Grundlagen der E-Rechnung #
Eine elektronische Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail kommt. Sie ist eine Rechnung, deren Inhalt als strukturierte Daten vorliegt: jede Position, jeder Steuersatz, jede Summe, jede Kennung an einer festen Stelle, so dass ein Programm sie ohne Menschen lesen, prüfen und verbuchen kann. Ein PDF, so sauber es gesetzt ist, ist nur das Bild einer Rechnung. Die Norm dafür heißt EN 16931; sie gilt europaweit, und alle Formate, von denen hier die Rede ist, setzen sie um.
Wen die Pflicht wann trifft #
| Seit wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. |
| 1. Januar 2027 | Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss Rechnungen an Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht gilt für alle Unternehmen. Ein PDF per E-Mail reicht für Rechnungen an Unternehmen dann nicht mehr. |
Ausgenommen sind Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an Verbraucher und ins Ausland fallen nicht unter die Pflicht; dort darf das PDF bleiben. Öffentliche Auftraggeber verlangen die E-Rechnung schon seit 2020, und große Handelsketten und Industriebetriebe seit Jahren von ihren Lieferanten, unabhängig von jedem Gesetz.
Die Pflicht gilt für alles, was eine Rechnung ist, also auch für Gutschriften, Stornos, Abschlags- und Anzahlungsrechnungen. Was das für die einzelnen Belege bedeutet, steht in den Kapiteln Gutschriften, Storno und Korrektur und Vorkasse, Anzahlungen und Abschlagsrechnungen.
Die drei Formate #
| Format | Wie es aussieht | Wer es verlangt |
|---|---|---|
| XRechnung | Eine reine XML-Datei ohne Bild. Für Menschen nicht lesbar, für Programme vollständig. | Bund, Länder, Gemeinden und ihre Betriebe in Deutschland. Sie nennen dafür eine Leitweg-ID. |
| ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X, beide gleich) | Ein PDF/A-3, also ein archivfestes PDF, in dem dieselbe XML als Anhang steckt. Der Mensch liest das PDF, das Programm die XML. | Unternehmen untereinander. Das Profil EXTENDED enthält alles, was die Norm kennt, und wird von den meisten Empfängern angenommen. |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Eine XML-Datei im Format UBL, die nicht per E-Mail, sondern über das Peppol-Netzwerk zugestellt wird. | Empfänger in anderen EU-Ländern, einige Konzerne und Behörden, die am Netzwerk hängen. |
Alle drei tragen denselben Inhalt nach EN 16931. Der Unterschied ist die Verpackung und der Weg. In EULANDA® legen Sie ein Hauptformat fest und können je Kunde davon abweichen: Die Behörde bekommt XRechnung, der Großhändler Peppol, alle anderen ZUGFeRD, aus derselben Rechnung.
XRechnung zwischen Unternehmen #
Zwischen Unternehmen genügt jedes Format nach EN 16931, also auch die XRechnung, und einige große Empfänger nehmen sie an. Gemacht ist sie aber für die öffentliche Hand. Sie ist die deutsche Behördenfassung der Norm und strenger als die Norm selbst:
- Die Käuferreferenz (BT-10) ist Pflicht; bei Behörden steht dort die Leitweg-ID.
- Die elektronischen Adressen von Käufer und Verkäufer (BT-49, BT-34) sind Pflicht.
- Ein Ansprechpartner des Verkäufers mit Name, Telefon und E-Mail ist Pflicht.
Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD üblich: Der Mensch sieht das PDF, das Programm liest die XML. Verlangt ein Empfänger nichts anderes, ist ZUGFeRD die bessere Wahl.
Notizen mit Code #
Hinweise wie der Rechtstext, ein Belegkennzeichen oder der Hinweis auf Entgeltminderungen stehen in der E-Rechnung als Notizen (BT-22), jede mit einem eigenen Code (BT-21), etwa AAK oder REG. ZUGFeRD und XRechnung erlauben beliebig viele solcher Notizen, und Xfacture schreibt jede einzeln mit ihrem Code. Nur Peppol BIS lässt auf Belegebene eine einzige Notiz zu; dort fasst Xfacture alle Teile in einer Notiz zusammen, je Teil eine Zeile.
Einzelne Empfänger schreiben in ihren Vorgaben trotzdem vor, auch in der XRechnung alle Notizen in einer zu sammeln, mit dem Code im Text, je Zeile #AAK#...#. Das ist eine Regel dieses Empfängers, keine Vorgabe der XRechnung. Xfacture kann auch das: Ab Version 3.126 schaltet das Empfängerprofil dieses Empfängers die Sammelnotiz ein, und zwar nur für die XRechnung; die Rechnung bleibt gültig. Was ein bestimmter Empfänger verlangt, steht in dessen Datenblatt, das Sie mit der Einrichtung von uns bekommen.
Eine Norm, viele Fassungen #
Die Norm steht nicht still. XRechnung bekommt jedes halbe Jahr eine neue Fassung, und ältere werden nach einer Frist nicht mehr angenommen; ZUGFeRD zieht nach. Auf europäischer Ebene sind laufend Ergänzungen in Arbeit, weil immer mehr Branchen ihre Anforderungen einbringen. Deshalb gibt es Xfacture nur als Subskription, gekoppelt an das Hauptprodukt und zu denselben Konditionen: Das Modul muss mit der Norm mitwachsen, und das tut es nur, wenn es gepflegt wird.
Was die Software des Empfängers prüft #
Der Empfänger liest Ihre Rechnung nicht mehr, sein Programm tut es. Es prüft in dieser Reihenfolge, und bei jedem Punkt kann der Beleg scheitern:
- Ist die Datei gültig? Sie muss dem Schema des Formats entsprechen. Xfacture prüft das vor dem Versand und bricht bei einem Fehler ab, statt eine fehlerhafte Rechnung zu verschicken.
- Was für ein Beleg ist das? Der Belegcode sagt es: 380 Rechnung, 381 Gutschrift (Bonus, Kulanz), 384 Korrektur-Rechnung und Storno mit Bezug auf die Rechnung, 389 Gutschrift im Gutschriftverfahren (die Rechnung des Empfängers, die der Aussteller schreibt, etwa eine Provision), 386 Anzahlungsrechnung, 875 und 877 Abschlag und Schlussrechnung im Bau. Ein falscher Code führt zum falschen Buchungsweg.
- Worauf bezieht er sich? Storno und Korrektur müssen Nummer und Datum der Rechnung nennen, die sie berichtigen. Fehlt der Bezug, kann das Programm den Beleg nicht zuordnen.
- Stimmen Steuer und Summen? Je Steuersatz die Bemessungsgrundlage und die Steuer, dazu die Summen; bei Steuerfreiheit der Grund. Abschläge müssen als gezahlter Betrag abgesetzt sein, nicht als negative Positionen.
- Wer ist gemeint? Leitweg-ID der Behörde, GLN oder USt-IdNr. der Firmen, die Artikelnummer des Kunden, die Bestellnummer. Was der Empfänger in seinen Vorgaben verlangt, muss an der vorgesehenen Stelle stehen.
Daraus folgt der Grundsatz, der sich durch dieses Handbuch zieht: Was sich nicht elektronisch übermitteln lässt, geht ab 2027 nicht mehr. Ein Beleg, der dem Programm nicht sagt, was er ist und worauf er sich bezieht, bleibt beim Empfänger liegen.
PDF/A-3 und die eingebettete XML #
ZUGFeRD verwendet PDF/A-3, ein für die Langzeitarchivierung gedachtes PDF ohne aktive Inhalte, das zusätzliche Dateien einbetten darf. Die XML der Rechnung liegt darin als Anhang. Mit einer Vollversion von Adobe Acrobat oder Foxit sehen Sie den Anhang und können ihn herausziehen; Xfacture bringt dafür einen eigenen Betrachter mit, der die XML lesbar darstellt, auch für Rechnungen, die Sie empfangen.
Was EULANDA® daraus macht #
Das Modul Xfacture macht aus jeder Rechnung der Warenwirtschaft eine E-Rechnung nach EN 16931: aus den Daten des Belegs, so wie sie gepflegt sind, mit den Belegarten der Warenwirtschaft, mit Abschlägen, Anlagen, Seriennummern und Chargen, geprüft gegen das Schema und laufend gegen das Prüfportal portinvoice. Wie Sie eine Rechnung ausgeben, einzeln oder als Serie, steht unter Bedienung; was das Modul kann und was nicht, unter Leistungsumfang und Einschränkungen.