwählen.

siehe auch: Neuer Anruf

Allgemein #

Landeskennzahl #

Wenn der PC in der Bundesrepublik Deutschland betrieben wird, müssen hier normalerweise keine Einstellungen durchgeführt werden. Der Standardwert „49“ wird automatisch für die Wahl verwendet.

Wird der PC jedoch in anderen Ländern wie Österreich, Schweiz usw. betrieben, so muss in dieses Feld die internationale Vorwahl eingetragen werden. Also z.B. für Österreich die 43.

Über diese Einstellung kann die Landeskennzahl gesetzt werden. Ohne Eingabe wird 49 angenommen. Die Landeskennzahl ist notwendig, um das geforderte kanonische Format für die Telefonnummern zu erzeugen. Telefonnummern werden hier zum Beispiel mit +49 (6126) 9373-0 übertragen. In Adressen gespeicherte Nummern, die im vereinfachten Format vorliegen, wie zum Beispiel 06126-9373-0, werden dann entsprechend umgewandelt.

Amtsholung #

Bei Betrieb einer Telefonanlage mit Nebenstellen ist es häufig notwendig die Ziffer (z.B. die Null) zu wählen, um sich mit dem Amt zu verbinden. Dies kann hier eingetragen werden.

Es ist aber auch möglich, dass diese Angabe bereits in den Windows-Einstellungen oder in den spezifischen Einstellungen der jeweiligen Telefonanlage vorgenommen wurde.

Wahlbefehle #

Über Wahlbefehle kann die Wahl beeinflusst werden. Die Auswertung der Wahlbefehle erfolgt durch den TAPI-Treiber der Telefonanlage, so dass nicht unbedingt jeder Wahlbefehl auch das gewünschte Ergebnis hat.

Weitere Wahlbefehle entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu Ihrer Telefonanlage.

Rufnummernformat #

Abhängig von der Telefonanlage wird die Rufnummer in unterschiedlichen Formaten erwartet. Wenn als Amtsholung „0“, als Landeskennziffer „49“ eingetragen ist, wird die Nummer „06126-9373-0“ wie folgt an die Telefonanlage übergeben:

Anruf per URL #

Alternativ zur Windows TAPI-Schnittstelle können Sie hier ein Protokoll hinterlegen.

Neuere Telefon-Clients unterstützen häufig das tel: Protokoll oder ggf. ein anderes proprietäres Protokoll, um eine Telefonwahl zu initiieren. Tragen Sie das entsprechende Protokoll ein, gefolgt vom Platzhalter für die anzurufende Telefonnummer. Beispiel tel:%number%.

Tipp: Wenn Sie eben genau dieses tel:%number% hinterlegen möchten, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Text unterhalb des Eingabefeldes.

Arbeitsplatzspezifische Einstellungen #

Alle Angaben aus dem allgemeinen Bereich können auch noch mal für den jeweiligen PC überschrieben werden. Dies ist sinnvoll, wenn im Unternehmen unterschiedliche Telefonanlagen oder Wahlmöglichkeiten in Verwendung sind.

Das betrifft die Landeskennung, die Amtsholung, das Rufnummernformat und das URL-Format. Sobald der Haken gesetzt wird, müssen alle relevanten Einstellungen hier eingegeben werden. Es werden dann keine Einstellungen aus dem allgemeinen Teil verwendet.

Erweiterte TAPI-Einstellungen #

Auf Ihrem Arbeitsplatz können unter Umständen verschiedene Geräte oder „Leitungen“ installiert sein, die eine Telefonwahl ermöglichen. In diesem Fall wählen Sie das gewünschte Gerät unter „TAPI3-Gerät“ aus. Diese Einstellung wird nur für den jeweiligen Arbeitsplatz gespeichert.

Falls Sie dort kein Gerät eintragen, erfolgt die TAPI-Wahl über die ältere TAPI-2-Schnittstelle.

Testen #

Hier können Sie die gemachten Einstellungen direkt ausprobieren. Im Textfeld können Sie die anzurufende Nummer eintragen. Standardmäßig wird Ihre eigene Nummer aus dem Firmenstamm angezeigt.

Debug-Modus #

Dieser Modus ist grundsätzlich zum Analysieren von Verbindungsproblemen durch einen Support-Mitarbeiter gedacht. Er kann aber auch nützlich beim Testen des Rufnummernformats sein. Ist der Debug-Modus aktiviert, so wird vor jedem Wahlvorgang ein kleines Fenster mit den verschiedenen Wahl-Parametern angezeigt:

Neben der ursprünglichen Nummer wird auch die anhand des Rufnummernformats übersetzte Nummer angezeigt. Des weiteren besteht hier noch die Möglichkeit die zu wählende Nummer abzuändern oder den Wahlvorgang ganz abzubrechen.

Wenn Anruf per URL aktiviert ist, kann an dieser Stelle direkt die erzeugte URL abgeändert werden.

Eigene Telefonwahl-Logik #

Es ist auch möglich die Windows-TAPI-Schnittstelle zu umgehen und eine eigene Wahl-Logik zu programmieren. Hierzu sind Programmierkenntnisse erforderlich. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Fachhandelspartner. Ebenfalls sollte man bereits mit dem EULANDA® Entwickler-Handbuch vertraut sein.

Grundsätzlich muss eine VBScript-Routine der folgenden Art erstellt werden:

sub TelefonWahl(Nummer, Name, Reserviert)
' eigener Code zum Aufruf der Telefonwahl
end sub

Die zu wählende Nummer wird als Parameter „Nummer“ übergeben. Die weiteren Parameter sind für zukünftige Erweiterungen vorgesehen.

Diese Wahl-Prozedur muss in einer eigenen Script-Bibliothek in der Registry unter \SYSTEM\LIBS\user.userlib.Telefonwahl als CommandText gespeichert werden. Daneben ist an gleicher Stelle noch der Wert Language mit dem Inhalt VBScript anzulegen.

Und zuletzt muss die Funktion noch im TAPI-Modul bekannt gemacht werden. Hierzu muss in der Registry unter \MODULES\Grundwerte\TAPI der Wert LibCall mit dem Inhalt userlib.TelefonWahl angelegt werden.

Fax #

Hinweis: Die Fax-Unterstützung wurde als veraltet gekennzeichnet und wird in einer der kommenden Versionen entfernt. Sie ist auch standardmäßig deaktiviert und muss zuerst unter “Features und Programmfunktionen” aktiviert werden.

Mit EULANDA® lassen sich Dokumente auch an ein elektronisches FAX weiterleiten. Stellen Sie hier den gewünschten Transportweg ein.

Fax-Versand

Faxen über Druckertreiber #

Standardmäßig bieten alle FAX-Kartenhersteller den Versand über den Druckertreiber an. Dieser erlaubt jedoch nicht die Übergabe einer FAX-Nummer, so dass diese im Pop-Up der FAX-Software eingegeben werden muss. EULANDA® unterstützt hier die Übergabe der FAX-Nummer über die Zwischenablage. Sie können die Nummer mit SHIFT+EINFG direkt in Ihre FAX-Software übernehmen, wenn diese Option bei der Einstellung angehakt ist.

Faxen über GFI FAXmaker for Exchange (über Outlook) #

Ältere FAXmaker-Versionen wurden nach Exchange und SMTP differenziert. Bei Verwendung der älteren GFI FAXmaker-Version für Exchange muss diese Option gewählt werden. Faxe werden dann über die FAX-Maker API und dann über MAPI versendet. Weitere Informationen zur Installation der GFI-API erhalten Sie von GFI direkt.

Faxen über GFI FAXmaker 12 for Exchange (über Outlook) #

Die neue Version von GFI-FAXmaker 12 unterstützt Exchange und SMTP gleichermaßen. Die Übergabe über Outlook erfolgt durch EULANDA®, wobei das Rendering des Faxes automatisch durch eine spezielle Ansteuerung des GFI-Druckertreibers erfolgt. Dieser muss also auf den Arbeitsplätzen vorhanden sein. Das Fax wird dann im Outlook als FMK-Datei versendet.

Faxen über GFI FAXmaker for Networks/SMTP #

Ältere FAXmaker-Versionen wurden nach Exchange und SMTP differenziert. Bei Verwendung der älteren GFI FAXmaker-Version for Networks steuert EULANDA® Outlook direkt an. Der GFI-Druckertreiber übernimmt das Rendering.

Faxen über AVM Fritz Fax 3.x #

Ab Fritz 3.01 ist es möglich, die Fax-Nummer über eine AVM-API direkt zu übergeben. Der Vorteil gegenüber dem Versand über den Druckertreiber ist der, dass man nun keine Popup-Box mehr vom Druckertreiber bekommt und dort keine Faxnummer eintragen muss. Über diese Funktion sind jetzt auch mit Fritz bedingt Serienfaxe möglich.