Datenübernahme EUROnet #

Die EUROnet ist eine Vorgängerversion der EULANDA und wird seit 2000 nicht mehr untersützt oder weiterentwickelt. Es besteht aber die Möglichkeit EUROnet-Daten in die EULANDA zu übernehmen. Aufgrund der anders aufgebauten Datenstruktur ist es teilweise nicht möglich alle Daten fehlerfrei zu übernehmen (in Abhängigkeit der Datenqualität).

Die Datenübernahme #

Vorbereitungen #

Der Assistent zur Übernahme der EURO-Daten erfordert einiges an Vorbereitungen. Die folgenden Punkte sollten gewissenhaft durchgeführt werden. Andernfalls können die Daten von EULANDA® nicht, nur unvollständig oder einfach nur fehlerhaft übernommen werden.

Die Übernahme von EURO-Daten kann nur in einen neuen leeren EULANDA®-Mandanten erfolgen. Dies bedeutet auch, dass ggf. bei Fehlern in der Übernahme, der fehlerhafte Mandant in EULANDA® über das Startmenü vor einer erneuten Übernahme gelöscht werden muss.

Datensicherung der EURO-Daten durchführen #

Benutzen Sie dazu nicht die in der EURO integrierte Sicherungsfunktion (siehe Handbuch der EURO).

Löschen aller nicht benötigten Stammdaten (Artikel und Kunden) Dies beschleunigt die Übernahme der Daten erheblich. Den Menüpunkt finden Sie unter „Artikel/Sonstiges“ bzw. „Adressen/Sonstiges“ als „Bereich löschen“. Großhandelskataloge, die nicht benötigt werden, sollten Sie ebenfalls entfernen.

Löschen aller alten und nicht mehr benötigten Vorgänge #

In der EURO finden Sie hierzu unter „Aufträge/Sonstiges“ den Punkt „gebuchte Vorgänge entfernen“ und im Mahnwesen den entsprechenden Punkt „Bereich löschen“. Der Punkt „Buchungen löschen“ entfernt ausschließlich ausgeglichene Posten. Offene Posten bleiben also erhalten. Zu den im Mahnwesen aufgeführten Posten müssen in jedem Fall die entsprechenden Rechnungen vorhanden sein. EULANDA® muss beide Dateien zusammenführen, da eine Trennung wie in der EURO, nicht mehr existiert.

Fehlen zu Salden die Rechnungen, so können diese Salden nicht übernommen werden.

Matchcodes sollten in der EURO eindeutig sein #

EULANDA® erkennt zwar doppelte Matchcodes und wandelt diese in MATCH-1, MATCH-2 usw. um, doch haben Sie durch die Automatik keinen Einfluss auf die Namensgebung selbst.

Benutzte MwSt-Gruppen müssen vorhanden sein #

Die in den Artikeln benutzten MwSt-Gruppen sowie die in den Angebots- und Rechnungspositionen benutzten MwSt-Gruppen müssen in den Konstanten der EURO auch definiert sein. EULANDA® kann nur Artikel und Positionen übernehmen, bei denen die benutzten Gruppen definiert sind.

Debitoren-Nummern müssen numerisch sein #

EULANDA® benutzt die Debitorennummer als Konto für die Abwicklung der Buchhaltung. Debitorennummern, deren Inhalte nicht aus reinen Ziffern bestehen, werden nicht übernommen. Der Datensatz selbst wird jedoch auch bei ungültiger Debitorennummer übernommen. In diesem Fall bleibt die Debitorennummer bei diesen Adressen leer.

Überprüfen der Verbindungen in der EURO #

Diesen Punkt finden Sie in der EURO unter „Sonstiges/Systemverwalter/Verbindungen“. Diese Prüfung sollte auf Artikel und Kunden erfolgen. Alle Daten, die nicht verbunden sind, werden in EULANDA® einer Adresse „DIVERSE“ und einem Artikel „DIVERSE“ zugeordnet. Ein ähnliches Modul zur nachträglichen Verbindung gibt es in EULANDA® nicht, da der benutzte SQL-Datenbankserver Inkonsistenzen nicht zulässt. Es ist also notwendig, diese Arbeiten in der EURO durchzuführen. Diese Durchführung ist enorm wichtig, da das Infosystem sonst keine Zuordnungen durchführen kann. Anders als bei der EURO, werden aus den Stammdaten Informationen, wie MwSt, Staffeln usw. geladen und bringen so bei alten Rechnungen andere und damit unerwünschte Ergebnisse.

Systemcheck in der EURO durchführen #

Hierdurch wird gewährleistet, dass alle Daten exportiert werden können. Andernfalls kann es bei teildefekten Dateien vorkommen, dass der Export in ORC-Dateien unvollständig ist.

Konsistenzcheck in der EURO durchführen #

Dieser Check überprüft diverse Feldinhalte auf Gültigkeit. Werden Werte erkannt, die nicht zulässig sind, so werden diese auf Standardwerte gesetzt.

Export der EURO Daten #

In der EURO gibt es innerhalb der EURO unter „Sonstiges/Konverter“ der Menüpunkt „nach Eulanda/Orca“. Nach Anwahl dieses Menüpunktes werden alle Daten der EURO in das ORC-Format gespeichert. Alle Daten innerhalb der EURO bleiben selbstverständlich erhalten – sie werden nicht einmal verändert.

Die ORC-Daten werden in den Ordner ORCA unterhalb des EURO-Installationspfades gespeichert. Diesen Installationspfad können Sie innerhalb der EURO mit STRG+I abrufen. Das ORC-Format ist ein reines ASCII-Format; hierdurch kann EULANDA® die EURO-Daten übernehmen, ohne auf das Btrieve-Dateisystem zugreifen zu müssen – die ORC-Daten können auch auf ein anderes Rechnersystem kopiert und dort von EULANDA® übernommen werden. Haben Sie Bilder in der EURO, so kopieren Sie die Bilder in denselben Pfad wie die ORC-Daten; diese werden dann beim Einlesen von EULANDA® berücksichtigt.

Import der Daten über den Assistenten #

Nachdem Sie EULANDA® gestartet haben, finden Sie den Assistenten zur Datenübernahme der EURO-Daten unter „Systemverwaltung“. Die Schaltfläche „weiter“ wird nur dann freigegeben, wenn die Dialogseite korrekt ausgefüllt wurde.

Der Assistent führt Sie durch die einzelnen Abschnitte und sammelt alle notwendigen Informationen ein. Während der Eingaben in den Feldern finden keine Veränderungen an den Daten statt.

Aktuelle Hinweise zur Vorbereitung der Übernahme #

Prüfen Sie die hierzu in der neuesten Online-Hilfe stehenden Hinweise nochmals; ggf. sind diese Vorbereitungsschritte aktueller als die, der vorliegenden Beschreibung.

Pfadangabe zu den EURO-ORC-Daten #

Der Pfad kann alternativ zur direkten Eingabe auch über die Dateidialogbox über die Schaltfläche „…“ am Ende des Eingabefeldes per Klick gewählt werden.

Auswahl #

Im Normalfall werden, wie vorgegeben, alle Daten zur Übernahme in EULANDA® ausgewählt. Es kann bei Testübernahmen jedoch sinnvoll sein, nur bestimmte Teile zu importieren, nachdem Daten zum Beispiel in der EURO geändert bzw. korrigiert worden sind.

Beachten Sie, dass Lagerbestände nur korrekt übernommen werden, wenn alle Daten übernommen werden und keine Zeitbeschränkung vorgegeben wird.

Einstellungen zur Datenübernahme #

In EULANDA® gibt es keine Selektionen mehr wie in der EURO. Stattdessen werden Merkmale verwendet. In EULANDA® können beliebig viele Merkmale verwaltet werden. Der Konverter erlaubt die Zuordnung vom alten Selektions-System hin zum neuen Merkmal-System. Hierbei können bis zu 20 Kombinationen von alten Selektionen jeweils einem Merkmal zugeordnet werden. Der Konverter legt hierbei das Merkmal an und weist der Adresse bei zutreffender Selektion dieses Merkmal zu.

Übernahme starten #

Wenn alle Daten zusammengestellt wurden, kann die Übernahme der Daten über die Schaltfläche „Starten“ erfolgen. Sollten Sie feststellen, dass die Daten nicht vollständig oder nicht wie gewünscht übernommen worden sind, so muss der Mandant gelöscht werden, oder Sie müssen beim erneuten Übernehmen einen anderen Mandanten verwenden.

Hinweis #

Nach der Übernahme kann es vorkommen, dass Rechungsbeträge eine andere Endsumme haben als in der EURO. Dies liegt am komplett anderen Rundungsverfahren und daran wie jetzt Preiseinheiten berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass die alten EURO-Daten inkl. EURO aufgehoben werden um auch im Nachhinein alte Rechnungen ausdrucken zu können. Ebenso kommt es vor, dass Salden also die offenen Posten abweichen können. In der EURO können bezahlte Salden aus Platzgründen gelöscht werden, wurde dies gemacht, fehlt bei der Übernahme der Zahlungseingang, so dass die Rechnung für EULANDA offen bleibt. Seriennummern und Lieferquellen können nicht übernommen werden und müssen nachgepflegt werden.

Bedienungshinweise für EUROnet-Umsteiger #

Identische oder ähnliche Tastaturbefehle #

EULANDA® hat sehr viele Bedienungselemente der Fakturierung EUROnet übernommen. Hierzu zählen die folgenden Funktionen:

Änderung an der Bedienung #

In EUROnet gab es für jeden Modus, wie Änderung, Anlegen und Löschen, eine eigene Bildschirmmaske. Während der Erfassung von Aufträgen usw. musste hierbei zwischen diesen Menüpunkten hin- und her-gesprungen werden. In EULANDA® lassen sich alle Modi aus der selben Maske ansteuern. Standardmäßig befindet sich EULANDA® immer im Suchen-Modus. Möchte man einen neuen Datensatz anlegen, so betätigt man die Tastenkombination Strg+N (=Neuanlegen). Löschen von Datensätzen ist immer im Blättermodus über die Entfernentaste möglich.

Konzeptionelle Änderung #

Für das Programm EUROnet gab es nur eine Unterscheidung zwischen Angeboten und Rechnungen. Ein Auftrag war dort nur eine spezielle Variante eines Angebots. Rechnungen konnten ohne Auftrag angelegt werden, und der Lagerbestand wurde an verschiedenen Stellen gebucht. Der Lieferschein als solcher konnte als Angebotskopie oder als Rechnungskopie ausgedruckt werden; er war nur ein Formular.

Hierdurch war das Programm zwar sehr einfach handhabbar, aber die Auswertungen, die Lagerführung und die Rückverfolgung von der Entstehung einer Rechnung über einen Auftrag, waren nur sehr eingeschränkt möglich. Ebenso konnte der Lagerbestand nicht genau bestimmt werden, da nie von vornherein der Zeitpunkt der Buchung identisch war. Aufgrund der einfachen Datenbank Btrieve ließen sich Buchungsvorgänge nicht sicher verpacken, so dass es möglich war, dass der Lagerbestand erst beim Buchungslauf im Mahnwesen durchgeführt werden konnte.

Bei EULANDA® sind alle kaufmännischen Vorgänge eigenständige Prozesse mit eigenständigen Nummernkreisen. Ganz wesentlich ist aber der Unterschied zum Dokument „Rechnung“. In EULANDA® sind Rechnungen reine Buchungsvorgänge. Diese werden dementsprechend nie von Hand angelegt, sondern durch einen Buchungsbefehl im Extramenü des Auftrags „Umwandeln in Rechnung“ erzeugt oder abgerufen.

Diese Schnellbuchung wurde speziell für Benutzer eingebaut, die nur Rechnungen schreiben möchten. Der Aufwand ist hierbei gegenüber der EUROnet identisch. In diesen Fällen werden Kopfdaten und Positionen erfasst. Statt, wie bei EUROnet, die Menüs wechseln zu müssen, übernimmt die Funktion im Extramenü des Auftrags „Umwandeln in Rechnung“ nicht nur die komplette Erzeugung von Aufhebung der Lagerreservierung, die Lagerbuchung, die Erzeugung eines Lieferscheins und die Erstellung der Rechnung, sondern schaltet automatisch in das Rechnungsmodul um. Ein Rechnungsausdruck kann sofort über Strg+P erfolgen.

Sollen zu einer Rechnung Änderungen durchgeführt werden, so kann man von der angezeigten Rechnung durch Klick auf die Auftragsnummer in das Auftragsmodul zurückspringen. Eine Weitererfassung eines abgeschlossenen Auftrags ist dann jederzeit über das Extramenü unter „Weitererfassen“ möglich.

Für den Fall, dass nur Teilpositionen eines Auftrags ausgeführt werden sollen, kann jeder Auftrag über einen Dialog in einzelne Lieferungen (=Lieferscheine) aufgeteilt werden.

Lieferscheine lassen sich jederzeit zu Einzelrechnungen oder zu Sammelrechnungen überführen. Bei EULANDA® ist es also nicht mehr notwendig, bereits am Anfang zu entscheiden, ob später einmal eine Sammelrechnung zu verschiedenen Lieferscheinen oder eine Einzelrechnung benötigt werden wird.

Das Mahnwesen wurde ebenfalls wesentlich vereinfacht. So ist bei EULANDA® kein Buchungslauf mehr notwendig. Alle Rechnungen, zu denen keine Zahlungen vorhanden sind, können angemahnt werden, sobald die Zahlfrist überschritten ist. Zu jeder Rechnung können ebenfalls beliebig viele Zahlungen gebucht werden. Bei EUROnet wurde hier jeweils nur die letzte Zahlung festgehalten.