Allgemeines #

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Diese Verpflichtung basiert auf der Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und dem deutschen Wachstumschancengesetz. Allerdings gibt es Übergangsfristen, die es Unternehmen ermöglichen, sich schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen.

Öffentliche Stellen verlangen bereits seit einigen Jahren elektronische Rechnungen nach dem EU-Standard EN 16931. Auch größere Industriebetriebe haben diese Anforderungen schon lange vor der gesetzlichen Verpflichtung eingeführt und erwarten von ihren Zulieferern Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung.

Was gilt als elektronische Rechnung? #

Eine einfache PDF-Datei kann zwar eine Rechnung enthalten, entspricht aber nicht den neuen Anforderungen – denn sie ist lediglich eine bildhafte Darstellung des Rechnungsdokuments. Verlangt wird ein elektronisch weiterverarbeitbares Dokument nach EN 16931, das strukturierte Daten enthält.

Die gängigen Formate für elektronische Rechnungen sind:

• XRechnung (standardisiert für öffentliche Auftraggeber in Deutschland)
• ZUGFeRD (ein hybrides Format mit PDF und eingebetteten XML-Daten)

Beide Formate enthalten Datenstrukturen, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Dadurch können Rechnungen direkt geprüft, verbucht und z. B. Kostenstellen zugeordnet werden.

ZUGFeRD und XRechnung #

Die aktuelle Version des XRechnung-Standards ist 3.0.1, die seit dem 1. Februar 2024 gültig ist. Unternehmen sollten stets die aktuelle Version verwenden, da ältere Versionen möglicherweise nicht mehr akzeptiert werden.

ZUGFeRD in der Version 2.3.2 ist mit dem französischen Facture-X 1.0.7 identisch. Diese Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind daher EU-weit kompatibel.

Die Europäische Union hat mit dieser Norm die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat geschaffen. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung nutzen diesen Standard und ermöglichen eine effiziente Weiterverarbeitung der Rechnungen durch den Empfänger.

ZUGFeRD und XRechnung – Ein langfristiger Standard #

ZUGFeRD und XRechnung sind keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern etablierte Standards, die kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Für die Norm EN 16931 der XRechnung wird ein verbindlicher Gültigkeitszeitraum für jede Version festgelegt. Derzeit beträgt dieser 6 Monate. Quelle: XÖV – XRechnung

Aufgrund dieser dynamischen Entwicklung bieten wir das Modul Xfacture ausschließlich im Rahmen einer Subskription (Software-ABO) an. Die Norm wächst stetig und muss regelmäßig an neue gesetzliche und technische Anforderungen angepasst werden.

Die Subskription ist an das Hauptprodukt gekoppelt und wird zu denselben Konditionen angeboten – derzeit 1 % pro Monat vom Lizenzvolumen.

Aktuell sind mehr als 50 Ergänzungen an der Norm EN 16931 auf europäischer Ebene (CEN) in Bearbeitung. Quelle: invoice.fans

Auch immer mehr Branchen passen ihre Anforderungen an, sodass weitere Änderungen in den Standard einfließen. Daher ist über viele Jahre hinweg mit fortlaufenden Anpassungen zu rechnen.

Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung #

XRechnung ist ein reines XML-basiertes Datenformat, das ausschließlich maschinenlesbar ist und keine visuelle Darstellung enthält. Es wurde speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931.

ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dadurch ist es sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar. Dieses Format eignet sich besonders für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) und mit Endverbrauchern (B2C).

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3.2 wurde am 13. November 2024 veröffentlicht.

Vereinfacht gesagt, stellt ZUGFeRD eine Obermenge dar, da es die vollständigen XML-Daten der XRechnung in das PDF integriert. Dies ermöglicht es, die Vorteile beider Formate zu nutzen: die menschliche Lesbarkeit des PDFs und die maschinelle Verarbeitbarkeit des XMLs.

Ein Auszug aus der Webseite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat weist explizit auf diesen Umstand hin:

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.3.2 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Jeder sollte ZUGFeRD 2.3.2 Extended unterstützen #

Jede Behörde und jeder Auftraggeber kann eigene Präferenzen für das Rechnungsformat haben. Grundsätzlich sollte man sich nach den Vorgaben des Auftraggebers richten. Allerdings lohnt es sich nachzufragen, ob auch ZUGFeRD 2.3.2 Extended nach EN 16931 akzeptiert wird – oft ist dies der Fall. Das hat den Vorteil, dass weniger unterschiedliche Rechnungsformate verwaltet werden müssen.

Mit dem neuen EULANDA-Modul Datenaustausch-Xfacture können Sie einen Hauptstandard festlegen und für jede Rechnungsadresse ein abweichendes Format definieren. Damit sind Sie bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet.

Wir bevorzugen ZUGFeRD 2.3.2 Extended, da dieses Format nicht nur die maschinenlesbaren Daten enthält, sondern auch eine lesbare PDF-Rechnung, die alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben umfasst.

Was bedeutet PDF/A bzw. PDF/A-3? #

ZUGFeRD verwendet eine spezielle Art von PDF-Datei – das PDF/A-3-Format. Dieses wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt.

• PDF/A steht für ein archivfestes PDF, das sicherstellt, dass die Datei auch in Zukunft fehlerfrei dargestellt und gedruckt werden kann. Es enthält keine aktiven Inhalte wie JavaScript oder eingebettete Schriftarten, die verloren gehen könnten.
• PDF/A-3 erweitert dieses Format um die Möglichkeit, zusätzliche Dateien einzubetten – in diesem Fall die maschinenlesbare XML-Rechnung nach EN 16931.

Einbettung der XML-Datei #

Wenn Sie eine Vollversion von Adobe Acrobat oder Foxit PDF Editor nutzen, können Sie den Dateianhang einsehen, die eingebettete XML-Datei extrahieren und separat speichern.

Die in ZUGFeRD 2.3.2 Extended enthaltene XML-Datei entspricht inhaltlich der XRechnung und kann somit auch von Empfängern verarbeitet werden, die ausschließlich XRechnungen akzeptieren.

Vorteile von PDF/A-3 in der Praxis #

• Doppelte Nutzung: Menschen können die Rechnung als lesbare PDF-Datei nutzen, während IT-Systeme die XML-Daten automatisiert verarbeiten.
• Revisionssicherheit: Durch das archivfeste Format bleibt die Rechnung langfristig gültig.
• Flexibilität: Unternehmen können beide Rechnungsformate gleichzeitig bereitstellen, ohne separate Prozesse zu benötigen.

Auftraggeber wollen ZUGFeRD oder XRechnung #

• Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber haben viele Behörden und Unternehmen begonnen, elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu verlangen. Hier ein kleiner Auszug von Organisationen, die diese Formate erwarten:

  • Behörden in Europa über das System PEPPOL
  • Bundesbehörden
  • DATEV-Online-Benutzer
  • Stadtwerke
  • Gemeinden
  • Landesbehörden
  • Universitäten
  • Deutsche Bahn

  Diese Entwicklung zeigt, dass elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD zunehmend zum Standard werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie in der Lage sind, Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen und zu verarbeiten, um den Anforderungen ihrer Auftraggeber gerecht zu werden.

  Peppol das EDI Portal #

  Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen. Unternehmen und Behörden können daran teilnehmen, indem sie sich über einen zertifizierten Peppol Access Point registrieren und so elektronische Rechnungen sowie andere Dokumente sicher und interoperabel übermitteln.

  Im Kontext von XRechnung spielt Peppol eine zentrale Rolle, da es als Transportinfrastruktur für den Versand von Rechnungen im Format CII (Cross Industry Invoice) und UBL (Universal Business Language) dient. Die XRechnung kann in beiden Formaten vorliegen und über Peppol an öffentliche Auftraggeber versendet werden, wobei der Empfangspunkt über eine eindeutige Peppol-ID identifiziert wird.

  Die Zustellung der Dokumente erfolgt europaweit.

  Wie nehme ich an Peppol teil? #

  Um an Peppol teilzunehmen, muss sich jeder Nutzer über einen sogenannten Peppol Access Point registrieren. Ein Access Point fungiert als Provider, der den Zugang zum Peppol-Netzwerk ermöglicht und die sichere Übermittlung von Dokumenten wie Rechnungen und Bestellungen gewährleistet. Nach der Registrierung erhält man eine Peppol-ID, die als eindeutige Kennung dient und es ermöglicht, Dokumente gezielt an Geschäftspartner oder Behörden zu senden und zu empfangen.

  Die Nutzung eines Access Points erfolgt in der Regel über einen Dienstleister, der die technische Anbindung übernimmt. Ein Beispiel für einen solchen Anbieter ist www.B2Brouter.net, bei dem die Registrierung – Stand März 2025 – kostenfrei ist. Auch der Versand von Rechnungen über Peppol kann dort ohne zusätzliche Gebühren erfolgen. Über ein zentrales Portal lassen sich Rechnungen und andere Dokumente direkt hochladen und an den jeweiligen Empfänger übermitteln. Dies erleichtert insbesondere Unternehmen die Anbindung an Peppol, ohne dass eine eigene IT-Infrastruktur für den Datenaustausch eingerichtet werden muss.

  Kann ich Dokumente empfangen? #

  Zusätzlich zu den grundlegenden Funktionen bieten Peppol Access Points in der Regel auch Schnittstellen (APIs) an, über die sich Warenwirtschaftssysteme direkt anbinden lassen. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und Dokumente nahtlos in ihre bestehende Software integrieren. Diese erweiterte Anbindung wird üblicherweise als kostenpflichtiger Zusatzservice angeboten.

  Durch eine solche Integration ist es nicht nur möglich, Rechnungen zu versenden, sondern auch Bestellungen, Anfragen und andere Geschäftsdokumente direkt über Peppol zu empfangen. Bei entsprechender Unterstützung kann dies sogar in Echtzeit geschehen, sodass eingehende Dokumente ohne manuelle Zwischenschritte direkt in das eigene Warenwirtschaftssystem übernommen werden.

  Einige Access-Point-Anbieter bieten darüber hinaus eine Archivierungsfunktion an, mit der über Peppol versendete und empfangene Dokumente für eine bestimmte Zeit sicher gespeichert werden. Dies kann insbesondere für Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Dokumentation von Geschäftsvorgängen von Vorteil sein.

  Zusammenfassung zu Peppol #

  Peppol kann als ein zentrales Portal mit Anbindungsfunktion für Warenwirtschaftssysteme verstanden werden, das den sicheren und standardisierten Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht. Die Teilnahme erfolgt über einen Peppol Access Point, bei dem sich Unternehmen registrieren und eine eindeutige Peppol-ID erhalten. Dies erlaubt den Versand und Empfang von Rechnungen sowie weiterer Dokumente über das Peppol-Netzwerk.

  Neben der manuellen Nutzung über Webportale bieten viele Access Points auch Schnittstellen (APIs) an, mit denen Warenwirtschaftssysteme direkt angebunden werden können. Dies ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in Echtzeit, sodass Bestellungen, Rechnungen und Anfragen direkt in das eigene System übernommen werden können. Manche Anbieter stellen zudem eine Archivierungsfunktion zur Verfügung, um über Peppol ausgetauschte Dokumente sicher zu speichern.

  Ein entscheidender Vorteil von Peppol ist, dass nur geprüfte und verifizierte Unternehmen am Netzwerk teilnehmen können. Für die Registrierung sind eindeutige Identifikationsmerkmale wie die Umsatzsteuer-ID (USTID), die DUNS-Nummer oder die Internationale Lokationsnummer (ILN) erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Teilnehmer vertrauenswürdig sind, was das Risiko von Betrug und fehlerhaften Transaktionen erheblich reduziert.

  EULANDA Software GmbH ist beispielsweise über die Peppol-ID 9930:DE113835378 im Peppol-Netzwerk registriert. Die ID besteht aus dem Schema-Code (9930 für die Umsatzsteuer-ID) und der eigentlichen USTID des Unternehmens.