Parameter #

Parameter sind globale Werte oder kundenspezifische Daten, die im “Xfacture”-Kontakt gespeichert werden. Dort werden die individuellen Konfigurationen in die Karteikarte eingetragen.

Wichtiger Hinweis: Änderungen an diesen Parametern sollten nicht manuell, sondern ausschließlich über die vorgesehenen Dialoge erfolgen.

Die Parameterliste dient in erster Linie dazu, externen Programmen den Zugriff auf die Einstellungen zu ermöglichen.

Technische Details #

• Die Parameter werden hier mit den Namen aus der EULANDA-Registry aufgeführt.
• Sie unterscheiden sich von den Texten, die in der Eingabemaske angezeigt werden.
• Der Eingabedialog sorgt automatisch für das korrekte Format und die richtige Datenstruktur.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Einstellungen einheitlich und fehlerfrei verarbeitet werden.

Body (Nachrichtentext für den E-Mail-Versand) #

In diesem Feld kann der Nachrichtentext für den E-Mail-Versand festgelegt werden.

• Standardmäßig bleibt dieses Feld leer.
• In diesem Fall wird der Betreff und Nachrichtentext automatisch über denselben Mechanismus generiert, der auch für E-Mail-Angebote und andere Dokumente genutzt wird.

Falls Sie den Nachrichtentext individuell anpassen möchten, können Sie an dieser Stelle einen eigenen Text eingeben. Dabei stehen verschiedene Variablen zur Verfügung, die automatisch ersetzt werden:

Verfügbare Variablen: #

Diese Variablen können frei in den Text eingefügt werden, um eine automatische Personalisierung zu ermöglichen.

E-Mail #

Dieses Feld wird normalerweise nicht in den allgemeinen Einstellungen gespeichert, kann jedoch theoretisch für eine individuelle E-Mail-Adresse genutzt werden.

• Falls eine E-Mail-Adresse eingetragen wird, wird die elektronische Rechnung explizit an diese Adresse gesendet.
• Wenn das Feld leer bleibt, wird die E-Mail-Adresse aus dem Adressstamm des Kunden verwendet.

Diese Einstellung ermöglicht eine flexible Handhabung, falls Rechnungen an eine abweichende Adresse versendet werden sollen.

FileFolder (Ausgabeordner für Dateien) #

Falls die elektronische Rechnung zusätzlich im Dateisystem gespeichert werden soll, kann hier ein spezieller Speicherordner angegeben werden.

Wichtiger Hinweis: Die Ordnerangabe muss immer mit einem Backslash (\) abschließen (z. B. C:\Rechnungen\).

• Falls kein Ordner angegeben wird, wird die Datei standardmäßig auf dem Desktop des Benutzers gespeichert.
• Diese Einstellung ermöglicht es, Rechnungen automatisch in einem festgelegten Verzeichnis abzulegen, z. B. für die Weiterverarbeitung durch ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware.

FileMask (Formatmaske für Dateinamen) #

Der Dateiname einer elektronischen Rechnung kann mithilfe einer Formatmaske individuell angepasst werden.

Falls kein Wert angegeben wird, lautet der Standard-Dateiname:

YYYY-MM-DD-$$TITLE$$-$$INVOICENUMBER$$

• (Titel) → Dokumententyp, entweder “Rechnung” oder “Gutschrift”
• (Rechnungsnummer) → Nummer der jeweiligen Rechnung

Hinweise zur Anpassung: #

• Fester Text sollte in Kleinbuchstaben geschrieben werden, da viele Großbuchstaben als Platzhalter dienen (z. B. MM für Monatszahl).
• Das verwendete Datum bezieht sich auf den Beleg, nicht auf das Tagesdatum des Ausdrucks.
• Die Dateimaske gilt sowohl für die XML-Datei der XRechnung als auch für die PDF-Datei der ZUGFeRD-Rechnung.

Mögliche Platzhalter: #

Beispiel einer individuellen Dateimaske: #

YYYY-MM-DD-$$USER$$-$$invoicenumber$$  

→ Ergibt z. B. 2025-03-16-mmustermann-100456.pdf

Format (Rechnungsformat wählen) #

Dieses Feld legt fest, in welchem Format die elektronische Rechnung ausgegeben wird.

Verfügbare Optionen:

• “ZUGFeRD” → Hybrid-PDF mit eingebetteter XML-Rechnung
• “XRechnung” → Reine XML-Datei für den strukturierten Datenaustausch

Falls kein Wert angegeben wird, verwendet das System standardmäßig “ZUGFeRD”, sofern eine entsprechende Lizenz für dieses Format vorhanden ist.

LeitwegID (Identifikation für Behördenrechnungen) #

Die Leitweg-ID wird von Behörden vergeben und dient der Adressierung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

• Sie muss im Kundenmodul unter “Erweitert” eingetragen werden.
• Jede Behörde gibt eine eigene Leitweg-ID an, die für die korrekte Zustellung der XRechnung erforderlich ist.

Falls eine Rechnung an eine Behörde gesendet wird, ist eine gültige Leitweg-ID zwingend erforderlich.

OpenDoc (Datei nach Ausgabe automatisch öffnen) #

Dieses Feld bestimmt, ob die elektronische Rechnung nach der Ausgabe automatisch geöffnet wird.

Mögliche Werte:

• 0 → Die Datei wird nicht automatisch geöffnet (Standard).
• 1 → Falls die Rechnung als PDF gespeichert wurde, wird sie mit dem Standard-PDF-Anzeigeprogramm geöffnet.

OpenEmail (E-Mail-Versanddialog vor dem Senden anzeigen) #

Dieses Feld steuert, ob vor dem Versand der elektronischen Rechnung ein E-Mail-Versanddialog geöffnet wird.

Voraussetzungen:

• Das verwendete E-Mailsystem und der EULANDA®-Treiber müssen diese Funktion unterstützen.
• Falls der Versand über SMTP erfolgt, wird kein Dialog angezeigt, da SMTP direkt ohne Benutzerinteraktion versendet.

Funktionsweise:

• 1 → Öffnet den E-Mail-Versanddialog, falls unterstützt.
• 0 → Sendet die E-Mail direkt ohne Dialog (Standard für SMTP).

Diese Einstellung ist hilfreich, wenn der Benutzer die E-Mail vor dem Versand noch bearbeiten oder kontrollieren möchte.

OutArchive (Archivierung in das EULANDA-DMS) #

Dieses Feld steuert, ob die elektronische Rechnung zusätzlich im EULANDA-Dokumentensystem (DMS) archiviert wird.

Mögliche Werte:

• 1 → Die Rechnung wird im DMS des jeweiligen Kunden unter dem Unterordner “Xfacture” gespeichert.
• 0 → Keine Archivierung im DMS (Standard, falls kein Wert angegeben wird).

Hinweis:

• Der Ordnerpfad kann nicht hier eingestellt werden, da das DMS eine eigene Ordnerstruktur verwaltet.
• Falls ein DMS-System vorhanden ist, wird die Rechnung automatisch dort abgelegt

Diese Option ist besonders nützlich für Unternehmen, die Rechnungen zentral im DMS verwalten und archivieren möchten.

OutEmail (Versand der Rechnung per E-Mail) #

Dieses Feld bestimmt, ob die elektronische Rechnung per E-Mail versendet wird.

Mögliche Werte:

• 1 → Die Rechnung wird per E-Mail versendet.
• 0 → Kein E-Mail-Versand (Standard).

Voraussetzungen:

• Das Kunden-E-Mailsystem muss eingerichtet und mit EULANDA® verbunden sein.
• Die E-Mail-Verbindung wird unter “Zubehör” → “Einstellungen” → “Kommunikation” konfiguriert.

Diese Option ermöglicht den automatisierten Versand elektronischer Rechnungen an den Kunden per E-Mail.

OutFile (Speicherung der Rechnung als Datei im Dateisystem) #

Dieses Feld steuert, ob die elektronische Rechnung zusätzlich in einem Dateiordner gespeichert wird.

Mögliche Werte:

• 1 → Die Rechnung wird in einen Dateiordner abgelegt (Standardwert).
• 0 → Keine Speicherung im Dateisystem.

Speicherort:

• Der Zielordner wird über den Parameter “FileFolder” definiert.
• Falls kein Speicherort angegeben wurde, wird die Datei standardmäßig auf dem Desktop abgelegt.

Diese Einstellung ist hilfreich, wenn die Rechnungen zusätzlich zur E-Mail oder Archivierung auch lokal oder in einem Netzlaufwerk gespeichert werden sollen.

Report (Druckformular für die elektronische Rechnung) #

Dieses Feld enthält den internen Namen des Druckformulars, das für die Erstellung der elektronischen Rechnung verwendet wird.

Wo finde ich den Formularnamen?

• Der interne Formularname wird angezeigt, wenn der Formulardialog aufgerufen wird.
• Er steht in der zweiten Zeile des Dialogs.

Verhalten bei leerem Wert:

• Falls kein Wert angegeben wird, verwendet das System automatisch das Standard-Formular aus dem Rechnungsmodul.
• Das Standard-Formular ist im Druckmenü fett dargestellt.
• Falls mehrere Druckformulare als Standard definiert sind, wird alphabetisch das letzte Formular verwendet.

Diese Einstellung ermöglicht es, gezielt ein bestimmtes Rechnungsformular für die elektronische Rechnung zu definieren, falls abweichende Vorlagen genutzt werden sollen.

Subject (Betreffzeile für den E-Mail-Versand der Rechnung) #

Dieses Feld definiert den Betreff der E-Mail, mit der die elektronische Rechnung versendet wird.

Standardverhalten:

• Falls das Feld leer bleibt, wird der Betreff automatisch über den Standard-Mechanismus von EULANDA® generiert, wie es auch bei E-Mail-Angeboten und anderen Dokumenten geschieht.

Individuelle Anpassung:

• Falls eine eigene Betreffzeile gewünscht ist, kann diese hier definiert werden.
• Es stehen verschiedene Variablen zur Verfügung, um die Betreffzeile dynamisch anzupassen.

Verfügbare Variablen: #

Beispiel für eine individuelle Betreffzeile: #

Ihre elektronische Rechnung ($$format$$, Nr. $$invoicenumber$$)  

→ Ergibt z. B. “Ihre elektronische Rechnung (ZUGFeRD, Nr. 100456)”

Diese Funktion ermöglicht eine automatische Anpassung des Betreffs, sodass relevante Informationen bereits in der E-Mail-Vorschau sichtbar sind.

Version (Versionsnummer der elektronischen Rechnung) #

Dieses Feld bestimmt, welche Version des Rechnungsformats verwendet wird.

Mögliche Werte:

• actual → Verwendet die aktuellste Version des Formats.
• previous → Verwendet die vorherige Version des Formats.

Aktuelle Versionen (Stand März 2025): #

Falls kein Wert angegeben wird, verwendet das System standardmäßig die neueste Version (actual).

Diese Einstellung ist hilfreich, falls ein Kunde oder eine Behörde eine ältere Version benötigt, während das System automatisch auf neue Standards aktualisiert.