Allgemeines #

Öffentliche Stellen verlangen nun bundesweit elektronische Rechnungen nach dem EU-Standard EN16931, wobei größere Industriebetriebe dies schon lange zuvor verlangt haben. Viele Industriebetriebe verlangen schon seit langem ZUGFeRD oder XRechnungen von ihren Zulieferern.

Auch eine normale PDF-Datei kann bereits eine elektronische Rechnung sein, aber diese ist hier nicht gemeint – verlangt wird ein elektronisch automatisch weiter verarbeitbares Dokument nach EN26931. Eine normale PDF-Datei ist jedoch lediglich ein Abbild eines Rechnungsdokuments, also ein Scan.

ZUGFeRD oder auch XRechnung nach dem EN 16931 Standard enthalten jedoch Datenstrukturen, die direkt weiterverarbeitet werden können. Hiermit lassen sich Rechnungen automatisch auf den vereinbarten Preis kontrollieren, Rechnungen verbuchen, Kostenstellen zuordnen verschlagworten und vieles mehr.

ZUGFeRD in der Fassung 2.1.1 ist direkt identisch mit dem französischen Facture-X der Version 1.0.0.5. Es gibt inzwischen viele Begriffe für dasselbe bzw. eine Teilmenge davon.

Die Europäische Union hat mit der Norm EN16931 die Voraussetzung für ein europaweit einheitliches System geschaffen. Die beiden Verfahren ZUGFeRD und XRechnung benutzen diesen neu geschaffenen Raum. Sie lassen sich vom Empfänger effizient weiterverarbeiten.

ZUGFeRD und XRechnungen sind keine Modeerscheinung #

Der folgende Auszug zeigt, dass ZUGFeRD und XRechnungen eine dauerhafte und lebendige Angelegenheit bleiben werden.

Für die Norm EN16931 der XRechnung wird ein verbindlicher Gültigkeitszeitraum einer jeweiligen Version von XRechnung vereinbart. Derzeit beträgt der Gültigkeitszeitraum jeweils 6 Monate. Quelle: https://www.xoev.de/xrechnung/betrieb_und_support/faq-17664

Aus diesem Grund bieten wir das Modul Xfacture nur in Kombination mit einer Subskription, also einem Software-ABO an. Die Norm wächst ständig und muss an neue Gegebenheiten angepasst werden.

Die Subskription gibt es in Verbindung mit dem Hauptprodukt zu denselben Konditionen – derzeit 1% pro Monat vom Lizenzvolumen.

Zurzeit sind mehr als 50 Ergänzungen an der Norm EN16931 selbst auf europäischer Ebene (CEN) in Bearbeitung. Es wird erwartet, dass diese im Laufe des Jahres 2020 veröffentlicht werden. Quelle: https://invoice.fans/de/2020/09/die-umsetzung-der-xrechnung-ist-kein-einmaliges-projekt/

Des Weiteren schließen immer mehr Branchen mit ihren Anforderungen auf, so dass auch von dieser Seite Änderungen einfließen. Man muss in jedem Fall von vielen Jahren Anpassungs-Arbeit ausgehen.

Unterschied von ZUGFeRD und X-Rechnung #

Die XRechnung ist eine reine Datendatei im XML-Format. Das Format ist genau festgelegt, sehr komplex, aber eben nachvollziehbar. Während ZUGFeRD eine spezielle PDF-Datei im Archiv-Format ist und eine eingebettete XML-Datei enthält.

Zu ZUGFeRD gibt es verschiedene Versionsstände (1.0, 2.0 und 2.11) und verschiedene Formate (Minimal, Basic, Extended usw.). Relevant für Behörden und die meisten Firmen ist das Extended Format. In der aktuellen Version 2.1.1 ist es ebenfalls nach der EU-Norm EN 16931 aufgebaut und direkt kompatibel mit der XRechnung 1.2.1.

Vereinfacht gesagt ist ZUGFeRD eine Obermenge, denn das XML der XRechnung ist vollständig in ZUGFeRD 2.1.1 (Extended) abgebildet.

Ein Auszug aus der Webseite “https://www.e-rechnung-bund.de/faq-e-rechnung/faq-xrechnung/" weist explizit auf diesen Umstand hin.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. Quelle: Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung

Jeder akzeptiert ZUGFeRD 2.1.1 Extended #

Jede Behörde oder jeder Auftraggeber hat seine Präferenzen. Am Ende sollte man sich an das halten, was der Auftraggeber verlangt. Aber nachfragen, ob auch ZUGFeRD 2.1.1 Extended nach EN 16931 funktioniert, kostet nichts. Das hat den Vorteil, dass man wenig unterschiedliche Verfahren abbilden muss.

Mit dem neuen EULANDA-Modul Datenaustausch-Xfacture können Sie einen Hauptstandard festlegen, sowie zu jeder Adresse ein abweichendes Verfahren. Sie sind also bestens gerüstet für die neuen Aufgaben.

Wir bevorzugen in jedem Fall ZUGFeRD 2.11 Extended, da man hier auch das Abbild der Rechnung hat und damit alle Angaben, die der Gesetzgeber für Rechnungen verlangt, abgebildet werden können.

Was bedeutet PDF/A bzw. PDF/A3 #

ZUGFeRD benutzt eine PDF-Datei, aber eine besondere. Das PDF/A ist ein archivfestes PDF. Es erfüllt die Voraussetzungen, damit die Datei auch in Zukunft von zukünftigen Programmen ausdruckbar ist. Der Zusatz 3 bedeutet im Wesentlichen, dass das PDF auch eingebettete Dateien enthalten kann.

Wenn Sie die Vollversion von Acrobat oder FOXIT haben, können Sie den Dateianhang der eingebetteten XML-Datei lesen und auch getrennt abspeichern. Diese XML-Datei einer ZUGFERD 2.1.1. Extended nach EN 16931 ist auch gleichzeitig eine XRechnung.

Auftraggeber wollen ZUGFeRD oder XRechnung #

Seit Gemeinden, Landesämter und der Bund XRechnungen bzw. ZUGFeRD zwingend erwarten, hat sich das System auch in vielen Bereichen der mittleren Industriebetriebe einen Namen gemacht.

Hier ein kleiner Auszug von Firmen, die diese Art von Rechnungen erwarten:

Behörden in Europa über System PEPPOL
Bundesbahn
Bundesbehörden
Bundeskriminalamt
DATEV-Online-Benutzer
DB Service GmbH
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV)
E. ZOLLER GmbH & Co. KG, Pleidelsheim
ESWE Stadtwerke
Förstereien
Gemeinden
Hogast, Einkaufsverband
Institut für Arbeitsschutz der DGUV (IFA)
Landesbehörden
Max-Planck-Institute
Schaeffler Deutschland, Automotive
Storck-Süßwaren
Straßenbauämter
THW Technische Hilfswerk
Universitäten
Waffel-Löser
Wirthwein, Automotive