Briefkopf #
Sie möchten Ihren Briefkopf hinterlegen? #
Das elektronische Briefpapier wird im Berichtsdesigner erstellt. Sie öffnen im Berichtsdesigner den Reiter “Briefköpfe”, den Sie in der Schnellstartleiste unter „Systemverwaltung“ finden.
Briefköpfe öffnen
Wählen Sie in den Briefköpfen die gewünschte Vorlage aus. Wurde die Vorlage noch nicht verändert, so müssen Sie zuerst eine Kopie anlegen, da die ausgelieferten Vorlagen schreibgeschützt sind.
Briefkopf kopieren
Briefkopf erstellen #
Der Berichts-Designer öffnet sich. Auf der geöffneten Seite haben Sie die Möglichkeit, eine komplette A4-Seite Ihres Briefkopfes inkl. Grafiken zu erstellen. Der elektronische Briefkopf wird beim Ausdruck wie eine Folie unter die zu druckende Information gelegt. Bitte beachten Sie, dass der Briefkopf im “PageLayer1” angelegt werden muss (Siehe dazu den Screenshot).
Eine Grafik, wie zum Beispiel ein Logo, positionieren Sie auf Ihr elektronisches Briefpapier, indem Sie das Symbol “Bild” in der Werkzeugleiste anklicken und anschließend auf die Stelle klicken, auf der die Grafik im Seitenstil eingefügt werden soll. Das Grafikelement wird als leerer Rahmen übernommen. Ein Logo sollte bei einer Größe von ca. 3x3cm als BMP-Datei nicht größer als 500 KB sein. Über das rechte Mausmenü der Grafik sollten die Eigenschaften „Dehnen“ und „Seitenverhältnis beibehalten“ aktiviert werden.
Sie können neben Bildern auch freie Texte in das Briefpapier einfügen. Hierzu klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das linke Text-Werkzeug, dies ist das Icon mit dem Buchstaben „A“, und anschließend an die Stelle im Seitenstil, an der Sie den Text einfügen möchten. Den Textrahmen füllen Sie mit Text, indem Sie in der Werkzeugleiste im Textfeld den gewünschten Text eintragen. Dort wird ein automatischer Text mit „Label1“ oder ähnlich vorgeschlagen.
Wenn Sie in den Firmenstammdaten bereits Daten hinterlegt haben, können Sie diese Daten einfach in die Felder übernehmen.
Fertiger Briefkopf
Mehrere Elemente können Sie aneinander ausrichten, indem Sie diese bei gedrückter Großschreibtaste anklicken und in der Werkzeugleiste das Ausrichtwerkzeug für links, rechts, oben oder unten anwählen.
Elemente ausrichten
Vorschau #
Sie können sich jederzeit eine Vorschau von Ihrem Briefkopf ansehen. Hierzu rufen Sie die Vorschau auf.
Vorschau
Speichern #
Über das Menü „Datei“ kann die Änderung an Ihrem Briefkopf gespeichert werden.
Folien: ein Briefkopf aus mehreren Seitenstilen #
Ein Briefkopf in der Berichtsverwaltung ist mehr als eine einzelne Vorlage. Er besteht aus einer Hauptfolie und bei Bedarf weiteren Folien. Jede Folie ist eine eigene Berichtsvorlage, deren Band „Seitenstil“ beim Druck unter den eigentlichen Bericht gelegt wird (siehe Seitenstilband). Beim Druck sammelt EULANDA alle Folien des zugeordneten Briefkopfs ein und legt sie unter den Ausdruck. Welche Folie auf welcher Seite erscheint, bestimmt die Seiteneinstellung ihres Seitenstils.
Damit lassen sich Aufgaben lösen, die mit einer einzigen Vorlage nicht möglich sind:
- ein vollständiger Briefkopf auf der ersten Seite und ein reduzierter auf den Folgeseiten
- ein Abschlussvermerk, der nur auf der letzten Seite erscheint
- ein Logo, das nur im PDF-Versand erscheint, während auf vorgedrucktem Briefpapier gedruckt wird
- eine Schwarzweiß-Variante für den Faxversand
Solange Sie nur die Hauptfolie verwenden, gilt sie für alle Seiten. Das entspricht dem Vorgehen, das der Abschnitt „Briefkopf erstellen“ beschreibt.
Hinweis: Die Reiter „Foreground“ und „PageLayer1“ im Berichtsbaum des Designers sind Zeichenebenen innerhalb einer einzelnen Vorlage. Sie haben mit den Folien des Briefkopfs nichts zu tun.
Neue Folie anlegen #
Klicken Sie im Reiter „Briefköpfe“ mit der rechten Maustaste auf den Briefkopf oder eine seiner Folien und wählen Sie „Neue Folie“. Der Befehl steht auch links im Bereich „Starten mit“. EULANDA vergibt automatisch den nächsten freien Platz (Folie 1, Folie 2 usw.). Fehlt die Hauptfolie, wird zuerst diese wieder angelegt.
Anschließend fragt EULANDA nach der Vorlage für die neue Folie:
Vorlage für die neue Folie
| Vorlage | Seiteneinstellung des Seitenstils | Verwendung |
|---|---|---|
| Leere Berichtsvorlage | kein Seitenstil vorhanden | Sie schalten den Seitenstil selbst über das Menü „Bericht“ ein und legen die Seiteneinstellung selbst fest. |
| Vorlage für Briefkopf (Alle Seiten) | Alle Seiten | Elemente, die auf jeder Seite erscheinen sollen. |
| Vorlage für Briefkopf (Erste Seite) | Erste Seite | Vollständiger Briefkopf mit Anschriftenfeld und Fußzeile. |
| Vorlage für Briefkopf (Folgeseiten) | Seiten 2 bis 9999 | Reduzierter Briefkopf ab der zweiten Seite. |
| Vorlage für Briefkopf (Letzte Seite) | Letzte Seite | Elemente, die nur auf der letzten Seite erscheinen, etwa ein Abschlussvermerk. |
Die vier Briefkopf-Vorlagen enthalten bereits einen DIN-A4-Seitenstil mit der passenden Seiteneinstellung sowie Falz- und Lochmarke am linken Rand, aber noch keine Gestaltung. Nach dem Anlegen öffnen Sie die Folie über „Berichts-Designer“ und gestalten sie wie im Abschnitt „Briefkopf erstellen“ beschrieben.
Die Berichtsverwaltung zeigt hinter jeder Folie an, auf welchen Seiten sie wirkt, zum Beispiel „Folie 1 - Folgeseiten“ oder „Hauptfolie - Erste Seite“. Bei einer frei eingegebenen Seitenliste erscheint „Seiten “3-5”“.
Typische Aufteilung #
Für einen Briefkopf mit unterschiedlicher erster und Folgeseite bieten sich zwei Wege an:
- Die Hauptfolie behält „Alle Seiten“ und enthält alles, was überall erscheinen soll, etwa Logo und Fußzeile. Eine zusätzliche Folie mit „Erste Seite“ ergänzt Anschriftenfeld und Faltmarken nur auf der ersten Seite.
- Die Hauptfolie wird über die Seiteneinstellungen auf „Erste Seite“ umgestellt und enthält den vollständigen Briefkopf. Eine zusätzliche Folie mit „Folgeseiten“ enthält den reduzierten Kopf ab Seite 2.
Wirken mehrere Folien auf derselben Seite, werden sie übereinandergelegt. Ein Element, das auf zwei dieser Folien liegt, erscheint deshalb doppelt.
Seiteneinstellung nachträglich ändern #
Die Seiteneinstellung gehört zum Band „Seitenstil“ der jeweiligen Folie. Im Berichts-Designer erreichen Sie sie mit der rechten Maustaste auf das Band über den Punkt „Seiteneinstellungen“ (siehe Editor und Eigenschaften). Für Folgeseiten wählen Sie den Seitenbereich 2 bis 9999. Eine offene Seitenliste wie „2-“ funktioniert nicht. Nach dem Speichern aktualisiert die Berichtsverwaltung die Anzeige hinter der Folie.
Folie löschen #
Markieren Sie die Folie und wählen Sie im rechten Mausmenü „Folie löschen“ (Taste Entf). Die Hauptfolie lässt sich nicht einzeln löschen, da ein Briefkopf ohne Hauptfolie unbrauchbar ist. Löschen Sie in diesem Fall den ganzen Briefkopf. Fehlt die Hauptfolie dennoch, etwa nach einem Import, zeigt die Berichtsverwaltung den Briefkopf rot mit dem Hinweis „Hauptfolie ist nicht definiert oder wurde gelöscht“. „Neue Folie“ legt sie dann wieder an.
Briefkopf kopieren #
„Briefkopf kopieren“ kopiert nur die markierte Folie. Steht die Markierung auf dem Briefkopf selbst, ist das die Hauptfolie. Weitere Folien übernehmen Sie anschließend mit „Folie in Briefkopf kopieren“ (siehe unten).
Spezielle Folien für PDF- und Faxausgabe #
Jede Folie kann zusätzlich in einer Variante nur für die PDF-Ausgabe und einer nur für die Faxausgabe vorliegen. Beim Druck entscheidet das Ausgabeziel, welche Variante verwendet wird:
| Ausgabeziel | Verwendete Variante |
|---|---|
| Drucker, Vorschau | Allgemein |
| E-Mail, Datei (PDF) | nur PDF-Ausgabe |
| Fax | nur Fax-Ausgabe |
Die Auswahl gilt je Folienplatz. Gibt es für den Platz eine Variante für das Ausgabeziel, ersetzt sie die allgemeine Folie dieses Platzes. Gibt es keine, wird die allgemeine Folie verwendet. Eine Hauptfolie „nur PDF-Ausgabe“ ersetzt also beim E-Mail-Versand die allgemeine Hauptfolie, Folie 1 bleibt davon unberührt.
Typische Beispiele:
- Sie drucken auf vorgedrucktem Briefpapier. Die allgemeine Hauptfolie bleibt leer, die Hauptfolie „nur PDF-Ausgabe“ enthält Logo und Fußzeile. Ausdrucke landen auf dem Briefpapier, per E-Mail versandte PDF-Dateien tragen den Briefkopf.
- Für den Faxversand hinterlegen Sie eine Schwarzweiß-Variante ohne Farbflächen.
Die Vorschau zeigt immer die allgemeinen Folien. PDF- und Faxvarianten sehen Sie erst in der tatsächlichen Ausgabe.
Spezielle Folie anlegen #
Die Befehle dafür sind erst sichtbar, wenn Sie unten links in der Berichtsverwaltung „Erweiterte Optionen anzeigen“ anklicken. Diese Einstellung merkt sich EULANDA für den Arbeitsplatz.
Anschließend bietet das rechte Mausmenü eines Briefkopfs oder einer Folie drei weitere Befehle:
- Neue spezielle Folie: Sie wählen den Platz (Hauptfolie, Folie 1 bis Folie 5) und darunter die Variante (Allgemein, nur Fax-Ausgabe, nur PDF-Ausgabe). Belegte Plätze sind mit „(bereits belegt)“ gekennzeichnet und gesperrt. Danach folgt dieselbe Vorlagenauswahl wie bei „Neue Folie“.
- Folie kopieren als: kopiert die markierte Folie auf einen anderen Platz oder in eine andere Variante desselben Briefkopfs. So entsteht aus der fertigen Hauptfolie mit wenigen Klicks die PDF-Variante, die Sie nur noch anpassen.
- Folie in Briefkopf kopieren: kopiert die markierte Folie auf denselben Platz eines anderen Briefkopfs. Angeboten werden nur Briefköpfe, bei denen dieser Platz noch frei ist.
Interne Namen der Folien #
Mit den erweiterten Optionen lässt sich über „Berichtsnamen anzeigen“ der interne Name einblenden. Er folgt dem Muster <Hersteller>.Briefkopf.<Name>, ergänzt um .Layer1 bis .Layer9 für die Folien und .PDF oder .FAX für die Varianten. user.Briefkopf.Maler.Layer1.PDF ist also Folie 1 des Briefkopfs „Maler“ in der Variante nur PDF-Ausgabe. Die Hauptfolie trägt den Namen ohne Zusatz. Beim Export entsteht je Folie eine eigene Datei mit diesem Namen.
Welcher Briefkopf wird verwendet? #
Welcher Briefkopf unter einen Bericht gelegt wird, legen Sie in der Druckergruppe fest. In der Druckbox lässt sich der Briefkopf je Ausdruck ändern. Die passenden Folien und Varianten wählt EULANDA dann anhand der Seite und des Ausgabeziels automatisch aus.