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Datanorm Import #

Erlöskonten #

Der Begriff „Erlöskonto“ kommt aus der Finanzbuchhaltung.

Möchten Sie Ihre Rechnungen automatisiert - z.B. über die optionale DATEV-Schnittstelle - an eine Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater übergeben, so ist es erforderlich, die Erlöskonten auf dieser Einstellungsseite einzurichten.

Die Vorgabe, welche Erlöskonten verwendet werden müssen, trifft i.d.R. der Steuerberater oder die Buchhaltungsabteilung. Fragen Sie dort nach.

Häufig findet in der Praxis der DATEV-Standardkontenrahmen-03 Verwendung, von dem dann nur folgende Erlöskonten benutzt werden:

Falls Ihr Steuerberater lediglich diese drei Konten verlangt, so können die Erlöskonten wie unter „Fall A“ beschrieben einrichten und brauchen nicht unbedingt den Rest der Seite lesen. Falls Sie zusätzlich noch Artikel mit 7% verkaufen, können Sie wie unter „Fall B“ beschrieben vorgehen.

Einstellungen zu Erlöskonten

Ähnlich wie die MwSt-Gruppen, sind auch die Erlöskonten über Gruppen mit dem Artikel verbunden. Um bei zukünftigen Änderungen der Erlöskonten nicht durcheinander zu kommen, sollte man die Gruppen fortlaufen mit Eins beginnend durchnummerieren.

Um eine hohe Flexibilität bei der Kontensteuerung zu erhalten gibt es in Eulanda zwei Strukturen: Die sog. Erlösgruppen (Artikel- bzw. Positionsbezogenen) und die Erlösschemata (Kunden- bzw. Auftragsbezogen). Aus beiden Angaben wird dann bei der Fibu-Übergabe das jeweilige Erlöskonto automatisch ermittelt. Dazu muss man in den Einstellungen für jede Kombination aus Erlösgruppe und Schema das entsprechende Konto hinterlegen. Das Erlösschema wird im Normalfall von Eulanda ebenfalls automatisch pro Auftrag ermittelt und zwar anhand des Landes und, ob eine UST-ID vorliegt oder nicht.

Je nachdem, ob es sich um eine Inlands-, EU-Auslandsrechnung oder um eine Rechnung an einen Nicht-EU-Kunden handelt, ermittelt EULANDA das richtige Erlösschema. Bei der FIBU-Übergabe schaut EULANDA unter dem jeweiligen Erlösschema nach und übergibt das zur Erlösgruppe passende Erlöskonto an die FIBU.

Lediglich bei Arbeiten die im Ausland durchgeführt werden, Selbstabholern aus dem Ausland Offshore oder anderen Spezialgeschäften, kann es erforderlich sein, die Automatik im Einzelfall nicht zu benutzen. Dies wird dann im Kundenstamm im Bereich „Konditionen“ hinterlegt.

Erlösgruppen #

• Über Erlösgruppen werden die Artikel in verschiedene Erlöskategorien eingeteilt. Wenn die Erlöse nicht aufgeteilt werden müssen (Vorgabe aus Buchhaltung oder Geschäftsführung), reicht auch eine einzelne Erlösgruppe.
• Wenn Artikel mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen verkauft werden, so wird man bei den meisten FIBUs trotzdem mehrere Erlösgruppen anlegen müssen. Einige FIBUs schlüsseln die Erlöse auch selbständig anhand der MwSt-Konten auf.
• Die Erlösgruppen-Vorgabe aus dem Artikel wird beim Anlegen der Angebots- oder Auftragsposition in die Position übernommen. Und kann bei Bedarf auch geändert werden. Hierzu ist eine entsprechende Auswahlbox auf der Positionsmaske vorhanden. Diese Einstellung wird dann von Angebot nach Auftrag nach Rechnung übernommen. Damit ist auch klar, dass eine nachträgliche Änderung der Erlösgruppen des Artikels keinen Einfluss auf bestehende Vorgänge hat.

Erlösschemata #

• Erlösschemata werden von EULANDA® vorgegeben und können nicht manuell angelegt werden.
• Das Erlösschema wird pro Vorgang (Angebot,Auftrag,Rechnung) hinterlegt oder automatisch durch Eulanda ermittelt. Das Erlösschema ist hierbei eng mit dem MwSt-Schema verknüpft. Steht im Kundenstamm das „Mwst-Schema“ nicht auf Automatik, so wird stets das dazu korrespondierende Erlösschema verwendet. Ansonsten gelten folgende Regeln:
  • Inlandsumsätze und erhalten das Schema „Inland“
  • EU-Umsätze an Endkunden (Merkmal dafür ist, dass keine UST-ID vorliegt) werden wie Inlandsumsätze behandelt
  • EU-Umsätze mit UST-ID bekommen das Schema „Europäische Union (steuerfrei)“.
  • Nicht EU-Umsätze erhalten das Schema „Außereuropäische (steuerfrei)“
• Zum Testen der Automatik können Sie einfach ein Angebot an eine deutsche Adresse anlegen. Ändern Sie dann z.B. das Land auf USA und speichern den Kopf. Das Erlösschema und auch das MwSt-Schema wechseln dann sofort auf einen neuen Wert.
• Die Automatik kann für jeden Vorgang aber auch abgeschaltet. Das Erlösschema kann dann frei gewählt werden. Z.B. gibt es im Bauwesen Richtlinien, dass auch innerdeutsche Umsätze unter Gewissen Umständen steuerfrei abgerechnet werden etc. Zum Abschalten des Schemas entfernt man den Haken „Auto“ neben dem Auswahlfeld „Erlösschema“. Die oben genannte Automatik bezieht sich auf das Rechnungsland. Im seltenen Fall, dass Rechnungs- und Lieferland sich unterscheiden, muss ggf. das Schema manuell gesetzt werden.

Fall A #

Wenn die Vorgabe vom Steuerberater oder der Buchhaltung lautet: Es werden nur Waren zu 19% verkauft, möglicherweise auch ins Ausland. Eine weitere Untergliederung der Erlöse ist nicht gefordert, also 7% MwSt wird nicht benötigt.

Folgende Konten sollen verwendet werden:

Richten Sie die Erlöskonten in EULANDA® wie nachfolgend beschrieben ein. Die Erkennung zwischen In- und Ausland führt EULANDA© dann automatisch anhand des Länderkennzeichens und der UST-ID durch.

1. Legen Sie eine einzige Erlösgruppe an (über den Button „Neue Erlös-Gr.“). Dieser geben Sie die Nummer 1 und nennen diese „Standarderlöse 19%“.
2. In der Tabelle auf der rechten Seite sollte nun eine einzelne Zeile angezeigt werden, so, wie oben in der Bildschirmmaske. Lediglich bei Erlöskonto muss bei Ihnen im Moment noch eine „1“ stehen.
3. Klicken Sie im Auswahlfeld „Erlösschema“ auf „Inland“ und klicken Sie mit der Maus in der Tabelle auf das Feld „Erlöskonto“. Tragen Sie dort „8400“ (ohne Anführungszeichen) ein. Klicken Sie nun auf den Button „Speichern“ im unteren Bereich des Fensters.
4. Klicken Sie nun auf das Erlösschema „Europäische Union (steuerfrei)“ und tragen Sie analog zum vorherigen Schritt das Konto „8125“ ein.
5. Verfahren Sie entsprechend mit Erlösschema „Außereuropäische Union (steuerfrei)“ und Erlöskonto 8120
6. Als Sicherheitsmaßnahme setzen Sie für alle anderen angezeigten Erlösschemata das Erlöskonto auf „0“. Falls durch Fehleingaben falsche Erlösschemata verwendet werden, erhält man dann spätestens bei der FIBU-Übergabe eine Fehlermeldung und kann das dann noch korrigieren.

Falls bereits andere Erlösgruppen angelegt und auch verwendet wurden, müssen die entsprechenden Artikel geändert werden. Im Anwenderforum findet dich hierzu auch ein SQL-Skript. Wenn Sie die Erlösgruppen nicht manuell für alle Artikel durchführen möchten, so wenden Sie sich ggf. an ihren Fachhändler oder den kostenpflichtigen Support.

Fall B #

Wenn die Vorgabe vom Steuerberater oder der Buchhaltung lautet: Es werden Waren sowohl zu 19%, als auch zu 7% MwSt verkauft, möglicherweise auch ins Ausland. Eine weitere Untergliederung der Erlöse in Erlösarten ist aber nicht gefordert. Folgende Konten sollen verwendet werden:

1. Richten Sie zunächst alle genauso ein, wie unter Fall A beschrieben
2. Für Artikel mit dem verminderten MwSt-Satz von 7% benötigen Sie eine zweite Erlösgruppe. Klicken Sie also wieder auf den Button „Neue Erlös-Gr.“. Geben Sie diesem die Nummer 2 und nennen diese „Standarderlöse 7%“.
3. Nun müssen wir wieder die Erlöskonten in die einzelnen Schemata eintragen. Das funktioniert analog zu Fall A, nur, dass wir auf der rechten Seite in der Tabelle immer zwei Zeilen sehen (Eine für die Erlösgruppe 1 mit 19% und eine für Erlösgruppe 2 mit 7%). Klicken Sie also auf das Schema „Inland“ und tragen Sie in der Zeile mit Erlösgruppe 2 bei Erlöskonto den Wert „8300“ ein.
4. Für die Erlösschemata „Europäische Union (steuerfrei)“ und „Außereuropäische Union (steuerfrei)“ tragen Sie die gleichen Werte, wie bei Erlösschema 1 ein. Da hier keine MwSt erhoben wird, muss kein getrenntes Konto hinterlegt werden.

Identnummern - SN/Chargen #

Einstellungsseite - Identnummern (SN/Chargen)

Einbuchen vorläufiger Seriennummern erlauben

Wenn diese Option aktiviert ist, kann man beim Wareneingang entscheiden, ob die echte Seriennummer eingegeben werden soll oder Eulanda eine vorläufige Seriennummer vergeben soll. Letzteres erreicht man durch Auswahl des Buttons „vorläufig“ im Dialogfenster „Lagerdetails“:

Eulanda vergibt dann automatisch eine Seriennummer, die sich aus dem Kürzel „PRE“, dem Tagesdatum und einer fortlaufenden Nummer zusammensetzt.

Vorläufige Seriennummern müssen beim Warenausgang identifiziert werden

Vorläufige Seriennummern werden im Lagerdialog türkis dargestellt. Sobald eine solche Nummer ausgewählt wird, wird der Benutzer aufgefordert, die korrekte Nummer einzugeben.

Wenn diese Option deaktiviert ist, kann die Eingabe durch Drücken des Buttons „anonym belassen“ übersprungen werden.

Serien- und Chargennummern lassen sich im Lagerbuchungsdialog ändern

Wenn diese Option aktiviert wird, können Seriennummern im Lagerdialog geändert werden. Hierzu klickt man mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Seriennummer im Bereich „Verfügbar auf Lagerkonto xxxx“ und wählt den Punkt „Ident-Nr. ändern“ aus.

Alternative Nummern im Lagerdialog anzeigen

Hierdurch wird ein zweites Eingabefeld im Lagerdialog angezeigt. Hier kann eine zusätzliche (alternative) Nummer eingegeben werden. Diese wird als Zusatzinformation zur eigentlichen Seriennummer abgespeichert. Es muss sich hierbei auch nicht um eine Seriennummer im eigentlichen Sinne handeln. Stattdessen kann beispielsweise auch einfach nur Zusatzinformationen, wie dem Gerätezustand o.Ä. hinterlegen.

Bilder #

Lager #

Lager definieren

Über diese Einstellung kann bestimmt werden, ob der Kontostand des Warenlagers negativ werden darf. Die bestehenden Konten können über diesen Menüpunkt geändert werden.

Möchte man eine strikte Lagerverwaltung, so sollten keine negativen Mengen erlaubt sein.

Standard

Sind negative Lagerbestände bereits vorhanden, so tritt bei dieser Option automatisch ein Konflikt auf. Wurden alle Warenlager zuvor mit positiven Beständen gepflegt, so kann eine Umstellung auf negativ erlaubte Kontoführung normalerweise konfliktfrei durchgeführt werden.

Automatischer Wareneingang

Sind die Bestände negativ, und man möchte zukünftig mit einer strikten Lagerführung arbeiten, so ist diese Option die richtige. Bei allen negativen Lagerbeständen wird das Lagerkonto durch einen internen Warenzugang bis auf 0 ausgeglichen. Warenlager mit positivem Bestand bleiben hiervon unberührt.

Nur Standard setzen

Diese Option ändert keine bestehenden Warenlager in der Art und Weise der Lagerführung. Lediglich der Standardwert für neue Warenlager wird gesetzt. Artikel, die neu angelegt werden, bekommen ein Lagerkonto nach den Standardwerten hinzugefügt.

Mengeneinheiten #

Mengeneinheiten definieren

Mengeneinheiten lassen sich über diese Einstellungen anlegen und verwalten. Sie stehen anschließend im Artikelstamm in der Auswahlbox zur Verfügung. Mengeneinheiten, die im Artikelstamm in Benutzung sind, können nicht gelöscht werden.

MwSt. #

Die MwSt-Sätze werden den Artikeln über MwSt-Gruppen zugeordnet. Hierdurch können Sie bei einer Steueränderung die Eingaben zentral durchführen. Neben dem Steuersatz kann einer MwSt-Gruppe auch ein Finanzkonto zugeordnet werden. Bei einer DATEV-Übergabe ist dies in der Regel nicht notwendig, da DATEV standardmäßig die Erlöskonten als Automatik-Konten anlegt, und Sie nur den Bruttobetrag des Erlöses angeben müssen.

MwSt.-Gruppen anlegen

Artikel können bei der Eingabe der Preise netto- oder bruttogenau eingegeben werden. Dies ist ein Merkmal für jeden einzelnen Artikel.

In dieser Anzeige erhalten Sie eine Übersicht über die Verteilung der genauen Netto- bzw. Bruttopreise.

Wird nun der Steuersatz geändert, so muss der Artikelstamm neu durchgerechnet werden. Über die Optionen haben Sie Einfluss, wie dies erfolgen soll.

Zur Übergabe an eine Finanzbuchhaltung oder die DATEV ist es erforderlich das MwSt-Konto mit anzugeben.

Optionen zum Druck der Rechnungstexte

Hier kann eingestellt werden wo der Steuer-Hinweistext angezeigt werden soll. Entweder kann dieser vor oder hinter die Zahlungsbedingungen gesetzt werden.

Steuer-Hinweistext

Mehrwertsteuer-Umstellung

MwSt.-Umstellung

Genaue Preise beibehalten

Diese Option berücksichtigt das jeweilige Artikelmerkmal und rechnet bei einer Steueränderung die Artikel sozusagen im Mischbetrieb neu durch. Bei den zuvor nettogenauen Preisen werden die Nettopreise belassen und nur der Bruttopreis aktualisiert, bei bruttogenauen Preisen wird der Nettopreis angeglichen.

Nettopreise beibehalten

Unabhängig vom Artikelmerkmal werden alle Nettopreise der Steuergruppe beibehalten und nur der Bruttopreis wird neu ermittelt.

Bruttopreise beibehalten

Hier werden die existierenden Bruttopreise beibehalten und aufgrund der Steueränderung werden die Nettopreise neu gebildet.

Verpackungseinheiten #

Unter diesem Punkt haben Sie die Möglichkeit unterschiedliche Verpackungseinheiten für den Einkauf zu hinterlegen und diese in den Auftrags-, Angebots-, und Bestellpositionen anzuzeigen sowie zu bearbeiten.

Einstellungen zu VE

Abweichende VE

Im ersten Punkt können Sie abweichende Verpackungseinheiten für den Einkauf hinterlegen. Die Einstellungen nehmen Sie in dem Artikel selbst vor. In diesem Fall wurde für den Artikel „Schlauchbrause“ ein EK-Verpackungseinheit (EK-VE) von „5“ eingetragen. Dies hat die Auswirkung, dass in Bestellungen 1 VE 5 Artikeln entspricht.

VE in Bestellungen

Der zweite Punkt zeigt Ihnen ein Feld an, in das Sie die gewünschte VE in der Bestellung eingeben können. Die Verpackungseinheit im Bestellvorschlag können Sie sich unter Punkt drei anzeigen lassen. Mit dieser Funktion werden in der Bestellvorschlagsliste alle Mengen auf die nächste Verpackungseinheit aufegrundet.

VE in Auftrag und Angebot

Unter Punkt vier können Sie die Verpackungseinheit in den Auftrags- und Angebotspositionen einsehen und eintragen.

VE in Bestellpositionen

Unter fünf kann in den Bestellpositionen die Verpackungseinheit eingestellt werden.

Stücklisten #

Stücklisten

Über diese Einstellungsseite werden die Standardwerte festgelegt, die für neu angelegte Stücklisten gelten sollen. Diese Werte korrespondieren mit den entsprechenden Werten auf der Karteikarte „Kalkulation“ des Stücklisten-Dialogfensters.

Des Weiteren ist es möglich die Preisberechnung zu global zu beeinflussen. Das heißt, diese Einstellung wirkt sich auf alle vorhandenen und zukünftigen Stücklisten aus.

Preislisten #

Über Preislisten erreichen Sie eine hohe Flexibilität in Ihrer Preisgestaltung. Es gibt keine Begrenzung in der Anzahl von Preislisten. Jeder Preisliste können beliebig viele Artikel angehören, und es können zu jedem Artikelpreis beliebig viele Staffelpreise hinterlegt werden.

Über diese Einstellungen erstellen Sie zunächst nur die Kopfdaten zu Ihren Preislisten. Die Preise werden dann im Menü „Erweitert“ vom Artikelstamm aus angelegt. Dort werden dann auch die Staffeln hinterlegt.

Die Preisliste „Standard“ wird automatisch bei der Installation angelegt.

Währung

Standardmäßig basiert eine Preisliste auf der Stammwährung Ihres Unternehmens, also in Europa in der Regel auf EUR. An dieser Stelle wird jedoch nicht € angegeben, sondern der internationale Währungscode EUR. Über eine Umsetzungstabelle werden natürlich beim Ausdruck die Beträge auf Wunsch mit € ausgegeben.

Bruttopreise

Hierüber wird eingestellt, ob die Preise netto- oder bruttogenau eingegeben werden. Diese Einstellung ist unabhängig von der Einstellung, die in den Artikelstammdaten benutzt wird.

Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel für Endverbraucher Bruttopreislisten verwalten und für Wiederverkäufer entsprechend Nettopreislisten.

Info

Dies ist ein reines Bemerkungsfeld.

Rabatt und Kundengruppen (RG/KG) #

Jedem Artikel können Rabattgruppen und jedem Kunden können Kundengruppen zugeordnet werden.

RG/KG definieren

Erst nachdem die Gruppen in diesen Einstellungen definiert wurden, können sie in Artikeln und Kunden benutzt werden. Diese Gruppen können direkt für statistische Auswertungen genutzt werden.

Möchten Sie die Gruppen für eine Rabattzuordnung nutzen, so können Sie beliebige Gruppen miteinander verbinden und einen Rabattwert hinterlegen. Dieser Rabatt wird als Positionsrabatt in Angeboten und Aufträgen benutzt.

Eine Verknüpfung wird gesetzt, indem Sie in der linken Spalte die Artikelgruppe auswählen und in der rechten die Kundengruppe. Ist die gewünschten Kombination markiert, so können Sie über die Schaltfläche „+ Neu“ den Positions-Rabatt setzen. Die Änderung wird anschließend mit der Schaltfläche „Übernehmen“ gespeichert.

Auf diese Weise lassen sich beliebig viele Rabattgruppen mit beliebig vielen Kundengruppen kombinieren.

Über die Schaltfläche „Löschen“, die Sie im unteren Bereich finden, kann eine Verknüpfung wieder aufgehoben werden.

Neue Rabattgruppen fügen Sie hinzu, indem Sie im oberen Bereich die Schaltfläche „Einfügen“ betätigen, gleiches gilt auf der rechten Seite für die Kundengruppen.

Eine Rabattgruppe kann, wenn diese in keinem Artikel oder keiner Position mehr benutzt wird, über die Schaltfläche „Löschen“, die sich im oberen Bereich befindet, gelöscht werden. Gleiches gilt für die rechts befindlichen Kundengruppen.

Lagergruppen #

Lagergruppen sind Teil des optionalen Mehrlagermoduls.

Lagergruppen anlegen

Anlegen einer Lagergruppe

In aller Regel wird man eine neue Lagergruppe anlegen, um einen zusätzlichen Lagerort darüber ansteuern zu können. In diesem Fall muss zunächst das neue Lagerkonto unter „Lagerwesen“ -> „Lagerkonto“ angelegt werden. Die Kontonummer sollte sich im vierstelligen Tausenderbereich bewegen, beispielsweise 1101, 1102 usw.

Zum Anlegen einer neuen Lagergruppe kopieren sie zunächst eine vorhandene Gruppe. Wählen Sie dazu die zu kopierende Gruppe aus der Auswahlliste „Lagergruppen“ auf der linken Fensterseite aus (z.B. Lagergruppe 1- Standard). Betätigen Sie dann die Schaltfläche „Kopieren…“. Geben Sie nun eine noch freie Nummer für die neue Lagergruppe an.

Tragen Sie nun eine Bezeichnung für die neue Lagergruppe an im Feld „Bezeichnung“.

Bis jetzt ist die neue Lagergruppe eine identische Kopie der ursprünglichen Lagergruppe. Das heißt es werden dieselben Lagerkonten verwendet. Auf der rechten Seite befindet sich eine Liste mit allen vorhandenen Lagertypen. Die Spalte „Konto“ ist gelb hervorgehoben. Das heißt, dass diese Spalte editierbar ist. Ändern sie dort alle Konten, die auf „1000“ lauten in das im ersten Schritt angelegte Lagerkonto (z.B. „1101“) um.

Wareneingang #

Beim Wareneingang kann bestimmt werden, wie mit dem dort eingegebenen Einkaufspreis zu verfahren ist.

Aktionen bei Eingabe eines Wareneingangs

Keine EK-Änderung beim Wareneingang

In diesem Fall bleibt der EK im Artikelstamm beim Wareneingang unverändert.

EK Übernehmen

Der beim Wareneingang eingetragene EK überschreibt den EK im Artikelstamm. Durch Eingabe des EK von 0.00 beim Wareneingang, wird die Übernahme jedoch ignoriert.

Misch-EK aus aktuellem Bestand und Wareneingang

Der EK im Artikelstamm wird mit dem EK, der beim Wareneingang eingegeben wird, gemischt. Hierbei wird bewertet, wie viel Stück zum angegebenen EK am Lager sind und wie viele zum neuen EK beim Wareneingang hinzugekommen sind. Diese Einstellung wird auch als Durchschnitts-EK oder Schnitt-EK bezeichnet.

Beispiel #

Sind im Lager 10 Artikel zu je 2 EUR und wurden 5 Artikel mit 3 EUR eingebucht, so wird der neue Misch-EK wie folgt gebildet:

10x2=20 EUR Lagerwert

5x3=15 EUR=Neuzugangswert

Ergibt einen neuen Lagerwert von 35 EUR bei einer Gesamtstückzahl von 15 Stk. Der EK wird dann durch 35/15=2,33 EUR neu gebildet.

Der neue EK wird also gewichtet gemischt.

Warengruppen #

Warengruppen anlegen

Warengruppen lassen sich über diese Einstellungen anlegen und verwalten. Sie werden in den Statistiken berücksichtigt. Warengruppen können nur entfernt werden, wenn sie von keinem Artikel benutzt werden.