Bedienung #

Im Modul Rechnung befinden sich im Menü “Erweitert” die Menüpunkte “Xfacture ausgeben” und “Xfacture ausgeben – Treffer”. Je nach eingestellter Konfiguration kann die elektronische Rechnung per E-Mail aber auch gleichzeitig in das Dokumentensystem DMS und zusätzlich auf den Desktop abgelegt werden.

Xfacture ausgeben #

ZUGFeRD bzw. XRechnung ausgeben

Die Vorgabewerte sind so eingestellt, dass das System eine elektronische ZUGFeRD-Rechnung ohne jegliche Konfiguration erstellt.

Wird jedoch XRechnung benötigt oder möchten Sie die ZUGFeRD-Rechnung mit internen Rechtsvermerken versehen, so muss der Rechtstext unter “Zubehör/Einstellungen” im Abschnitt “Plugin” unter “Xfacture” eingetragen worden sein.

Ist ein EULANDA-DMS (= Dokumentensystem) vorhanden und die Option “Archiv” in den Einstellungen aktiviert, dann kann das Dokument zusätzlich beim Kunden in den Ordner “Xfacture” abgelegt werden.

Ist ein E-Mail-System eingerichtet, dann wird dieses ebenfalls genutzt. Wurden in den Einstellungen unter “Zubehör” Signaturen angelegt und im Berichts-Designer die Berichtseigenschaften für den Nachrichtentext definiert, so werden diese auch bei der elektronischen Rechnung im E-Mail verwendet.

Änderungen vom Standard können zum einen unter “Zubehör/Einstellungen” im Abschnitt “Plugins” unter “Xfacture” allgemeingültig und zum anderen in der Adressverwaltung über das “Erweitert”-Menü kundenspezifisch festgelegt werden. In diesem Menü befindet sich auch die Möglichkeit, die Leitweg-ID schematisch zu überprüfen.

In den Einstellungen lässt sich festlegen, ob ein E-Mail-Dialog vor dem Versenden der elektronischen Rechnung angezeigt werden soll. Ebenso ob bei der Dateiausgabe ein Viewer die PDF-Datei anzeigen soll. Diese bei Einzelausgaben sinnvolle Option stört jedoch bei Serienausgaben. Aus diesem Grund gibt es die zweite Option “Xfacture ausgeben – Treffer”.

Xfacture ausgeben – Treffer #

Dieser Menüpunkt verwendet Ihre normalen Einstellungen, jedoch unterdrückt er Dialoge, wie zum Beispiel, dass das E-Mail vor dem Versenden angezeigt werden soll.

Xfacture automatisieren #

Zusätzlich wird dieser Menüpunkt in den Treffer-Optionen angezeigt. Sie können damit mehrere ZUGFeRD- oder XRechnungen automatisiert ausgeben lassen – auch als E-Mail.

Hierzu ruft man eine Auswahl auf, die mehr als einen Treffer enthält und kann dann an dem kleinen Dreieck die Treffer-Optionen anzeigen lassen. Nin wählt man die letzte Option, “Treffer ermitteln”.

Treffer ermitteln und ausgeben

Aktionen für alle Treffer durchführen

Wählen Sie nun die Option “Aktionen für alle Treffer durchführen” aus und im Folgedialog dann die “Xfacture ausgeben – Treffer”-Option.

Xfacture ausgeben – Treffer

Hierdurch wird der Menüpunkt, der sich auch im “Erweitert”-Menü befindet, aufgerufen, aber für jeden Treffer automatisch angesteuert. Da die Dialoge hierbei unterdrückt werden, ist diese Ausgabe damit automatisiert.