Allgemeines #

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen für inländische B2B-Geschäfte in Deutschland verpflichtend. Diese Verpflichtung basiert auf der Umsetzung der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung und dem deutschen Wachstumschancengesetz. Allerdings gibt es Übergangsfristen, die es Unternehmen ermöglichen, sich schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen.

Öffentliche Stellen verlangen bereits seit einigen Jahren elektronische Rechnungen nach dem EU-Standard EN 16931. Auch größere Industriebetriebe haben diese Anforderungen schon lange vor der gesetzlichen Verpflichtung eingeführt und erwarten von ihren Zulieferern Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung.

Was gilt als elektronische Rechnung? #

Eine einfache PDF-Datei kann zwar eine Rechnung enthalten, entspricht aber nicht den neuen Anforderungen – denn sie ist lediglich eine bildhafte Darstellung des Rechnungsdokuments. Verlangt wird ein elektronisch weiterverarbeitbares Dokument nach EN 16931, das strukturierte Daten enthält.

Die gängigen Formate für elektronische Rechnungen sind:

• XRechnung (standardisiert für öffentliche Auftraggeber in Deutschland)
• ZUGFeRD (ein hybrides Format mit PDF und eingebetteten XML-Daten)
• PEPPOL BIS Billing 3.0 (ein europaweit standardisierter UBL-2.1-Rechnungsstandard, der strukturierte Daten nach EN 16931 über ein einheitliches Netzwerk transportiert)

Beide Formate enthalten Datenstrukturen, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen. Dadurch können Rechnungen direkt geprüft, verbucht und z. B. Kostenstellen zugeordnet werden.

ZUGFeRD und XRechnung #

Die aktuelle Version des XRechnung-Standards ist 3.0.1, die seit dem 1. Februar 2024 gültig ist. Unternehmen sollten stets die aktuelle Version verwenden, da ältere Versionen möglicherweise nicht mehr akzeptiert werden.

ZUGFeRD in der Version 2.3.2 ist mit dem französischen Facture-X 1.0.7 identisch. Diese Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind daher EU-weit kompatibel.

Die Europäische Union hat mit dieser Norm die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat geschaffen. Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung nutzen diesen Standard und ermöglichen eine effiziente Weiterverarbeitung der Rechnungen durch den Empfänger.

PEPPOL BIS Billing 3.0 nutzt ebenfalls die EN-16931-Semantik, unterscheidet sich jedoch technisch dadurch, dass es ausschließlich ein UBL-2.1-Dokument ohne eingebettetes PDF ist und über das PEPPOL-Netzwerk transportiert wird.

ZUGFeRD und XRechnung – Ein langfristiger Standard #

ZUGFeRD und XRechnung sind keine vorübergehende Modeerscheinung, sondern etablierte Standards, die kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Für die Norm EN 16931 der XRechnung wird ein verbindlicher Gültigkeitszeitraum für jede Version festgelegt. Derzeit beträgt dieser 6 Monate. Quelle: XÖV – XRechnung

Aufgrund dieser dynamischen Entwicklung bieten wir das Modul Xfacture ausschließlich im Rahmen einer Subskription (Software-ABO) an. Die Norm wächst stetig und muss regelmäßig an neue gesetzliche und technische Anforderungen angepasst werden.

Die Subskription ist an das Hauptprodukt gekoppelt und wird zu denselben Konditionen angeboten – derzeit 1 % pro Monat vom Lizenzvolumen.

Aktuell sind mehr als 50 Ergänzungen an der Norm EN 16931 auf europäischer Ebene (CEN) in Bearbeitung. Quelle: invoice.fans

Auch immer mehr Branchen passen ihre Anforderungen an, sodass weitere Änderungen in den Standard einfließen. Daher ist über viele Jahre hinweg mit fortlaufenden Anpassungen zu rechnen.

Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung #

XRechnung ist ein reines XML-basiertes Datenformat, das ausschließlich maschinenlesbar ist und keine visuelle Darstellung enthält. Es wurde speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931.

ZUGFeRD hingegen ist ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dadurch ist es sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar. Dieses Format eignet sich besonders für den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) und mit Endverbrauchern (B2C).

Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.3.2 wurde am 13. November 2024 veröffentlicht.

Vereinfacht gesagt, stellt ZUGFeRD eine Obermenge dar, da es die vollständigen XML-Daten der XRechnung in das PDF integriert. Dies ermöglicht es, die Vorteile beider Formate zu nutzen: die menschliche Lesbarkeit des PDFs und die maschinelle Verarbeitbarkeit des XMLs.

Ein Auszug aus der Webseite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat weist explizit auf diesen Umstand hin:

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.3.2 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.

Jeder sollte ZUGFeRD 2.3.2 Extended unterstützen #

Jede Behörde und jeder Auftraggeber kann eigene Präferenzen für das Rechnungsformat haben. Grundsätzlich sollte man sich nach den Vorgaben des Auftraggebers richten. Allerdings lohnt es sich nachzufragen, ob auch ZUGFeRD 2.3.2 Extended nach EN 16931 akzeptiert wird – oft ist dies der Fall. Das hat den Vorteil, dass weniger unterschiedliche Rechnungsformate verwaltet werden müssen.

Mit dem neuen EULANDA-Modul Datenaustausch-Xfacture können Sie einen Hauptstandard festlegen und für jede Rechnungsadresse ein abweichendes Format definieren. Damit sind Sie bestens auf die neuen Anforderungen vorbereitet.

Wir bevorzugen ZUGFeRD 2.3.2 Extended, da dieses Format nicht nur die maschinenlesbaren Daten enthält, sondern auch eine lesbare PDF-Rechnung, die alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben umfasst.

Was bedeutet PDF/A bzw. PDF/A-3? #

ZUGFeRD verwendet eine spezielle Art von PDF-Datei – das PDF/A-3-Format. Dieses wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt.

• PDF/A steht für ein archivfestes PDF, das sicherstellt, dass die Datei auch in Zukunft fehlerfrei dargestellt und gedruckt werden kann. Es enthält keine aktiven Inhalte wie JavaScript oder eingebettete Schriftarten, die verloren gehen könnten.
• PDF/A-3 erweitert dieses Format um die Möglichkeit, zusätzliche Dateien einzubetten – in diesem Fall die maschinenlesbare XML-Rechnung nach EN 16931.

Einbettung der XML-Datei #

Wenn Sie eine Vollversion von Adobe Acrobat oder Foxit PDF Editor nutzen, können Sie den Dateianhang einsehen, die eingebettete XML-Datei extrahieren und separat speichern.

Die in ZUGFeRD 2.3.2 Extended enthaltene XML-Datei entspricht inhaltlich der XRechnung und kann somit auch von Empfängern verarbeitet werden, die ausschließlich XRechnungen akzeptieren.

Vorteile von PDF/A-3 in der Praxis #

• Doppelte Nutzung: Menschen können die Rechnung als lesbare PDF-Datei nutzen, während IT-Systeme die XML-Daten automatisiert verarbeiten.
• Revisionssicherheit: Durch das archivfeste Format bleibt die Rechnung langfristig gültig.
• Flexibilität: Unternehmen können beide Rechnungsformate gleichzeitig bereitstellen, ohne separate Prozesse zu benötigen.

Auftraggeber wollen ZUGFeRD oder XRechnung #

• Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht für öffentliche Auftraggeber haben viele Behörden und Unternehmen begonnen, elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format zu verlangen. Hier ein kleiner Auszug von Organisationen, die diese Formate erwarten:

  • Behörden und Organisationen in Europa über das PEPPOL-Netzwerk (u. a. im Rahmen des Standards PEPPOL BIS Billing 3.0)
  • Bundesbehörden
  • DATEV-Online-Benutzer
  • Stadtwerke
  • Gemeinden
  • Landesbehörden
  • Universitäten
  • Deutsche Bahn

  Diese Entwicklung zeigt, dass elektronische Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD zunehmend zum Standard werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass sie in der Lage sind, Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen und zu verarbeiten, um den Anforderungen ihrer Auftraggeber gerecht zu werden.

  Peppol das EDI Portal #

  PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist ein europaweit standardisiertes Netzwerk für den sicheren und interoperablen Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen. Unternehmen und Behörden nehmen über einen zertifizierten PEPPOL Access Point am Netzwerk teil und können darüber strukturierte Dokumente wie Rechnungen eindeutig adressiert versenden und empfangen.

  Im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung dient PEPPOL als Transportinfrastruktur für EN-16931-konforme Rechnungen. Dabei werden je nach Anforderung unterschiedliche technische Formate genutzt, insbesondere UBL 2.1 im Rahmen von PEPPOL BIS Billing 3.0. Der jeweilige Empfänger wird über eine eindeutige PEPPOL Participant ID identifiziert, wodurch eine automatische und zielgenaue Zustellung möglich ist.

  Die Übermittlung der Dokumente erfolgt grenzüberschreitend innerhalb Europas und ermöglicht damit einen einheitlichen, standardisierten Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber und zunehmend auch im B2B-Umfeld.

  Wie nehme ich an Peppol teil? #

  Um am PEPPOL-Netzwerk teilzunehmen, muss sich jeder Nutzer über einen sogenannten PEPPOL Access Point registrieren. Ein Access Point fungiert als technischer Zugangspunkt zum PEPPOL-Netzwerk und stellt die sichere sowie standardkonforme Übermittlung von Dokumenten wie Rechnungen oder Bestellungen sicher. Nach der Registrierung wird dem Unternehmen eine PEPPOL Participant ID zugewiesen, die als eindeutige Kennung für den Versand und Empfang von Dokumenten dient.

  Die Anbindung an einen Access Point erfolgt in der Regel über einen spezialisierten Dienstleister, der die technische Registrierung und Konfiguration übernimmt. EULANDA unterstützt diesen Prozess aktiv: Interessenten können sich direkt an uns wenden, wir koordinieren die Registrierung in Abstimmung mit einem geeigneten Access-Point-Betreiber und begleiten die Einrichtung bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme.

  Die Registrierung ist in der Regel unkompliziert und kurzfristig umsetzbar. Die laufenden Kosten für den Betrieb eines PEPPOL-Zugangs sind überschaubar und erscheinen insbesondere im Verhältnis zu den rechtlichen Anforderungen und dem Automatisierungsgewinn sinnvoll. Eine eigene IT-Infrastruktur für den Datenaustausch ist dabei nicht erforderlich.

  Kann ich Dokumente empfangen? #

  Der Empfang von Dokumenten über PEPPOL ist grundsätzlich möglich und wird von vielen PEPPOL Access Points über zusätzliche Schnittstellen (APIs) unterstützt. Diese Funktionen richten sich in erster Linie an Buchhaltungen oder spezialisierte Systeme zur automatisierten Belegverarbeitung und sind nicht Bestandteil des regulären ERP-Versandprozesses.

  Der Schwerpunkt der Integration in EULANDA mit dem Modul Xfacture liegt klar auf dem Versand elektronischer Rechnungen. Dieser ist vollständig in den bestehenden ERP-Ablauf eingebettet und für den Anwender transparent umgesetzt. Die elektronische Rechnung wird über einen zentralen Menüpunkt erzeugt und – sofern erforderlich – direkt über das PEPPOL-Netzwerk versendet.

  Aus Anwendersicht unterscheidet sich der Vorgang nicht von einem klassischen Rechnungsversand:

  • keine separate Anmeldung an Portalen
  • kein manuelles Hochladen von Dateien
  • keine technischen Einstellungen im Tagesgeschäft

  Der Versand einer PEPPOL-Rechnung ist damit vergleichbar einfach wie das Versenden einer E-Mail, erfüllt jedoch gleichzeitig alle gesetzlichen und technischen Anforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen.

  Optionale Zusatzleistungen einzelner Access-Point-Betreiber, wie z. B. Archivierungs- oder Empfangsfunktionen, können unabhängig davon genutzt werden, sind jedoch keine Voraussetzung für den Versand elektronischer Rechnungen aus EULANDA.

  Zusammenfassung zu Peppol #

  PEPPOL ist ein europaweit standardisiertes, dezentrales Netzwerk für den sicheren und interoperablen Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Die Teilnahme erfolgt über einen PEPPOL Access Point, bei dem sich Unternehmen registrieren und eine eindeutige PEPPOL Participant ID erhalten. Diese Identifikation ermöglicht den adressierten Versand strukturierter Dokumente wie Rechnungen über das PEPPOL-Netzwerk.

  Viele Access-Point-Betreiber stellen ergänzend Weboberflächen oder Schnittstellen (APIs) bereit, über die sich PEPPOL in bestehende Systeme integrieren lässt. Dadurch kann der Versand elektronischer Rechnungen automatisiert erfolgen, ohne dass separate Portale oder manuelle Zwischenschritte erforderlich sind. Optionale Zusatzfunktionen wie Archivierung oder Dokumentenempfang sind abhängig vom jeweiligen Anbieter.

  Ein wesentlicher Vorteil von PEPPOL ist, dass nur registrierte und eindeutig identifizierte Teilnehmer am Netzwerk teilnehmen können. Die Identifikation erfolgt über standardisierte Schema-IDs in Kombination mit einer Unternehmenskennung, z. B. auf Basis der Umsatzsteuer-ID. Dadurch wird ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Sicherheit erreicht und das Risiko von Fehlzustellungen oder Missbrauch deutlich reduziert.

  Interessenten, die PEPPOL im Zusammenspiel mit EULANDA nutzen möchten, können sich einfach an den EULANDA-Support oder den Vertrieb wenden. Die Anforderungen lassen sich in Ruhe besprechen und – falls gewünscht – gemeinsam mit einem geeigneten Access-Point-Betreiber umsetzen. Die Einführung ist in der Regel unkompliziert und kann schrittweise erfolgen.