Anwendungsempfehlung #

EN16931 – ZUGFeRD – XRechnung – PEPPOL – EULANDA® Warenwirtschaft

Einführung #

Hinweis zur Prüfung von elektronischen Rechnungen #

EULANDA® führt selbst keine inhaltliche Prüfung durch, ob eine Rechnung den Vorgaben für bestimmte Standards wie XRechnung oder EN16931 entspricht. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Rechnung formal korrekt aufgebaut ist, können Sie ein kostenloses Validierungs-Tool der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) verwenden. Dieses steht über die Plattform GitHub zum Download bereit. Damit können Sie Ihre elektronischen Rechnungen vorab nach verschiedenen Profilen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) prüfen.

Zusätzlich bieten viele Portale, über die elektronische Rechnungen eingereicht werden, eine eigene Validierung an. Ein besonders einfach zugängliches und derzeit kostenfreies Online-Portal ist:

👉 PortInvoice

hier können Stand April 2025 bis zu 9 Rechnungen pro Tag kostenlos geprüft werden.

Bezeichnungen in der XRechnung – was bedeutet BT, BG oder BR? #

In diesem Leitfaden stoßen Sie häufiger auf Bezeichnungen wie BT-, BG- oder BR-. Diese Begriffe stammen aus dem offiziellen XRechnungs-Standard:

• BT steht für Business Term – also einzelne Datenfelder, z. B. „Rechnungsdatum“ oder „Zahlbetrag“.
• BG steht für Business Group – das sind zusammengehörende Datenfelder, z. B. „Rechnungskopf“ oder „Steuerinformationen“.
• BR steht für Business Rule – das sind Regeln, die festlegen, wann welche Daten erforderlich oder erlaubt sind.

Insgesamt gibt es ca. 1000 solcher Regeln wenn man alle Profile einbezieht, die möglich sind. Für die meisten Anwender sind jedoch nur etwa 150 davon wirklich relevant. In unserer Anwendungsempfehlung konzentrieren wir uns daher bewusst auf die wichtigsten Regeln, die Ihnen in der Praxis tatsächlich begegnen.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format ist richtig? #

Ob eine elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden soll, hängt immer vom Empfänger ab.

• XRechnung ist das offizielle Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber (z. B. Städte, Gemeinden, Ministerien, Universitäten, Justizanstalten, Bundeswehr, viele Krankenhäuser usw.). Hier ist immer eine Leitweg-ID erforderlich.
• ZUGFeRD eignet sich vor allem für den privaten Bereich (B2B) und unterstützt hybride Rechnungen (PDF + XML eingebettet).

Beide Formate basieren technisch auf EN16931, unterscheiden sich aber in der Umsetzung und den konkreten Anforderungen (z. B. Pflichtfelder, Validierung).

Tipp für Anwender in EULANDA® Das gewünschte Rechnungsformat kann für jede Adresse individuell im Menü Erweitert → Xfacture hinterlegt werden. Dort kann auch eine abweichende Formatwahl vom Standard vorgenommen werden.

Was bedeutet die Umstellung auf EN16931 für Ihre EULANDA-Rechnungen? #

Die elektronische Rechnung im Format EN16931 ist ein europaweit einheitlicher Standard – das klingt zunächst nach einer klaren Sache. In der Praxis bedeutet es aber:

Zwei sehr unterschiedliche Welten müssen miteinander verbunden werden.

EULANDA® ist ein mächtiges, praxisnahes ERP-System mit vielen komfortablen Funktionen, die individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Der Standard EN16931 hingegen wurde so gestaltet, dass er für alle Branchen und Systeme funktioniert – vom Handwerksbetrieb bis zur internationalen Konzernstruktur.

Das hat zur Folge:

• Es gibt Inhalte, die Sie in EULANDA® verwenden, die sich nicht 1:1 in einer elektronischen Rechnung abbilden lassen.
• Umgekehrt erlaubt EN16931 bestimmte Datenfelder, die in EULANDA® so nicht vorkommen oder bewusst nicht genutzt werden.
• Auch die Logik hinter bestimmten Themen unterscheidet sich: In EULANDA® arbeiten Sie mit einem profilgesteuerten Steuersystem – flexibel und tief integriert. EN16931 verwendet dagegen ein vereinfachtes, flaches Steuermodell mit Kennbuchstaben wie S, Z oder AE.

Das Ergebnis kann in beiden Fällen eine korrekte, regelkonforme Rechnung sein – aber der Weg dorthin ist unterschiedlich.

Deshalb ist es ganz normal, dass bei der Umwandlung von EULANDA®-Daten in eine elektronische Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) Entscheidungen getroffen werden müssen: Was wird übernommen, was vereinfacht, was weggelassen? Welche Informationen werden wie übersetzt?

Gut zu wissen Diese Entscheidungen treffen wir auf Basis der gültigen Regeln und Best Practices – nachvollziehbar, dokumentiert und stets mit dem Ziel, Ihre Rechnung sowohl formal korrekt als auch inhaltlich aussagekräftig zu gestalten.

Die Norm lebt – und entwickelt sich ständig weiter #

Die EN16931 ist keine starre Vorschrift, sondern ein lebender Standard, der sich regelmäßig weiterentwickelt. Mehrmals im Jahr erscheinen aktualisierte Versionen, in denen neue Anforderungen, Klarstellungen oder technische Anpassungen berücksichtigt werden – etwa durch gesetzliche Änderungen, europäische Vorgaben oder branchenspezifische Wünsche.

Wir verfolgen diese Entwicklungen laufend und setzen relevante Änderungen zeitnah in EULANDA® / Xfacture um. Dabei fließen auch Rückmeldungen und konkrete Anwendungsfälle unserer Anwender mit ein.

Ihre Erfahrungen zählen! Wenn Sie bei der Nutzung der elektronischen Rechnung auf Besonderheiten, Ideen oder Optimierungsmöglichkeiten stoßen: Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam machen wir das System besser – praxisnah, gesetzeskonform und zukunftssicher.

Hinweis zur EDIWARE-basierten Version #

Die ältere, EDIWARE-basierte Version zur Erstellung elektronischer Rechnungen in EULANDA® wurde bereits im Jahr 2020 eingeführt. Sie basierte auf den damals gültigen Anforderungen, der damals enthaltenen Funktionen und dem damaligen Stand der XRechnungs-Standards und technischen Möglichkeiten.

Aus Gründen der Kompatibilität zu EULANDA® wurde die dazugehörige Schnittstelle „eingefroren“, also bewusst nicht mehr an spätere EDIWARE-Entwicklungen angepasst.

Das bedeutet:

• Manche technischen Einschränkungen - wie z. B. nur ein Mehrwertsteuersatz bei Gesamtrabatt - resultieren nicht aus einem generellen Mangel, sondern aus der damaligen Definition der Schnittstelle.
• Selbst wenn das EDIWARE-System heute mehr kann, wird diese Funktion nicht angesprochen, da die Ansteuerung fix auf dem Stand von 2020 bleibt. Lediglich Funktionsverweigerungen die notwendig sind um neuere EULANDA®-Versionen rückwärts-kompatibel zu halten, werden hier noch gepflegt.

Wer von neueren XRechnung-Funktionen profitieren möchte (z. B. mehrere strukturierte Bankverbindungen, flexible Steuerverarbeitung, erweiterte Validierung), sollte auf das neue Xfacture-System ab Version 3.0 umsteigen. In den Einstellungen (zentral und beim Kunden), kann dann unter “Version”, die “Neueste Version” eingestellt werden. Die Unterstützung von EDIWARE wird in einer der kommenden Versionen entfernt, de Dokumentation bezieht sich ausschließlich auf die “Neueste Version”.